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Modifié par admin admin le 2025/08/11 09:20
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 Une entrée de type **Acquisition **correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement.
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8 Sa saisie est une étape essentielle dans la gestion réglementaire, juridique et administrative des collections.
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10 Elle permet notamment d’assurer la traçabilité de l’acte d’acquisition et conditionne l’intégration des biens au registre des biens affectés.
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14 = Comprendre ce type d'entrée =
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16 L’entrée **Acquisition **est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.
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18 Cela inclut, par exemple :
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20 * un achat,
21 * un don,
22 * un legs,
23 * une saisie, etc.
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25 C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).
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27 = Choisir la grille de saisie =
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29 Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
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31 * **Grille "Acquisition – complète"** : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
32 * **Grille "Registre – Acquisition"** : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.
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34 [[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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37 (% class="box warningmessage" %)
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39 **Attention au choix de la grille : **Comme pour les autres types d’entrée, le choix de la grille **détermine les champs visibles** et les options disponibles dans le formulaire.
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42 = Renseigner le numéro d'entrée =
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44 Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.
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46 La combinaison du **numéro d’entrée** et du **préfixe musée** doit être **unique dans toute la base Flora**, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.
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48 == Format standard recommandé ==
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50 Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
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52 * **Année d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
53 * **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
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57 1. **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
58 1. le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
59 1. Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition dans numéro d'entrée manuel.
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61 >(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
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63 [[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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65 >(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2
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68 [[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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70 == Numérotation personnalisée ==
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72 Si vous ne souhaitez **pas appliquer la numérotation standard recommandée **(héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
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74 Celui-ci remplace la valeur générée automatiquement.
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76 [[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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78 = Renseigner les informations d’acquisition =
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80 Plusieurs champs permettent de documenter précisément l’acte :
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82 == Informations essentielles ==
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84 * **Date d’acquisition** : date de cession du bien à l’établissement. Ne pas confondre avec la date d'affectation ou la date d’entrée physique dans le musée.
85 * **Mode d’acquisition** : achat, don, legs, etc.
86 * **Nombre d’objets** : nombre de biens concernés par l’entrée.
87 * **Statut juridique** : plein droit de propriété ou condition particulière.
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89 == Informations sur les parties prenantes ==
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91 * **Donateur ou vendeur**
92 * **Musée**
93 * **Service acquéreur**
94 * **Commune du musée**
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96 == Informations financières ==
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98 * **Prix global d’acquisition** (si applicable)
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100 == Informations contractuelles ==
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102 * **Type d’acte** d'acquisition (ex. : lettre de don, acte notarié…)
103 * **Référence et date de signature** de l'acte
104 * **Subventions ou co-financements éventuels**
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108 L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
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110 [[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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113 = Lier les documents justificatifs =
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115 Il est recommandé d’enrichir la notice d’entrée avec des **liens vers des notices documentaires** (ex. : dans les tables Archives ou Autres documents), pour y associer :
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117 * Lettres de don
118 * Factures
119 * Conventions
120 * Actes notariés, etc.
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122 [[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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124 = Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
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126 Si l’acquisition est soumise à une **commission**, le champ //État d’avancement de la saisie// permet de suivre l’évolution du dossier.
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128 Trois valeurs sont disponibles :
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130 * **Attente validation proposition** : le dossier est en cours d’instruction.
131 * **Accepté** : la commission a validé l’acquisition.
132 * **Refusé** : la commission a émis un avis défavorable.
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134 Ce suivi facilite la gestion des dossiers en amont des commissions, ainsi que la production de synthèses préparatoire
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136 [[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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138 )))|(% style="width:300px" %)(((
139 (% class="box" %)
140 (((
141 **Sommaire**
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143 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
144 )))
145
146 (% class="box" %)
147 (((
148 **Aller plus loin**
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150 * [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||target="_blank"]]
151 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
152 * [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
153 * [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
154 * (((
155 [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.Référentiel des champs - Entrées.WebHome||target="_blank"]]
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