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Version 7.1 par Doriane Bautista le 2025/08/07 10:17
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Doriane Bautista 7.1 1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
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Joséphine Ducruet 5.1 6 Une **acquisition** correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement. La saisie d’une entrée de type Acquisition est une **étape essentielle** : elle permet de garantir la traçabilité juridique et administrative des objets et conditionne leur **intégration au registre des biens affectés aux collections**.
7 Elle doit être réalisée avec rigueur, en respectant les formats de numérotation recommandés et en renseignant précisément les informations contractuelles, financières et institutionnelles liées à l’acte d’acquisition.
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11 = Définition =
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Joséphine Ducruet 1.1 13 Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
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15 **Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
16 Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
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Joséphine Ducruet 2.1 18 = Choix de la grille de saisie =
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20 Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
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22 * **Grille "Acquisition – complète"** :
23 Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
24 * **Grille "Registre – Acquisition"** :
25 Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
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Joséphine Ducruet 5.1 27 [[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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32 **Attention à bien choisir sa grille de saisie**
Joséphine Ducruet 1.1 33 **Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
34 Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
35 Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
36 **Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
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Joséphine Ducruet 3.1 39 = Renseigner le numéro d'entrée =
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41 Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
42
43 **La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
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Joséphine Ducruet 3.1 45 == Génération standard du numéro d’entrée ==
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47 Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
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49 * **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
50 * **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
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52 Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
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54 >Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
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Joséphine Ducruet 5.1 56 [[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Joséphine Ducruet 3.1 58 == Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
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60 Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
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62 **Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
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Joséphine Ducruet 5.1 64 [[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Joséphine Ducruet 3.1 66 = Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =
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68 Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
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70 Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
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72 Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
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74 Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
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76 Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
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78 Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
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80 Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
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82 L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
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Joséphine Ducruet 5.1 84 [[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Joséphine Ducruet 5.1 87 Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
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89 [[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Joséphine Ducruet 3.1 91 = Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
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93 En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
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95 Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
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97 Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
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99 * **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
100 * **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
101 * **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
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103 Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
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Joséphine Ducruet 5.1 105 [[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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110 **Sommaire**
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117 **Aller plus loin**
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Doriane Bautista 7.1 119 * [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||target="_blank"]]
120 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
121 * [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
122 * [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
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