Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition

L’entrée **Acquisition **est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.

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Cela inclut, par exemple :

* un achat,

* un don,

* un legs,

* une saisie, etc.

C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).

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= Choisir la grille de saisie =

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Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :

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* **Grille "Acquisition – complète"** : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.

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* **Grille "Registre – Acquisition"** : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.

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[[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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**Important**

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Le choix de la grille **conditionne les champs visibles** dans le formulaire.

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Le champ //Type d’origine// est automatiquement renseigné selon la grille choisie et ne doit pas être modifié manuellement pour garantir la cohérence de l’entrée.

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Par exemple, une **grille de type Dépôt** n’affichera pas les mêmes champs qu’une **grille de type Acquisition**, car les informations attendues diffèrent selon que le bien est **reçu temporairement** ou **intégré définitivement** aux collections.

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Le champ **« Type d’origine »** est automatiquement renseigné en fonction de la grille choisie.

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**Ne le modifiez pas manuellement** : cela garantirait une incohérence entre la grille utilisée et le cadre juridique de l’entrée.

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)))

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= Renseigner le numéro d'entrée =

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Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.

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La combinaison du **numéro d’entrée** et du **préfixe musée** doit être **unique dans toute la base Flora**, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.

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== Format standard recommandé ==

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Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :

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* **nnée d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,

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* **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.

* **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre

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* le **numéro de la commission **dans Numéro de lot

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* Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition

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>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot

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[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2

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[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==

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Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.), vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.

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**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.

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[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =

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Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.

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Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.

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Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.

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Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.

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Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.

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Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.

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Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.

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L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.

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[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).

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[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =

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En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.

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Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.

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Trois valeurs peuvent être sélectionnées :

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* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.

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* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.

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* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.

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