Modifications pour le document Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

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1		-Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition
	1	+Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition

Auteur du document

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1		-XWiki.admin
	1	+XWiki.DBA

Contenu

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3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Une entrée de type **Acquisition **correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement.
7		-
8		-Sa saisie est une étape essentielle dans la gestion réglementaire, juridique et administrative des collections.
9		-
10		-Elle permet notamment d’assurer la traçabilité de l’acte d’acquisition et conditionne l’intégration des biens au registre des biens affectés.
	6	+Une **acquisition** correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement. La saisie d’une entrée de type Acquisition est une **étape essentielle** : elle permet de garantir la traçabilité juridique et administrative des objets et conditionne leur **intégration au registre des biens affectés aux collections**.
	7	+Elle doit être réalisée avec rigueur, en respectant les formats de numérotation recommandés et en renseignant précisément les informations contractuelles, financières et institutionnelles liées à l’acte d’acquisition.
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= Comprendre ce type d'entrée =
	11	+= Définition =
15	15
16		-L’entrée **Acquisition **est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.
	13	+Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
17	17
18		-Cela inclut, par exemple :
	15	+**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
	16	+Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
19	19
20		-* un achat,
21		-* un don,
22		-* un legs,
23		-* une saisie, etc.
	18	+= Choix de la grille de saisie =
24	24
25		-C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).
26		-
27		-= Choisir la grille de saisie =
28		-
29	29	Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
30	30
31		-* **Grille "Acquisition – complète"** : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
32		-* **Grille "Registre – Acquisition"** : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.
	22	+* **Grille "Acquisition – complète"** :
	23	+Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
	24	+* **Grille "Registre – Acquisition"** :
	25	+Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
33	33
34	34	[[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35	35
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36	36
37	37	(% class="box warningmessage" %)
38	38	(((
39		-**Important**
40		-Le choix de la grille **conditionne les champs visibles** dans le formulaire.
41		-
42		-Le champ //Type d’origine// est automatiquement renseigné selon la grille choisie et ne doit pas être modifié manuellement pour garantir la cohérence de l’entrée.
43		-
44		-Par exemple, une **grille de type Dépôt** n’affichera pas les mêmes champs qu’une **grille de type Acquisition**, car les informations attendues diffèrent selon que le bien est **reçu temporairement** ou **intégré définitivement** aux collections.
45		-
46		-Le champ **« Type d’origine »** est automatiquement renseigné en fonction de la grille choisie.
47		-**Ne le modifiez pas manuellement** : cela garantirait une incohérence entre la grille utilisée et le cadre juridique de l’entrée.
	32	+**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
	33	+**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
	34	+Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
	35	+Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
	36	+**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
48	48	)))
49	49
50	50	= Renseigner le numéro d'entrée =
51	51
52		-Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.
	41	+Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
53	53
54		-La combinaison du **numéro d’entrée** et du **préfixe musée** doit être **unique dans toute la base Flora**, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.
	43	+**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
55	55
56		-== Format standard recommandé ==
	45	+== Génération standard du numéro d’entrée ==
57	57
58		-Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
	47	+Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
59	59
60		-* **nnée d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
61		-* **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
	49	+* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
	50	+* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
62	62
	52	+Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
63	63
	54	+>Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
64	64
65		-* **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
66		-* le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
67		-* Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition
68		-
69		->(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
70		-
71	71	[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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73		->(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2
74		-
75		-
76		-[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77		-
78	78	== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
79	79
80	80	Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.

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Auteur

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1		-XWiki.admin

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