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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition
1 +Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,147 +1,98 @@
1 - (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
1 + (% class="mark small" %)Versions 3.5 et ultérieurs
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Une entrée de type **Acquisition **correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement.
7 -
8 -Sa saisie est une étape essentielle dans la gestion réglementaire, juridique et administrative des collections.
9 -
10 -Elle permet notamment d’assurer la traçabilité de l’acte d’acquisition et conditionne l’intégration des biens au registre des biens affectés.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Comprendre ce type d'entrée =
10 += Définition =
15 15  
16 -L’entrée **Acquisition **est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.
12 +Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
17 17  
18 -Cela inclut, par exemple :
14 +**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
15 +Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
19 19  
20 -* un achat,
21 -* un don,
22 -* un legs,
23 -* une saisie, etc.
17 += Choix de la grille de saisie =
24 24  
25 -C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).
26 -
27 -= Choisir la grille de saisie =
28 -
29 29  Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
30 30  
31 -* **Grille "Acquisition – complète"** : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
32 -* **Grille "Registre – Acquisition"** : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.
21 +* **Grille "Acquisition – complète"** :
22 +Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
23 +* **Grille "Registre – Acquisition"** :
24 +Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
33 33  
34 -[[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26 +[[image:1753169663686-440.png]]**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
27 +**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
28 +Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
29 +Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
30 +**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
35 35  
36 -
37 -(% class="box warningmessage" %)
38 -(((
39 -**Important**
40 -Le choix de la grille **conditionne les champs visibles** dans le formulaire.
41 -
42 -Le champ //Type d’origine// est automatiquement renseigné selon la grille choisie et ne doit pas être modifié manuellement pour garantir la cohérence de l’entrée.
43 -
44 -Par exemple, une **grille de type Dépôt** n’affichera pas les mêmes champs qu’une **grille de type Acquisition**, car les informations attendues diffèrent selon que le bien est **reçu temporairement** ou **intégré définitivement** aux collections.
45 -
46 -Le champ **« Type d’origine »** est automatiquement renseigné en fonction de la grille choisie.
47 -**Ne le modifiez pas manuellement** : cela garantirait une incohérence entre la grille utilisée et le cadre juridique de l’entrée.
48 -)))
49 -
50 50  = Renseigner le numéro d'entrée =
51 51  
52 -Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.
34 +Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
53 53  
54 -La combinaison du **numéro d’entrée** et du **préfixe musée** doit être **unique dans toute la base Flora**, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.
36 +**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
55 55  
56 -== Format standard recommandé ==
38 +== Génération standard du numéro d’entrée ==
57 57  
58 -Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
40 +Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
59 59  
60 -* **Année d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
61 -* **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
42 +* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
43 +* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
62 62  
45 +Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
63 63  
47 +>Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
64 64  
65 -1. **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
66 -1. le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
67 -1. Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition dans numéro d'entrée manuel.
49 +[[image:1753170693476-723.png]]
68 68  
69 ->(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
51 +== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
70 70  
71 -[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
72 72  
73 ->(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2
55 +**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
74 74  
57 +[[image:1753171056829-854.png]]
75 75  
76 -[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 += Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =
77 77  
78 -== Numérotation personnalisée ==
61 +Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
79 79  
80 -Si vous ne souhaitez **pas appliquer la numérotation standard recommandée **(héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
63 +Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
81 81  
82 -Celui-ci remplace la valeur générée automatiquement.
65 +Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
83 83  
84 -[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
85 85  
86 -= Renseigner les informations d’acquisition =
69 +Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
87 87  
88 -Plusieurs champs permettent de documenter précisément l’acte :
71 +Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
89 89  
90 -== Informations essentielles ==
73 +Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
91 91  
92 -* **Date d’acquisition** : date de cession du bien à l’établissement. Ne pas confondre avec la date d'affectation ou la date d’entrée physique dans le musée.
93 -* **Mode d’acquisition** : achat, don, legs, etc.
94 -* **Nombre d’objets** : nombre de biens concernés par l’entrée.
95 -* **Statut juridique** : plein droit de propriété ou condition particulière.
96 -
97 -== Informations sur les parties prenantes ==
98 -
99 -* **Donateur ou vendeur**
100 -* **Musée**
101 -* **Service acquéreur**
102 -* **Commune du musée**
103 -
104 -== Informations financières ==
105 -
106 -* **Prix global d’acquisition** (si applicable)
107 -
108 -== Informations contractuelles ==
109 -
110 -* **Type d’acte** d'acquisition (ex. : lettre de don, acte notarié…)
111 -* **Référence et date de signature** de l'acte
112 -* **Subventions ou co-financements éventuels**
113 -
114 -
115 -
116 116  L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
117 117  
118 -[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +[[image:1753172339223-441.png]]Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
119 119  
79 +[[image:1753172377450-600.png]]
120 120  
121 -= Lier les documents justificatifs =
122 -
123 -Il est recommandé d’enrichir la notice d’entrée avec des **liens vers des notices documentaires** (ex. : dans les tables Archives ou Autres documents), pour y associer :
124 -
125 -* Lettres de don
126 -* Factures
127 -* Conventions
128 -* Actes notariés, etc.
129 -
130 -[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 -
132 132  = Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
133 133  
134 -Si l’acquisition est soumise à une **commission**, le champ //État d’avancement de la saisie// permet de suivre l’évolution du dossier.
83 +En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
135 135  
136 -Trois valeurs sont disponibles :
85 +Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
137 137  
138 -* **Attente validation proposition** : le dossier est en cours d’instruction.
139 -* **Accepté** : la commission a validé l’acquisition.
140 -* **Refusé** : la commission a émis un avis défavorable.
87 +Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
141 141  
142 -Ce suivi facilite la gestion des dossiers en amont des commissions, ainsi que la production de synthèses préparatoire
89 +* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
90 +* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
91 +* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
143 143  
144 -[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
94 +
95 +[[image:1753172725352-768.png]]
145 145  )))
146 146  )))|(% style="width:300px" %)(((
147 147  (% class="box" %)
... ... @@ -154,11 +154,6 @@
154 154  (% class="box" %)
155 155  (((
156 156  **Aller plus loin**
157 -
158 -* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||target="_blank"]]
159 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
160 -* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
161 -* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
162 162  )))
163 163  )))
164 164  
1754667868595-480.png
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