Modifications pour le document Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -1,21 +3,12 @@
1		- (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2		-
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4		-(% class="box" %)
5		-(((
6		-Une **acquisition** correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement. La saisie d’une entrée de type Acquisition est une **étape essentielle** : elle permet de garantir la traçabilité juridique et administrative des objets et conditionne leur **intégration au registre des biens affectés aux collections**.
7		-Elle doit être réalisée avec rigueur, en respectant les formats de numérotation recommandés et en renseignant précisément les informations contractuelles, financières et institutionnelles liées à l’acte d’acquisition.
8		-)))
	2	+= Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition =
9	9
10		-(((
11		-= Définition =
12		-
13	13	Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
14	14
15	15	**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
16	16	Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
17	17
18		-= Choix de la grille de saisie =
	9	+== Choix de la grille de saisie ==
19	19
20	20	Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
21	21
...	...	@@ -24,25 +24,19 @@
24	24	* **Grille "Registre – Acquisition"** :
25	25	Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
26	26
27		-[[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28		-
29		-
30		-(% class="box warningmessage" %)
31		-(((
32		-**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
	18	+[[image:1753169663686-440.png]]**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
33	33	**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
34	34	Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
35	35	Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
36	36	**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
37		-)))
38	38
39		-= Renseigner le numéro d'entrée =
	24	+== Renseigner le numéro d'entrée ==
40	40
41	41	Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
42	42
43	43	**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
44	44
45		-== Génération standard du numéro d’entrée ==
	30	+=== Génération standard du numéro d’entrée ===
46	46
47	47	Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
48	48
...	...	@@ -53,17 +53,17 @@
53	53
54	54	>Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
55	55
56		-[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	41	+[[image:1753170693476-723.png]]
57	57
58		-== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
	43	+=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
59	59
60	60	Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
61	61
62	62	**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
63	63
64		-[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	49	+[[image:1753171056829-854.png]]
65	65
66		-= Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =
	51	+== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
67	67
68	68	Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
69	69
...	...	@@ -81,15 +81,12 @@
81	81
82	82	L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
83	83
84		-[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	69	+[[image:1753172339223-441.png]]Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
85	85
	71	+[[image:1753172377450-600.png]]
86	86
87		-Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
	73	+== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
88	88
89		-[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90		-
91		-= Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
92		-
93	93	En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
94	94
95	95	Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
...	...	@@ -102,24 +102,7 @@
102	102
103	103	Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
104	104
105		-[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106		-)))
107		-)))|(% style="width:300px" %)(((
108		-(% class="box" %)
109		-(((
110		-**Sommaire**
	87	+[[image:1753172725352-768.png]]
	88	+)))|(% style="width:300px" %)
111	111
112		-{{toc depth="2" numbered="true"/}}
113		-)))
114		-
115		-(% class="box" %)
116		-(((
117		-**Aller plus loin**
118		-
119		-* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
120		-* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
121		-* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
122		-)))
123		-)))
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