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Version 4.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/22 15:12
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Joséphine Ducruet 4.1 1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs **
Joséphine Ducruet 3.1 2
Joséphine Ducruet 2.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
Joséphine Ducruet 3.1 4 (% class="box" %)
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6 La gestion des **dépôts entrants** dans Flora permet de documenter, de manière rigoureuse et normalisée, l’arrivée temporaire de biens appartenant à un tiers (particulier, institution, État…) mis à disposition de l’établissement pour une durée définie ou indéterminée.
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8 Chaque dépôt fait l’objet d’une **notice d’entrée dédiée**, de type //Dépôt//, qui centralise les informations juridiques, logistiques et administratives liées à l’acte de mise à disposition : identité du déposant, nature du contrat, durée prévue, statut juridique, nombre d’objets, références d’actes, etc.
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10 Cette notice est ensuite **liée aux notices de biens concernées**, permettant d’assurer une traçabilité complète du dépôt, tant du point de vue réglementaire que documentaire. Elle constitue également la base pour gérer la **restitution des biens** à l’échéance du contrat.
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12 La table des entrées permet ainsi d'assurer le **suivi des dépôts dans le temps**, de faciliter l'édition des registres réglementaires, et de garantir la clarté des statuts de propriété au sein des collections.
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Joséphine Ducruet 2.1 16 = Définition =
Joséphine Ducruet 1.1 17
18 Une entrée de type **Dépôt** est utilisée pour documenter l’arrivée dans les collections d’un ou plusieurs biens appartenant à un tiers (État, collectivité, particulier, musée…), et confiés à l’établissement **à long terme**, sans transfert de propriété.
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20 Ce type d’entrée permet de formaliser l’acte de dépôt dans Flora, en enregistrant les informations juridiques, administratives et contractuelles nécessaires à la gestion du bien, ainsi que son rattachement au **registre des biens reçus en dépôt**.
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Joséphine Ducruet 2.1 22 **La nature de l’entrée en dépôt est automatiquement reprise dans la notice du ou des biens liés :**
Joséphine Ducruet 1.1 23
Joséphine Ducruet 2.1 24 [[Exemple d'une notice bien lié à une entrée de type dépôt>>image:1736840597048-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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27 (% class="box infomessage" %)
28 (((
29 **Dépôts entrants ou dépôts sortants ?**
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31 |(% style="text-align:center" %)**Type de dépôt**|(% style="text-align:center" %)**Où le gérer ?**|(% style="text-align:center" %)**Type de saisie**|(% style="text-align:center" %)**Objectif principal**|(% style="text-align:center" %)**Fonctionnalités clés**
32 |Vous recevez des œuvres en dépôt (dépôt entrant)|(((
33 Entrées
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35 Menu : Décrire > Entrée
36 )))|Entrée de type Dépôt|(((
37 Suivi patrimonial
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39 Intégration du bien reçu en dépôt dans le registre réglementaire
40 )))|(((
41 Saisie d’une notice d’entrée spécifique
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43 Renseignement des champs réglementaires (acte, date, déposant, etc.)
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45 Lien avec les notices des biens
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47 Gestion des restitutions (totale ou partielle)
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49 Suivi dans le registre des dépôts
50 )))
51 |Vous envoyez des œuvres en dépôt (dépôt sortant)|(((
52 Événements
53
54 Menu : Gérer > Événements
55 )))|Événement de type Dépôt|(((
56 Formaliser la mise à disposition temporaire de biens vers un tiers
57
58 Suivi logistique et documentaire
59 )))|(((
60 Saisie d’un événement de type Dépôt
61
62 Association des biens (recherche ou panier)
63
64 Création automatique des mouvements (sortie + entrée)
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66 Suivi des emplacements temporaires
67
68 Édition de l’arrêté de dépôt
69 )))
70 )))
71
72 = Choix de la grille de saisie =
73
Joséphine Ducruet 1.1 74 Lors de la création d’une entrée de type **Dépôt**, une grille spécifique est proposée en standard :
75
76 * **Grille "Registre – Dépôt"**
77 Elle permet de saisir les éléments indispensables à l’enregistrement réglementaire d’un dépôt, en cohérence avec les exigences du Service des musées de France.
78
Joséphine Ducruet 2.1 79 [[Choix de la grille de saisie>>image:1753175278829-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 1.1 80
Joséphine Ducruet 3.1 81
Joséphine Ducruet 2.1 82 (% class="box warningmessage" %)
83 (((
Joséphine Ducruet 1.1 84 **Attention à bien choisir sa grille de saisie**
85 **Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
86 Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
87 Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
88 \\Le **champ "Type d’origine"** est automatiquement renseigné à **"Dépôt"** lors de la sélection de cette grille.
89 Ce champ ne doit pas être modifié afin d’assurer la cohérence avec la nature juridique du bien. Il garantit l’affichage des champs adaptés (bailleur, date de convention, durée du dépôt, etc.).
Joséphine Ducruet 2.1 90 )))
Joséphine Ducruet 1.1 91
Joséphine Ducruet 2.1 92 = Renseigner le numéro d'entrée =
Joséphine Ducruet 1.1 93
94 Le **numéro d’entrée** est **obligatoire**. Il identifie l’acte de dépôt dans la base et permet son rattachement au registre réglementaire.
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96 Deux possibilités sont disponibles pour le renseigner :
97 vous pouvez utiliser **la génération automatique** ou **le champ manuel**, selon la logique de numérotation de l’établissement.
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99 **La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
100
Joséphine Ducruet 2.1 101 == Génération standard du numéro d’entrée ==
Joséphine Ducruet 1.1 102
103 Le champ **« Numéro d’entrée »** est généré automatiquement à partir de la **concaténation** de trois éléments :
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105 * l’**année d’inscription au registre**, correspondant à la date de signature de la convention ou de réception officielle,
106 * le **champ “D automatique”**, qui ajoute automatiquement la lettre **D** pour signaler qu’il s’agit d’un dépôt,
107 * le **numéro de lot**, indiquant l’ordre d’enregistrement dans l’année.
108
109 Cette construction garantit une numérotation claire, normalisée et spécifique aux dépôts. Cela permet de distinguer immédiatement les dépôts des autres types d’entrées, tout en assurant leur cohérence dans le registre réglementaire.
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111 >Exemple pour le 2eme dépôt de 2025 :
112
Joséphine Ducruet 2.1 113 [[Génération du numéro d'entrée>>image:1753175577052-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 1.1 114
Joséphine Ducruet 2.1 115 == Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
Joséphine Ducruet 1.1 116
117 Si le dépôt s’inscrit dans un système préexistant (registre papier, code de dépôt conventionné…) qui ne correspond pas aux recommandations du Service deq Musées de France, vous pouvez utiliser le **champ "Numéro d’entrée (manuel)"**. Celui-ci écrase automatiquement la valeur générée.
118
Joséphine Ducruet 2.1 119 [[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753175716588-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 1.1 120
Joséphine Ducruet 2.1 121 = Quelles informations renseigner pour un dépôt dans Flora ? =
Joséphine Ducruet 1.1 122
123 Lors de la saisie d’une entrée de type **Dépôt**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et logistique lié à la mise à disposition temporaire d’un bien appartenant à un tiers.
124
125 Il est essentiel de renseigner la **date de prise en charge**, c’est-à-dire la date à laquelle le dépôt est devenu effectif pour l’établissement (signature de la convention, entrée matérielle ou validation administrative). Cette date constitue la référence principale pour l’inscription dans le registre des dépôts.
126
127 Le **déposant** doit **obligatoirement** être identifié : il s’agit de la personne physique ou morale propriétaire des biens, à sélectionner dans l'autorité Personne. La **commune du déposant** permet d’apporter une information géographique complémentaire utile à la gestion ou à la restitution.
128
129 Le **musée dépositaire** désigne l’entité qui reçoit les objets et en assure la conservation. Le **nombre d’objets** doit également être précisé : il permet de documenter l’ampleur du lot déposé.
130
131 Les éléments contractuels doivent être soigneusement renseignés : **type d’acte de dépôt** (convention, contrat spécifique…), **référence de l’acte** (numéro ou identifiant interne), et **date de signature**. Ces informations sont essentielles pour garantir la validité juridique de la relation entre les parties.
132
133 Enfin, il est possible d’indiquer **des informations complémentaires sur l’origine des biens** : mode d’acquisition par le déposant, circonstances de constitution de la collection, ou tout autre élément contextuel utile à la documentation.
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135 L’ensemble de ces données permet d’assurer une traçabilité complète du dépôt, de garantir la conformité avec les obligations réglementaires, et de faciliter le suivi des biens confiés à l’établissement.
136
Joséphine Ducruet 2.1 137 [[Exemple de champs disponibles>>image:1753176162996-242.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 1.1 138
Joséphine Ducruet 2.1 139
Joséphine Ducruet 1.1 140 Comme pour toute entrée, il est fortement recommandé d’enrichir la notice de **liens documentaires** permettant de conserver une trace des** pièces justificatives associées au dépôt.**
141
142 Il est possible de lier à la notice d’entrée des **documents administratifs** (conventions, lettres, procès-verbaux…) via la table **Autres documents**, ou des **documents issus de fonds structurés** via la table **Archives**. Ces pièces permettent d’attester les conditions de dépôt, les engagements contractuels, les durées prévues, ou les obligations de restitution.
143
Joséphine Ducruet 2.1 144 [[Champs de liens documentaires>>image:1753176241737-272.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 1.1 145
146
Joséphine Ducruet 2.1 147 = Suivre l'état d'avancement du dossier de dépôt =
148
Joséphine Ducruet 1.1 149 Le champ **« État d’avancement de la saisie »** peut être utilisé pour suivre l’instruction ou la validation du dépôt (notamment en cas de convention en cours de signature ou de commission de dépôt).
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151 Trois statuts sont proposés :
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153 * **Attente validation proposition** : le dossier est en cours de montage ou en attente de validation.
154 * **Accepté** : le dépôt a été validé.
155 * **Refusé** : le dépôt a été annulé ou jugé non conforme.
156
157 Ce suivi est utile pour gérer plusieurs dossiers en parallèle ou effectuer des vérifications régulières sur l'état des dépôts en instance.
Joséphine Ducruet 2.1 158
159 [[Champ de suivi>>image:1753188560848-457.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160
161 = Gérer la restitution d'un dépôt =
162
163 == Tous les biens de l'entrée sont restitués ==
164
165 Lorsque des biens reçus en dépôt sont restitués à leur propriétaire, il n’est pas nécessaire de modifier chaque notice de bien individuellement. Il suffit de **mettre à jour la notice d’entrée** correspondante, afin que l’information de restitution soit automatiquement **reprise dans les biens concernés**.
166
167 1. **Ouvrir la notice d’entrée de type Dépôt**
168 Recherchez la notice via son numéro d’entrée, le déposant ou la date de prise en charge.
169 1. (((
170 **Compléter les champs relatifs à la fin du dépôt :**
171
172 * **Année de restitution** ou **Date de restitution**
173 correspond à la date à laquelle les objets ont quitté les collections.
174 * **Type d’acte**
175 choisir "Acte de fin de dépôt"
176 * **Référence de l’acte**
177 numéro ou intitulé du document justificatif.
178 * **Date de l’acte**
179 date du document officiel constatant la fin du dépôt.
180 )))
181
182 [[Champs actant la restitution>>image:1736785336262-134.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183
184
185 Ces informations, une fois saisies dans la notice d’entrée, sont **automatiquement affichées dans les notices de biens liées**, assurant ainsi la traçabilité de la restitution.
186
187 [[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1736785404070-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188
Joséphine Ducruet 3.1 189 == Seul une partie des biens de l'entrée est restituée ==
Joséphine Ducruet 2.1 190
191 **Si les objets liés à un même dépôt ne sont pas restitués à la même date**, il est nécessaire de **dupliquer la notice d’entrée du dépôt**, de **compléter cette nouvelle notice** avec les informations relatives à la restitution partielle (date, acte, etc.), puis de **lier uniquement les biens concernés à cette nouvelle entrée**.
192
193 1. (((
194 **Depuis la notice d’entrée initiale**
195
196 dupliquez la notice, puis renseignez les informations propres à la restitution.
197 )))
198
199 [[Dupliquer la notice entrée>>image:1744373943494-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200
201
202 [[Renseignement des informations de restitution>>image:1744374067684-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203
204
205 (% start="2" %)
206 1. **Depuis la notice du bien**
207 remplacez le lien vers l’entrée initiale par un lien vers la nouvelle notice d’entrée correspondant à la restitution réelle.
208
209 [[Suppression de l'entrée précédente (sans restitution)>>image:1744374413690-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210
211 [[Lien avec la nouvelle entrée (avec restitution)>>image:1744374334740-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212
213
214 [[Information de restitution dans la notice du bien>>image:1744374699243-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 3.1 215 )))
216 )))|(% style="width:300px" %)(((
217 (% class="box" %)
218 (((
219 **Sommaire**
Joséphine Ducruet 2.1 220
Joséphine Ducruet 3.1 221 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
222 )))
223
224 (% class="box" %)
225 (((
226 **Aller plus loin**
227
228 * [[Saisir une entrée>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20une%20Entr%C3%A9e/]]
229 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
230 * [[Saisir un bien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/]]
231 * [[Gérer les registres réglementaires>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/G%C3%A9rer%20les%20registres%20r%C3%A9glementaires/]]
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