Modifications pour le document Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition

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Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -1,12 +1,21 @@
	1	+ (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
	2	+
1	1	|(% style="width:840px" %)(((
2		-= Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition =
	4	+(% class="box" %)
	5	+(((
	6	+Une **acquisition** correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement. La saisie d’une entrée de type Acquisition est une **étape essentielle** : elle permet de garantir la traçabilité juridique et administrative des objets et conditionne leur **intégration au registre des biens affectés aux collections**.
	7	+Elle doit être réalisée avec rigueur, en respectant les formats de numérotation recommandés et en renseignant précisément les informations contractuelles, financières et institutionnelles liées à l’acte d’acquisition.
	8	+)))
3	3
	10	+(((
	11	+= Définition =
	12	+
4	4	Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
5	5
6	6	**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
7	7	Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
8	8
9		-== Choix de la grille de saisie ==
	18	+= Choix de la grille de saisie =
10	10
11	11	Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
12	12
...	...	@@ -15,19 +15,25 @@
15	15	* **Grille "Registre – Acquisition"** :
16	16	Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
17	17
18		-[[image:1753169663686-440.png]]**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
	27	+[[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	28	+
	29	+
	30	+(% class="box warningmessage" %)
	31	+(((
	32	+**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
19	19	**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
20	20	Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
21	21	Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
22	22	**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
	37	+)))
23	23
24		-== Renseigner le numéro d'entrée ==
	39	+= Renseigner le numéro d'entrée =
25	25
26	26	Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
27	27
28	28	**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
29	29
30		-=== Génération standard du numéro d’entrée ===
	45	+== Génération standard du numéro d’entrée ==
31	31
32	32	Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
33	33
...	...	@@ -38,17 +38,17 @@
38	38
39	39	>Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
40	40
41		-[[image:1753170693476-723.png]]
	56	+[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42	42
43		-=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
	58	+== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ==
44	44
45	45	Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
46	46
47	47	**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
48	48
49		-[[image:1753171056829-854.png]]
	64	+[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50	50
51		-== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
	66	+= Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? =
52	52
53	53	Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
54	54
...	...	@@ -66,12 +66,15 @@
66	66
67	67	L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
68	68
69		-[[image:1753172339223-441.png]]Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
	84	+[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70	70
71		-[[image:1753172377450-600.png]]
72	72
73		-== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
	87	+Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
74	74
	89	+[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	90	+
	91	+= Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
	92	+
75	75	En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
76	76
77	77	Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
...	...	@@ -84,7 +84,25 @@
84	84
85	85	Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
86	86
87		-[[image:1753172725352-768.png]]
88		-)))|(% style="width:300px" %)
	105	+[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	106	+)))
	107	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	108	+(% class="box" %)
	109	+(((
	110	+**Sommaire**
89	89
	112	+{{toc depth="2" numbered="true"/}}
	113	+)))
	114	+
	115	+(% class="box" %)
	116	+(((
	117	+**Aller plus loin**
	118	+
	119	+* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||target="_blank"]]
	120	+* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
	121	+* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
	122	+* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
	123	+)))
	124	+)))
	125	+
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