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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition
1 +Renseigner une entrée de type nouvelle acquisition
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,90 +1,165 @@
1 + (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2 +
1 1  |(% style="width:840px" %)(((
2 -= Renseigner une entrée pour une nouvelle acquisition =
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Une entrée de type **Acquisition **correspond à l’intégration définitive d’un ou plusieurs biens dans les collections de l’établissement.
3 3  
4 -Une entrée de type **Acquisition** est utilisée pour documenter tout acte d’intégration **définitive** d’un bien dans les collections, que ce soit par **achat, don, legs, saisie, etc.**
8 +Sa saisie est une étape essentielle dans la gestion réglementaire, juridique et administrative des collections.
5 5  
6 -**Ce type d’entrée signifie que le bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement**, et qu’il est juridiquement affecté à ses collections.
7 -Elle constitue à ce titre un **prérequis obligatoire** pour rattacher un bien patrimonial au **registre des biens affectés aux collections**, conformément aux exigences réglementaires du Service des musées de France.
10 +Elle permet notamment d’assurer la traçabilité de l’acte d’acquisition et conditionne l’intégration des biens au registre des biens affectés.
11 +)))
8 8  
9 -== Choix de la grille de saisie ==
13 +(((
14 += Comprendre ce type d'entrée =
10 10  
16 +L’entrée **Acquisition **est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.
17 +
18 +Cela inclut, par exemple :
19 +
20 +* un achat,
21 +* un don,
22 +* un legs,
23 +* une saisie, etc.
24 +
25 +C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).
26 +
27 += Choisir la grille de saisie =
28 +
11 11  Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :
12 12  
13 -* **Grille "Acquisition – complète"** :
14 -Permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
15 -* **Grille "Registre – Acquisition"** :
16 -Se concentre sur les **champs requis pour l’édition du registre réglementaire**, avec une identification claire des champs obligatoires.
31 +* **Grille "Acquisition – complète"** : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
32 +* **Grille "Registre – Acquisition"** : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.
17 17  
18 -[[image:1753169663686-440.png]]**Attention à bien choisir sa grille de saisie**
19 -**Le choix de la grille est important**, car il **conditionne les champs visibles et accessibles** dans le formulaire.
20 -Mais surtout : **chaque grille est liée à un type d’entrée spécifique**.
21 -Par exemple, une grille de type **Dépôt** ne fera pas apparaître les mêmes champs qu’une grille d’**Acquisition** : vous ne saisirez pas les mêmes informations selon qu’un bien est **définitivement acquis** ou **reçu temporairement**.
22 -**Le champ “Type d’origine” est automatiquement renseigné en fonction de la grille sélectionnée**. Il ne faut pas le modifier manuellement, afin d’assurer la cohérence entre la grille utilisée et la nature juridique de l’entrée.
34 +[[Choix de la grille de saisie>>image:1753169663686-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 23  
24 -== Renseigner le numéro d'entrée ==
25 25  
26 -Le **numéro d’entrée** est un identifiant unique attribué à chaque acte d’entrée dans les collections. Il permet d’assurer la traçabilité administrative, réglementaire et historique du lot de biens concernés.
37 +(% class="box warningmessage" %)
38 +(((
39 +**Important**
40 +Le choix de la grille **conditionne les champs visibles** dans le formulaire.
27 27  
28 -**La combinaison du champ “Numéro d’entrée” et du “Préfixe musée” doit être unique** dans l’ensemble de la base Flora.
42 +Le champ //Type d’origine// est automatiquement renseigné selon la grille choisie et ne doit pas être modifié manuellement pour garantir la cohérence de l’entrée.
29 29  
30 -=== Génération standard du numéro d’entrée ===
44 +Par exemple, une **grille de type Dépôt** n’affichera pas les mêmes champs qu’une **grille de type Acquisition**, car les informations attendues diffèrent selon que le bien est **reçu temporairement** ou **intégré définitivement** aux collections.
31 31  
32 -Par défaut, le champ **« Numéro d’entrée »** est **automatiquement généré** à partir de la concaténation de deux champs spécifiques, conformément aux recommandations du **Service des musées de France (SMF)** :
46 +Le champ **« Type d’origine »** est automatiquement renseigné en fonction de la grille choisie.
47 +**Ne le modifiez pas manuellement** : cela garantirait une incohérence entre la grille utilisée et le cadre juridique de l’entrée.
48 +)))
33 33  
34 -* **Année d’inscription au registre** (année de l’acte d’acquisition),
35 -* **Numéro de lot** (ordre chronologique des acquisitions dans l’année).
50 += Renseigner le numéro d'entrée =
36 36  
37 -Ce format correspond aux normes utilisées pour définir le **numéro d’inventaire**, ce qui facilite l’alignement avec les registres réglementaires.
52 +Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.
38 38  
39 ->Exemple : Pour la 4eme acquisition de 2025 :
54 +La combinaison du **numéro d’entrée** et du **préfixe musée** doit être **unique dans toute la base Flora**, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.
40 40  
41 -[[image:1753170693476-723.png]]
56 +== Format standard recommandé ==
42 42  
43 -=== Utilisation du champ « Numéro d’entrée manuel » ===
58 +Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)  :
44 44  
45 -Si vous ne souhaitez **pas appliquer la logique de numérotation standard recommandée par le SMF** (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
60 +* **Année d’inscription au registre **: année d’inscription au registre,
61 +* **Numéro de lot** : ordre chronologique dans l’année.
46 46  
47 -**Ce champ écrase automatiquement la valeur générée dans le champ « Numéro d’entrée »**, qui prendra alors la valeur saisie manuellement.
48 48  
49 -[[image:1753171056829-854.png]]
50 50  
51 -== Quelles informations renseigner pour une acquisition dans Flora ? ==
65 +1. **Reportez l’année** dans le champs année Inscr. Registre
66 +1. le **numéro de la commission **dans Numéro de lot
67 +1. Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le **numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission**, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition dans numéro d'entrée manuel.
52 52  
53 -Lors de la saisie d’une entrée de type **Acquisition**, plusieurs champs permettent de qualifier précisément l’acte juridique, administratif et financier lié à l’intégration du lot dans les collections.
69 +>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot
54 54  
55 -Il est essentiel de renseigner la **date d’acquisition**, c’est-à-dire la date à laquelle le propriétaire a décidé de céder le bien à l’établissement. Cette date ne doit pas être confondue avec la //date d’affectation// ou la //date d’entrée matérielle// renseignées dans la notice de bien.
71 +[[Génération automatique du numéro d'entrée>>image:1753170693476-723.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 -Le **mode d’acquisition** (achat, don, legs, etc.) précise la nature de la cession. Les champs relatifs au **donateur** ou au **vendeur**, ainsi que ceux concernant le **musée acquéreur**, le **service acquéreur** ou la **commune du musée**, permettent d’identifier clairement les parties impliquées dans l’opération.
73 +>(% class="small" %)Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2
58 58  
59 -Le **nombre d’objets** doit également être précisé : ce champ permet d’indiquer combien de biens sont concernés par l’entrée. Il s’agit d’une information importante pour évaluer l’ampleur du lot documenté.
60 60  
61 -Si l’acquisition a donné lieu à un paiement, le **prix d’acquisition** peut être indiqué, dans l'entrée il s’agit du montant global pour l’ensemble du lot, et non d’une valeur objet par objet.
76 +[[Génération du numéro d'entrée en cas de plusieurs acquisitions relevant d'agents d'acquisition différents>>image:1754667868595-480.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 -Les éléments contractuels doivent également être renseignés : **type d’acte d’acquisition** (achat notarié, lettre de don, etc.), **référence de l’acte**, et **date de signature**. S’il y a eu mobilisation de subventions ou de financements extérieurs, la **mention des concours publics** permet de signaler les co-financeurs ou les dispositifs d’aide.
78 +== Numérotation personnalisée ==
64 64  
65 -Enfin, le **statut juridique** du bien doit être précisé pour indiquer si l’établissement en est pleinement propriétaire ou si des conditions particulières s’appliquent.
80 +Si vous ne souhaitez **pas appliquer la numérotation standard recommandée **(héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ **« Numéro d’entrée (manuel) »**.
66 66  
82 +Celui-ci remplace la valeur générée automatiquement.
83 +
84 +[[Utilisation du champ numéro d'entrée manuel>>image:1753171056829-854.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 +
86 += Renseigner les informations d’acquisition =
87 +
88 +Plusieurs champs permettent de documenter précisément l’acte :
89 +
90 +== Informations essentielles ==
91 +
92 +* **Date d’acquisition** : date de cession du bien à l’établissement. Ne pas confondre avec la date d'affectation ou la date d’entrée physique dans le musée.
93 +* **Mode d’acquisition** : achat, don, legs, etc.
94 +* **Nombre d’objets** : nombre de biens concernés par l’entrée.
95 +* **Statut juridique** : plein droit de propriété ou condition particulière.
96 +
97 +== Informations sur les parties prenantes ==
98 +
99 +* **Donateur ou vendeur**
100 +* **Musée**
101 +* **Service acquéreur**
102 +* **Commune du musée**
103 +
104 +== Informations financières ==
105 +
106 +* **Prix global d’acquisition** (si applicable)
107 +
108 +== Informations contractuelles ==
109 +
110 +* **Type d’acte** d'acquisition (ex. : lettre de don, acte notarié…)
111 +* **Référence et date de signature** de l'acte
112 +* **Subventions ou co-financements éventuels**
113 +
114 +
115 +
67 67  L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.
68 68  
69 -[[image:1753172339223-441.png]]Enfin, la notice d’entrée peut être enrichie par des **liens vers d’autres notices documentaires**, notamment dans les tables **Archives** ou **Autres documents**, afin d’y **associer les pièces justificatives** de l’acquisition (actes, conventions, lettres, factures, etc.).
118 +[[Exemples de champs disponibles>>image:1753172339223-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
71 -[[image:1753172377450-600.png]]
72 72  
73 -== Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition ==
121 += Lier les documents justificatifs =
74 74  
75 -En lien avec la gestion des **commissions d’acquisition**, Flora permet de suivre l’état d’un dossier **avant ou après la décision de la commission** grâce au champ **« État d’avancement de la saisie »** présent dans la notice d’entrée.
123 +Il est recommandé d’enrichir la notice d’entrée avec des **liens vers des notices documentaires** (ex. : dans les tables Archives ou Autres documents), pour y associer :
76 76  
77 -Ce champ est particulièrement utile si les entrées sont saisies **en amont des commissions** : il permet de documenter le statut du dossier au fil de son instruction.
125 +* Lettres de don
126 +* Factures
127 +* Conventions
128 +* Actes notariés, etc.
78 78  
79 -Trois valeurs peuvent être sélectionnées :
130 +[[Champs de liens documentaires>>image:1753172377450-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 -* **Attente validation proposition **: le dossier a été préparé et transmis, en attente d’un avis de la commission.
82 -* **Accepté** : indique que la commission a validé l’acquisition.
83 -* **Refusé** : indique que la commission a rendu un avis défavorable.
132 += Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition =
84 84  
85 -Ce suivi interne facilite le traitement en lot, l’édition de synthèses préparatoires et la traçabilité des décisions.
134 +Si l’acquisition est soumise à une **commission**, le champ //État d’avancement de la saisie// permet de suivre l’évolution du dossier.
86 86  
87 -[[image:1753172725352-768.png]]
88 -)))|(% style="width:300px" %)
136 +Trois valeurs sont disponibles :
89 89  
138 +* **Attente validation proposition** : le dossier est en cours d’instruction.
139 +* **Accepté** : la commission a validé l’acquisition.
140 +* **Refusé** : la commission a émis un avis défavorable.
141 +
142 +Ce suivi facilite la gestion des dossiers en amont des commissions, ainsi que la production de synthèses préparatoire
143 +
144 +[[Champ de suivi>>image:1753172725352-768.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +)))
146 +)))|(% style="width:300px" %)(((
147 +(% class="box" %)
148 +(((
149 +**Sommaire**
150 +
151 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
152 +)))
153 +
154 +(% class="box" %)
155 +(((
156 +**Aller plus loin**
157 +
158 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome||target="_blank"]]
159 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
160 +* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome||target="_blank"]]
161 +* [[Gérer les registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome||target="_blank"]]
162 +)))
163 +)))
164 +
90 90  
1754667868595-480.png
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