Modifications pour le document Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -36,7 +36,15 @@
36	36
37	37	(% class="box warningmessage" %)
38	38	(((
39		-**Attention au choix de la grille : **Comme pour les autres types d’entrée, le choix de la grille **détermine les champs visibles** et les options disponibles dans le formulaire.
	39	+**Important**
	40	+Le choix de la grille **conditionne les champs visibles** dans le formulaire.
	41	+
	42	+Le champ //Type d’origine// est automatiquement renseigné selon la grille choisie et ne doit pas être modifié manuellement pour garantir la cohérence de l’entrée.
	43	+
	44	+Par exemple, une **grille de type Dépôt** n’affichera pas les mêmes champs qu’une **grille de type Acquisition**, car les informations attendues diffèrent selon que le bien est **reçu temporairement** ou **intégré définitivement** aux collections.
	45	+
	46	+Le champ **« Type d’origine »** est automatiquement renseigné en fonction de la grille choisie.
	47	+**Ne le modifiez pas manuellement** : cela garantirait une incohérence entre la grille utilisée et le cadre juridique de l’entrée.
40	40	)))
41	41
42	42	= Renseigner le numéro d'entrée =
...	...	@@ -49,14 +49,14 @@
49	49
50	50	Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
51	51
52		-* **Année d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
	60	+* **nnée d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
53	53	* **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
54	54
55	55
56	56
57		-1. **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
58		-1. le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
59		-1. Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition dans numéro d'entrée manuel.
	65	+* **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
	66	+* le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
	67	+* Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition
60	60
61	61	>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
62	62
...	...	@@ -67,72 +67,53 @@
67	67
68	68	[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69	69
70		-== Numérotation personnalisée ==
	78	+== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
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72		-Si vous ne souhaitez **pas appliquer la numérotation standard recommandée **(héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
	80	+Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
73	73
74		-Celui-ci remplace la valeur générée automatiquement.
	82	+**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
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76	76	[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77	77
78		-= Renseigner les informations d’acquisition =
	86	+= Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =
79	79
80		-Plusieurs champs permettent de documenter précisément l’acte :
	88	+Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
81	81
82		-== Informations essentielles ==
	90	+Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
83	83
84		-* **Date d’acquisition** : date de cession du bien à l’établissement. Ne pas confondre avec la date d'affectation ou la date d’entrée physique dans le musée.
85		-* **Mode d’acquisition** : achat, don, legs, etc.
86		-* **Nombre d’objets** : nombre de biens concernés par l’entrée.
87		-* **Statut juridique** : plein droit de propriété ou condition particulière.
	92	+Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
88	88
89		-== Informations sur les parties prenantes ==
	94	+Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
90	90
91		-* **Donateur ou vendeur**
92		-* **Musée**
93		-* **Service acquéreur**
94		-* **Commune du musée**
	96	+Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
95	95
96		-== Informations financières ==
	98	+Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
97	97
98		-* **Prix global d’acquisition** (si applicable)
	100	+Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
99	99
100		-== Informations contractuelles ==
101		-
102		-* **Type d’acte** d'acquisition (ex. : lettre de don, acte notarié…)
103		-* **Référence et date de signature** de l'acte
104		-* **Subventions ou co-financements éventuels**
105		-
106		-
107		-
108	108	L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
109	109
110	110	[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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112	112
113		-= Lier les documents justificatifs =
	107	+Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
114	114
115		-Il est recommandé d’enrichir la notice d’entrée avec des **liens vers des notices documentaires** (ex. : dans les tables Archives ou Autres documents), pour y associer :
116		-
117		-* Lettres de don
118		-* Factures
119		-* Conventions
120		-* Actes notariés, etc.
121		-
122	122	[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123	123
124	124	= Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
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126		-Si l’acquisition est soumise à une **commission**, le champ //État d’avancement de la saisie// permet de suivre l’évolution du dossier.
	113	+En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
127	127
128		-Trois valeurs sont disponibles :
	115	+Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
129	129
130		-* **Attente validation proposition** : le dossier est en cours d’instruction.
131		-* **Accepté** : la commission a validé l’acquisition.
132		-* **Refusé** : la commission a émis un avis défavorable.
	117	+Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
133	133
134		-Ce suivi facilite la gestion des dossiers en amont des commissions, ainsi que la production de synthèses préparatoire
	119	+* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
	120	+* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
	121	+* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
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	123	+Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
	124	+
136	136	[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137	137	)))
138	138	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -151,10 +151,7 @@
151	151	* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
152	152	* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
153	153	* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
154		-* (((
155		-[[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.Référentiel des champs - Entrées.WebHome||target="_blank"]]
156	156	)))
157	157	)))
158		-)))
159	159
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