Modifications pour le document Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

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1		-Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition
	1	+Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition

Auteur du document

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1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.admin

Contenu

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3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Une **acquisition** correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement. La saisie d’une entrée de type Acquisition est une **étape essentielle** : elle permet de garantir la traçabilité juridique et administrative des objets et conditionne leur **intégration au registre des biens affectés aux collections**.
7		-Elle doit être réalisée avec rigueur, en respectant les formats de numérotation recommandés et en renseignant précisément les informations contractuelles, financières et institutionnelles liées à l’acte d’acquisition.
	6	+Une entrée de type **Acquisition **correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement.
	7	+
	8	+Sa saisie est une étape essentielle dans la gestion réglementaire, juridique et administrative des collections.
	9	+
	10	+Elle permet notamment d’assurer la traçabilité de l’acte d’acquisition et conditionne l’intégration des biens au registre des biens affectés.
8	8	)))
9	9
10	10	(((
11		-= Définition =
	14	+= Comprendre ce type d'entrée =
12	12
13		-Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
	16	+L’entrée **Acquisition **est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.
14	14
15		-**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
16		-Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
	18	+Cela inclut, par exemple :
17	17
18		-= Choix de la grille de saisie =
	20	+* un achat,
	21	+* un don,
	22	+* un legs,
	23	+* une saisie, etc.
19	19
	25	+C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).
	26	+
	27	+= Choisir la grille de saisie =
	28	+
20	20	Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
21	21
22		-* **Grille "Acquisition – complète"** :
23		-Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
24		-* **Grille "Registre – Acquisition"** :
25		-Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
	31	+* **Grille "Acquisition – complète"** : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
	32	+* **Grille "Registre – Acquisition"** : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.
26	26
27	27	[[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28	28
...	...	@@ -29,32 +29,45 @@
29	29
30	30	(% class="box warningmessage" %)
31	31	(((
32		-**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
33		-**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
34		-Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
35		-Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
36		-**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
	39	+**Important**
	40	+Le choix de la grille **conditionne les champs visibles** dans le formulaire.
	41	+
	42	+Le champ //Type d’origine// est automatiquement renseigné selon la grille choisie et ne doit pas être modifié manuellement pour garantir la cohérence de l’entrée.
	43	+
	44	+Par exemple, une **grille de type Dépôt** n’affichera pas les mêmes champs qu’une **grille de type Acquisition**, car les informations attendues diffèrent selon que le bien est **reçu temporairement** ou **intégré définitivement** aux collections.
	45	+
	46	+Le champ **« Type d’origine »** est automatiquement renseigné en fonction de la grille choisie.
	47	+**Ne le modifiez pas manuellement** : cela garantirait une incohérence entre la grille utilisée et le cadre juridique de l’entrée.
37	37	)))
38	38
39	39	= Renseigner le numéro d'entrée =
40	40
41		-Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
	52	+Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.
42	42
43		-**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
	54	+La combinaison du **numéro d’entrée** et du **préfixe musée** doit être **unique dans toute la base Flora**, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.
44	44
45		-== Génération standard du numéro d’entrée ==
	56	+== Format standard recommandé ==
46	46
47		-Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
	58	+Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
48	48
49		-* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
50		-* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
	60	+* **nnée d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
	61	+* **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
51	51
52		-Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
53	53
54		->Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
55	55
	65	+* **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
	66	+* le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
	67	+* Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition
	68	+
	69	+>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
	70	+
56	56	[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57	57
	73	+>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2
	74	+
	75	+
	76	+[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	77	+
58	58	== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
59	59
60	60	Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.

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Auteur

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	1	+XWiki.admin

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