Modifications pour le document Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition

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Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition
++Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.admin
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -1,157 +3,90 @@
-- (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
--
  |(% style="width:840px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--Une entrée de type **Acquisition **correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement.
++=  Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition =
--Sa saisie est une étape essentielle dans la gestion réglementaire, juridique et administrative des collections.
++Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
--Elle permet notamment d’assurer la traçabilité de l’acte d’acquisition et conditionne l’intégration des biens au registre des biens affectés.
--)))
++**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
++Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
--(((
--= Comprendre ce type d'entrée =
++== Choix de la grille de saisie ==
--L’entrée **Acquisition **est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.
--
--Cela inclut, par exemple :
--
--* un achat,
--* un don,
--* un legs,
--* une saisie, etc.
--
--C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).
--
--= Choisir la grille de saisie =
--
  Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
--* **Grille "Acquisition – complète"** : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
--* **Grille "Registre – Acquisition"** : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.
++* **Grille "Acquisition – complète"** :
++Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
++* **Grille "Registre – Acquisition"** :
++Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
--[[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1753169663686-440.png]]**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
++**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
++Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
++Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
++**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
++== Renseigner le numéro d'entrée ==
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Attention au choix de la grille : **Comme pour les autres types d’entrée, le choix de la grille **détermine les champs visibles** et les options disponibles dans le formulaire.
--)))
++Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
--= Renseigner le numéro d'entrée =
++**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
--Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.
++=== Génération standard du numéro d’entrée ===
--La combinaison du **numéro d’entrée** et du **préfixe musée** doit être **unique dans toute la base Flora**, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.
++Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
--== Format standard recommandé ==
++* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
++* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
--Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)   :
++Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
--* **Année d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
--* **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
++>Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
++[[image:1753170693476-723.png]]
++=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
--1. **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
--1. le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
--1. Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition dans numéro d'entrée manuel.
++Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
-->(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
++**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
--[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1753171056829-854.png]]
-->(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2
++== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
++Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
--[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
--== Numérotation personnalisée ==
++Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
--Si vous ne souhaitez **pas appliquer la numérotation standard recommandée **(héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
++Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
--Celui-ci remplace la valeur générée automatiquement.
++Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
--[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
--= Renseigner les informations d’acquisition =
++Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
--Plusieurs champs permettent de documenter précisément l’acte :
--
--== Informations essentielles ==
--
--* **Date d’acquisition** : date de cession du bien à l’établissement. Ne pas confondre avec la date d'affectation ou la date d’entrée physique dans le musée.
--* **Mode d’acquisition** : achat, don, legs, etc.
--* **Nombre d’objets** : nombre de biens concernés par l’entrée.
--* **Statut juridique** : plein droit de propriété ou condition particulière.
--
--== Informations sur les parties prenantes ==
--
--* **Donateur ou vendeur**
--* **Musée**
--* **Service acquéreur**
--* **Commune du musée**
--
--== Informations financières ==
--
--* **Prix global d’acquisition** (si applicable)
--
--== Informations contractuelles ==
--
--* **Type d’acte** d'acquisition (ex. : lettre de don, acte notarié…)
--* **Référence et date de signature** de l'acte
--* **Subventions ou co-financements éventuels**
--
--
--
  L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
--[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1753172339223-441.png]]Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
++[[image:1753172377450-600.png]]
--= Lier les documents justificatifs =
++== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
--Il est recommandé d’enrichir la notice d’entrée avec des **liens vers des notices documentaires** (ex. : dans les tables Archives ou Autres documents), pour y associer :
++En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
--* Lettres de don
--* Factures
--* Conventions
--* Actes notariés, etc.
++Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
--[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
--= Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
++* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
++* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
++* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
--Si l’acquisition est soumise à une **commission**, le champ //État d’avancement de la saisie// permet de suivre l’évolution du dossier.
++Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
--Trois valeurs sont disponibles :
++[[image:1753172725352-768.png]]
++)))|(% style="width:300px" %)
--* **Attente validation proposition** : le dossier est en cours d’instruction.
--* **Accepté** : la commission a validé l’acquisition.
--* **Refusé** : la commission a émis un avis défavorable.
--
--Ce suivi facilite la gestion des dossiers en amont des commissions, ainsi que la production de synthèses préparatoire
--
--[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
--
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
--)))
--
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
--
--* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
--* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
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--)))
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