Comprendre ce type d'entrée

L’entrée Acquisition est utilisée pour documenter tout acte par lequel un bien devient la propriété pleine et entière de l’établissement (juridiquement affecté à ses collections), à titre définitif.

Cela inclut, par exemple :

• un achat,
• un don,
• un legs,
• une saisie, etc.

C’est un prérequis obligatoire pour rattacher un bien patrimonial au registre des biens affectés, conformément aux exigences réglementaire du Service des musées de France (SMF).

Choisir la grille de saisie

Lors de la création d’une entrée de type Acquisition, deux grilles sont proposées en standard :

• Grille "Acquisition – complète" : permet de renseigner l’ensemble des informations contextuelles, administratives et juridiques liées à l’acte d’acquisition.
• Grille "Registre – Acquisition" : plus synthétique, elle se concentre sur les champs requis pour l’édition du registre réglementaire.

Renseigner le numéro d'entrée

Le numéro d’entrée identifie de manière unique chaque acte d’intégration dans les collections. Il est essentiel pour garantir la traçabilité administrative, historique et réglementaire.

La combinaison du numéro d’entrée et du préfixe musée doit être unique dans toute la base Flora, afin de garantir l’identification sans ambiguïté de chaque acte d’entrée.

Format standard recommandé

Par défaut, Flora génère automatiquement le numéro d’entrée à partir de deux champs, conformément aux recommandations du Service des musées de France (SMF)   :

• Année d’inscription au registre : année d’inscription au registre,
• Numéro de lot : ordre chronologique dans l’année.

1. Reportez l’année dans le champs année Inscr. Registre
2. le numéro de la commission dans Numéro de lot
3. Si les acquisitions relèvent de plusieurs agents d'acquisition, on indiquera le numéro d’ordre de l’acquisition dans cette commission, précédé de l'année et du numéro d'acquisition sous le format aaaa.n°commission.n°acquisition dans numéro d'entrée manuel.

Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025 avec un seul lot

Exemple : Pour la 4e commission de l'année 2025, lot 2 : 2025.4.2

Numérotation personnalisée

Si vous ne souhaitez pas appliquer la numérotation standard recommandée (héritage de registres papier, ancienne numérotation, conventions internes etc.),  vous pouvez renseigner un numéro libre dans le champ « Numéro d’entrée (manuel) ».

Celui-ci remplace la valeur générée automatiquement.

Renseigner les informations d’acquisition

Plusieurs champs permettent de documenter précisément l’acte :

Informations essentielles

• Date d’acquisition : date de cession du bien à l’établissement. Ne pas confondre avec la date d'affectation ou la date d’entrée physique dans le musée.
• Mode d’acquisition : achat, don, legs, etc.
• Nombre d’objets : nombre de biens concernés par l’entrée.
• Statut juridique : plein droit de propriété ou condition particulière.

Informations sur les parties prenantes

• Donateur ou vendeur
• Musée
• Service acquéreur
• Commune du musée

Informations financières

• Prix global d’acquisition (si applicable)

Informations contractuelles

• Type d’acte d'acquisition (ex. : lettre de don, acte notarié…)
• Référence et date de signature de l'acte
• Subventions ou co-financements éventuels

L’ensemble de ces informations permet d’assurer la conformité réglementaire de l’entrée et de garantir la traçabilité de l’acte d’acquisition dans le temps.

Lier les documents justificatifs

Il est recommandé d’enrichir la notice d’entrée avec des liens vers des notices documentaires (ex. : dans les tables Archives ou Autres documents), pour y associer :

• Lettres de don
• Factures
• Conventions
• Actes notariés, etc.

Suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition

Si l’acquisition est soumise à une commission, le champ État d’avancement de la saisie permet de suivre l’évolution du dossier.

Trois valeurs sont disponibles :

• Attente validation proposition : le dossier est en cours d’instruction.
• Accepté : la commission a validé l’acquisition.
• Refusé : la commission a émis un avis défavorable.

Ce suivi facilite la gestion des dossiers en amont des commissions, ainsi que la production de synthèses préparatoire