Modifications pour le document Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -36,15 +36,7 @@
36	36
37	37	(% class="box warningmessage" %)
38	38	(((
39		-**Important**
40		-Le choix de la grille **conditionne les champs visibles** dans le formulaire.
41		-
42		-Le champ //Type d’origine// est automatiquement renseigné selon la grille choisie et ne doit pas être modifié manuellement pour garantir la cohérence de l’entrée.
43		-
44		-Par exemple, une **grille de type Dépôt** n’affichera pas les mêmes champs qu’une **grille de type Acquisition**, car les informations attendues diffèrent selon que le bien est **reçu temporairement** ou **intégré définitivement** aux collections.
45		-
46		-Le champ **« Type d’origine »** est automatiquement renseigné en fonction de la grille choisie.
47		-**Ne le modifiez pas manuellement** : cela garantirait une incohérence entre la grille utilisée et le cadre juridique de l’entrée.
	39	+**Attention au choix de la grille : **Comme pour les autres types d’entrée, le choix de la grille **détermine les champs visibles** et les options disponibles dans le formulaire.
48	48	)))
49	49
50	50	= Renseigner le numéro d'entrée =
...	...	@@ -57,14 +57,14 @@
57	57
58	58	Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
59	59
60		-* **nnée d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
	52	+* **Année d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
61	61	* **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
62	62
63	63
64	64
65		-* **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
66		-* le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
67		-* Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition
	57	+1. **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
	58	+1. le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
	59	+1. Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition dans numéro d'entrée manuel.
68	68
69	69	>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
70	70
...	...	@@ -75,53 +75,72 @@
75	75
76	76	[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77	77
78		-== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
	70	+== Numérotation personnalisée ==
79	79
80		-Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
	72	+Si vous ne souhaitez **pas appliquer la numérotation standard recommandée **(héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
81	81
82		-**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
	74	+Celui-ci remplace la valeur générée automatiquement.
83	83
84	84	[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85	85
86		-= Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =
	78	+= Renseigner les informations d’acquisition =
87	87
88		-Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
	80	+Plusieurs champs permettent de documenter précisément l’acte :
89	89
90		-Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
	82	+== Informations essentielles ==
91	91
92		-Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
	84	+* **Date d’acquisition** : date de cession du bien à l’établissement. Ne pas confondre avec la date d'affectation ou la date d’entrée physique dans le musée.
	85	+* **Mode d’acquisition** : achat, don, legs, etc.
	86	+* **Nombre d’objets** : nombre de biens concernés par l’entrée.
	87	+* **Statut juridique** : plein droit de propriété ou condition particulière.
93	93
94		-Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
	89	+== Informations sur les parties prenantes ==
95	95
96		-Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
	91	+* **Donateur ou vendeur**
	92	+* **Musée**
	93	+* **Service acquéreur**
	94	+* **Commune du musée**
97	97
98		-Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
	96	+== Informations financières ==
99	99
100		-Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
	98	+* **Prix global d’acquisition** (si applicable)
101	101
	100	+== Informations contractuelles ==
	101	+
	102	+* **Type d’acte** d'acquisition (ex. : lettre de don, acte notarié…)
	103	+* **Référence et date de signature** de l'acte
	104	+* **Subventions ou co-financements éventuels**
	105	+
	106	+
	107	+
102	102	L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
103	103
104	104	[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105	105
106	106
107		-Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
	113	+= Lier les documents justificatifs =
108	108
	115	+Il est recommandé d’enrichir la notice d’entrée avec des **liens vers des notices documentaires** (ex. : dans les tables Archives ou Autres documents), pour y associer :
	116	+
	117	+* Lettres de don
	118	+* Factures
	119	+* Conventions
	120	+* Actes notariés, etc.
	121	+
109	109	[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110	110
111	111	= Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
112	112
113		-En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
	126	+Si l’acquisition est soumise à une **commission**, le champ //État d’avancement de la saisie// permet de suivre l’évolution du dossier.
114	114
115		-Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
	128	+Trois valeurs sont disponibles :
116	116
117		-Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
	130	+* **Attente validation proposition** : le dossier est en cours d’instruction.
	131	+* **Accepté** : la commission a validé l’acquisition.
	132	+* **Refusé** : la commission a émis un avis défavorable.
118	118
119		-* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
120		-* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
121		-* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
	134	+Ce suivi facilite la gestion des dossiers en amont des commissions, ainsi que la production de synthèses préparatoire
122	122
123		-Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
124		-
125	125	[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126	126	)))
127	127	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -140,7 +140,10 @@
140	140	* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
141	141	* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
142	142	* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
	154	+* (((
	155	+[[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.Référentiel des champs - Entrées.WebHome||target="_blank"]]
143	143	)))
144	144	)))
	158	+)))
145	145
146	146