Modifications pour le document Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

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58	58	Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
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60		-* **Année d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
	60	+* **nnée d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
61	61	* **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
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65		-1. **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
66		-1. le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
67		-1. Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition dans numéro d'entrée manuel.
	65	+* **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
	66	+* le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
	67	+* Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition
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69	69	>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
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76	76	[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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78		-== Numérotation personnalisée ==
	78	+== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
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80		-Si vous ne souhaitez **pas appliquer la numérotation standard recommandée **(héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
	80	+Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
81	81
82		-Celui-ci remplace la valeur générée automatiquement.
	82	+**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
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84	84	[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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86		-= Renseigner les informations d’acquisition =
	86	+= Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =
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88		-Plusieurs champs permettent de documenter précisément l’acte :
	88	+Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
89	89
90		-== Informations essentielles ==
	90	+Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
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92		-* **Date d’acquisition** : date de cession du bien à l’établissement. Ne pas confondre avec la date d'affectation ou la date d’entrée physique dans le musée.
93		-* **Mode d’acquisition** : achat, don, legs, etc.
94		-* **Nombre d’objets** : nombre de biens concernés par l’entrée.
95		-* **Statut juridique** : plein droit de propriété ou condition particulière.
	92	+Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
96	96
97		-== Informations sur les parties prenantes ==
	94	+Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
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99		-* **Donateur ou vendeur**
100		-* **Musée**
101		-* **Service acquéreur**
102		-* **Commune du musée**
	96	+Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
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104		-== Informations financières ==
	98	+Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
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106		-* **Prix global d’acquisition** (si applicable)
	100	+Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
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108		-== Informations contractuelles ==
109		-
110		-* **Type d’acte** d'acquisition (ex. : lettre de don, acte notarié…)
111		-* **Référence et date de signature** de l'acte
112		-* **Subventions ou co-financements éventuels**
113		-
114		-
115		-
116	116	L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
117	117
118	118	[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119	119
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121		-= Lier les documents justificatifs =
	107	+Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
122	122
123		-Il est recommandé d’enrichir la notice d’entrée avec des **liens vers des notices documentaires** (ex. : dans les tables Archives ou Autres documents), pour y associer :
124		-
125		-* Lettres de don
126		-* Factures
127		-* Conventions
128		-* Actes notariés, etc.
129		-
130	130	[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131	131
132	132	= Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
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134		-Si l’acquisition est soumise à une **commission**, le champ //État d’avancement de la saisie// permet de suivre l’évolution du dossier.
	113	+En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
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136		-Trois valeurs sont disponibles :
	115	+Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
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138		-* **Attente validation proposition** : le dossier est en cours d’instruction.
139		-* **Accepté** : la commission a validé l’acquisition.
140		-* **Refusé** : la commission a émis un avis défavorable.
	117	+Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
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142		-Ce suivi facilite la gestion des dossiers en amont des commissions, ainsi que la production de synthèses préparatoire
	119	+* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
	120	+* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
	121	+* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
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	123	+Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
	124	+
144	144	[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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146	146	)))|(% style="width:300px" %)(((