Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition

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(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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Une **acquisition** correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement. La saisie d’une entrée de type Acquisition est une **étape essentielle** : elle permet de garantir la traçabilité juridique et administrative des objets et conditionne leur **intégration au registre des biens affectés aux collections**.

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Elle doit être réalisée avec rigueur, en respectant les formats de numérotation recommandés et en renseignant précisément les informations contractuelles, financières et institutionnelles liées à l’acte d’acquisition.

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= Définition =

Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**

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**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.

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Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.

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= Choix de la grille de saisie =

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Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :

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* **Grille "Acquisition – complète"** :

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Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.

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* **Grille "Registre – Acquisition"** :

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Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.

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[[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box warningmessage" %)

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**Attention à bien choisir sa grille de saisie**

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**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.

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Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.

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Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.

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**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.

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= Renseigner le numéro d'entrée =

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Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.

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**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.

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== Génération standard du numéro d’entrée ==

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Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :

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* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),

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* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).

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Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.

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>Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :

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[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==

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Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.), vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.

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**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.

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[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =

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Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.

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Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.

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Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.

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Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.

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Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.

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Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.

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Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.

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L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.

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[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).

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[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =

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En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.

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Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.

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Trois valeurs peuvent être sélectionnées :

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* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.

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* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.

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* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.

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