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Modifié par admin admin le 2025/08/11 09:20
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/22 13:42
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modifié par admin admin
sur 2025/08/09 07:06
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition
1 +Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,54 +1,89 @@
1 + (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2 +
1 1  |(% style="width:840px" %)(((
2 -= =
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Une entrée de type **Acquisition **correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement.
3 3  
4 -Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
8 +Sa saisie est une étape essentielle dans la gestion réglementaire, juridique et administrative des collections.
5 5  
6 -**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
7 -Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
10 +Elle permet notamment d’assurer la traçabilité de l’acte d’acquisition et conditionne l’intégration des biens au registre des biens affectés.
11 +)))
8 8  
9 -= Choix de la grille de saisie =
13 +(((
14 += Comprendre ce type d'entrée =
10 10  
16 +L’entrée **Acquisition **est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.
17 +
18 +Cela inclut, par exemple :
19 +
20 +* un achat,
21 +* un don,
22 +* un legs,
23 +* une saisie, etc.
24 +
25 +C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).
26 +
27 += Choisir la grille de saisie =
28 +
11 11  Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
12 12  
13 -* **Grille "Acquisition – complète"** :
14 -Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
15 -* **Grille "Registre – Acquisition"** :
16 -Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
31 +* **Grille "Acquisition – complète"** : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
32 +* **Grille "Registre – Acquisition"** : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.
17 17  
18 -[[image:1753169663686-440.png]]**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
19 -**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
20 -Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
21 -Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
22 -**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
34 +[[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 23  
24 -== Renseigner le numéro d'entrée ==
25 25  
26 -Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
37 +(% class="box warningmessage" %)
38 +(((
39 +**Important**
40 +Le choix de la grille **conditionne les champs visibles** dans le formulaire.
27 27  
28 -**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
42 +Le champ //Type d’origine// est automatiquement renseigné selon la grille choisie et ne doit pas être modifié manuellement pour garantir la cohérence de l’entrée.
29 29  
30 -=== Génération standard du numéro d’entrée ===
44 +Par exemple, une **grille de type Dépôt** n’affichera pas les mêmes champs qu’une **grille de type Acquisition**, car les informations attendues diffèrent selon que le bien est **reçu temporairement** ou **intégré définitivement** aux collections.
31 31  
32 -Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
46 +Le champ **« Type d’origine »** est automatiquement renseigné en fonction de la grille choisie.
47 +**Ne le modifiez pas manuellement** : cela garantirait une incohérence entre la grille utilisée et le cadre juridique de l’entrée.
48 +)))
33 33  
34 -* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
35 -* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
50 += Renseigner le numéro d'entrée =
36 36  
37 -Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
52 +Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.
38 38  
39 ->Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
54 +La combinaison du **numéro d’entrée** et du **préfixe musée** doit être **unique dans toute la base Flora**, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.
40 40  
41 -[[image:1753170693476-723.png]]
56 +== Format standard recommandé ==
42 42  
43 -=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
58 +Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
44 44  
60 +* **nnée d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
61 +* **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
62 +
63 +
64 +
65 +* **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
66 +* le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
67 +* Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition
68 +
69 +>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
70 +
71 +[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +
73 +>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2
74 +
75 +
76 +[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +
78 +== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
79 +
45 45  Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
46 46  
47 47  **Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
48 48  
49 -[[image:1753171056829-854.png]]
84 +[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 -== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
86 += Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =
52 52  
53 53  Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
54 54  
... ... @@ -66,12 +66,15 @@
66 66  
67 67  L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
68 68  
69 -[[image:1753172339223-441.png]]Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
104 +[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
71 -[[image:1753172377450-600.png]]
72 72  
73 -== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
107 +Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
74 74  
109 +[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +
111 += Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
112 +
75 75  En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
76 76  
77 77  Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
... ... @@ -84,7 +84,25 @@
84 84  
85 85  Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
86 86  
87 -[[image:1753172725352-768.png]]
88 -)))|(% style="width:300px" %)
125 +[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 +)))
127 +)))|(% style="width:300px" %)(((
128 +(% class="box" %)
129 +(((
130 +**Sommaire**
89 89  
132 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
133 +)))
134 +
135 +(% class="box" %)
136 +(((
137 +**Aller plus loin**
138 +
139 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||target="_blank"]]
140 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
141 +* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
142 +* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
143 +)))
144 +)))
145 +
90 90  
1754667868595-480.png
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