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Modifié par admin admin le 2025/08/11 09:20
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 14:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition
1 +Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,28 +1,35 @@
1 - (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
1 + (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Une **acquisition** correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement. La saisie d’une entrée de type Acquisition est une **étape essentielle** : elle permet de garantir la traçabilité juridique et administrative des objets et conditionne leur **intégration au registre des biens affectés aux collections**.
7 -Elle doit être réalisée avec rigueur, en respectant les formats de numérotation recommandés et en renseignant précisément les informations contractuelles, financières et institutionnelles liées à l’acte d’acquisition.
6 +Une entrée de type **Acquisition **correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement.
7 +
8 +Sa saisie est une étape essentielle dans la gestion réglementaire, juridique et administrative des collections.
9 +
10 +Elle permet notamment d’assurer la traçabilité de l’acte d’acquisition et conditionne l’intégration des biens au registre des biens affectés.
8 8  )))
9 9  
10 10  (((
11 -= Définition =
14 += Comprendre ce type d'entrée =
12 12  
13 -Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
16 +L’entrée **Acquisition **est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.
14 14  
15 -**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
16 -Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
18 +Cela inclut, par exemple :
17 17  
18 -= Choix de la grille de saisie =
20 +* un achat,
21 +* un don,
22 +* un legs,
23 +* une saisie, etc.
19 19  
25 +C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).
26 +
27 += Choisir la grille de saisie =
28 +
20 20  Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
21 21  
22 -* **Grille "Acquisition – complète"** :
23 -Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
24 -* **Grille "Registre – Acquisition"** :
25 -Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
31 +* **Grille "Acquisition – complète"** : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
32 +* **Grille "Registre – Acquisition"** : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.
26 26  
27 27  [[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28 28  
... ... @@ -29,79 +29,103 @@
29 29  
30 30  (% class="box warningmessage" %)
31 31  (((
32 -**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
33 -**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
34 -Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
35 -Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
36 -**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
39 +**Attention au choix de la grille : **Comme pour les autres types d’entrée, le choix de la grille **détermine les champs visibles** et les options disponibles dans le formulaire.
37 37  )))
38 38  
39 39  = Renseigner le numéro d'entrée =
40 40  
41 -Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
44 +Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.
42 42  
43 -**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
46 +La combinaison du **numéro d’entrée** et du **préfixe musée** doit être **unique dans toute la base Flora**, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.
44 44  
45 -== Génération standard du numéro d’entrée ==
48 +== Format standard recommandé ==
46 46  
47 -Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
50 +Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
48 48  
49 -* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
50 -* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
52 +* **Année d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
53 +* **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
51 51  
52 -Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
53 53  
54 ->Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
55 55  
57 +1. **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
58 +1. le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
59 +1. Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition dans numéro d'entrée manuel.
60 +
61 +>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
62 +
56 56  [[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 -== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
65 +>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2
59 59  
60 -Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
61 61  
62 -**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
68 +[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
70 +== Numérotation personnalisée ==
71 +
72 +Si vous ne souhaitez **pas appliquer la numérotation standard recommandée **(héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
73 +
74 +Celui-ci remplace la valeur générée automatiquement.
75 +
64 64  [[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 -= Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =
78 += Renseigner les informations d’acquisition =
67 67  
68 -Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
80 +Plusieurs champs permettent de documenter précisément l’acte :
69 69  
70 -Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
82 +== Informations essentielles ==
71 71  
72 -Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
84 +* **Date d’acquisition** : date de cession du bien à l’établissement. Ne pas confondre avec la date d'affectation ou la date d’entrée physique dans le musée.
85 +* **Mode d’acquisition** : achat, don, legs, etc.
86 +* **Nombre d’objets** : nombre de biens concernés par l’entrée.
87 +* **Statut juridique** : plein droit de propriété ou condition particulière.
73 73  
74 -Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
89 +== Informations sur les parties prenantes ==
75 75  
76 -Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
91 +* **Donateur ou vendeur**
92 +* **Musée**
93 +* **Service acquéreur**
94 +* **Commune du musée**
77 77  
78 -Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
96 +== Informations financières ==
79 79  
80 -Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
98 +* **Prix global d’acquisition** (si applicable)
81 81  
100 +== Informations contractuelles ==
101 +
102 +* **Type d’acte** d'acquisition (ex. : lettre de don, acte notarié…)
103 +* **Référence et date de signature** de l'acte
104 +* **Subventions ou co-financements éventuels**
105 +
106 +
107 +
82 82  L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
83 83  
84 84  [[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
86 86  
87 -Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
113 += Lier les documents justificatifs =
88 88  
115 +Il est recommandé d’enrichir la notice d’entrée avec des **liens vers des notices documentaires** (ex. : dans les tables Archives ou Autres documents), pour y associer :
116 +
117 +* Lettres de don
118 +* Factures
119 +* Conventions
120 +* Actes notariés, etc.
121 +
89 89  [[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
91 91  = Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
92 92  
93 -En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
126 +Si l’acquisition est soumise à une **commission**, le champ //État d’avancement de la saisie// permet de suivre l’évolution du dossier.
94 94  
95 -Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
128 +Trois valeurs sont disponibles :
96 96  
97 -Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
130 +* **Attente validation proposition** : le dossier est en cours d’instruction.
131 +* **Accepté** : la commission a validé l’acquisition.
132 +* **Refusé** : la commission a émis un avis défavorable.
98 98  
99 -* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
100 -* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
101 -* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
134 +Ce suivi facilite la gestion des dossiers en amont des commissions, ainsi que la production de synthèses préparatoire
102 102  
103 -Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
104 -
105 105  [[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  )))
107 107  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -116,11 +116,14 @@
116 116  (((
117 117  **Aller plus loin**
118 118  
119 -* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
120 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
121 -* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
122 -* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome]]
150 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||target="_blank"]]
151 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
152 +* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
153 +* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
154 +* (((
155 +[[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.Référentiel des champs - Entrées.WebHome||target="_blank"]]
123 123  )))
124 124  )))
158 +)))
125 125  
126 126  
1754667868595-480.png
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