À quoi servent les entrées ?

Les entrées permettent de formaliser tout acte d’intégration d’un ou plusieurs biens dans les collections, qu’il s’agisse :

• d’un achat,
• d’un don,
• d’un legs,
• d’un dépôt,
• d’un transfert,
• d’une saisie,
• d'une provenance inconnue,
• ou d’un inventaire rétrospectif (pour des biens déjà présents mais non encore enregistrés).

Chaque notice d’entrée consigne l’arrivée (réelle ou constatée a posteriori) d’un bien dans le périmètre de gestion du musée.
Une notice d’entrée est indispensable dès qu’un ou plusieurs biens sont intégrés ou régularisés, même lorsque les informations disponibles sont partielles ou issues d’un inventaire ancien.

Cette intégration peut être provisoire ou définitive, gratuite ou onéreuse, documentée ou supposée.

Les entrées concernent donc tous les contextes dans lesquels un bien est intégré, reconnu ou régularisé dans les collections, et permettent d’en assurer le suivi :

• administratif,
• juridique,
• documentaire,
• réglementaire.

Ces notices jouent un rôle essentiel pour :

• Identifier ou reconstituer l’origine d’un bien, même partielle ou hypothétique,
• Qualifier le type d’entrée (acquisition, don, dépôt, origine inconnue, etc.),
• Conserver les références légales ou internes (numéro d’acte, convention...),
• Associer les objets concernés à un acte ou à un constat d’intégration,
• Garantir la conformité aux exigences réglementaires, notamment en vue d’un récolement ou d’une inscription dans les registres officiels.

Exemples d'usage :Un vase acheté auprès d’un antiquaire → lié à une entrée de type "Acquisition - Achat".
Un tableau offert par un mécène → lié à une entrée de type "Acquisition - Don".
Une collection confiée en prêt de longue durée par un autre musée → liée à une entrée de type "Dépôt".
Un bien transféré d’une autre institution publique → liée à une entrée de type "Transfert".
Un objet trouvé dans les réserves, sans origine connue → lié à une entrée de type "Origine inconnue".
Une sculpture ancienne jamais enregistrée, intégrée lors d’un récolement → liée à une entrée de type "Inventaire rétrospectif".

Comment créer une notice Entrée ?

Depuis la table Entrées

Cliquez sur l'icône de création

Depuis le tableau de bord

 Cliquez sur l'icône de création

A la volée depuis une notice principale

Cliquez sur l'icône de création à coté du champ de lien.

Une fois la notice créée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice principale que vous étiez en train de compléter.
Cette méthode permet de créer une entrée sans interrompre la saisie en cours.

Renseigner et enregistrer la notice

1. Choisir la grille de saisie
2. Remplir les champs de la grille
3. Champ obligatoire : Numéro d'entrée
4. Enregistrer la notice
5. Une fois enregistrée, la notice devient disponible dans tous les formulaires liés.

Lier une entrée à un bien

Créer un bien depuis l'entrée

Depuis une notice d’entrée enregistrée, vous pouvez créer directement une ou plusieurs notices de biens rattachées.

Cette méthode permet d’assurer un lien cohérent et fiable entre le bien et son acte d’entrée.

1. Accéder à la notice d’entrée : accédez à la notice d’entrée (acquisition, dépôt, etc.) depuis la table Entrées ou via une recherche.
2. Cliquer sur l’icône de création de bien : dans la barre d’outils de la notice, cliquez sur l’icône.
3. Choisir la grille de saisie de création du bien
4. Compléter la notice de bien : les champs suivants sont automatiquement pré-remplis à partir de la notice d’entrée ; ces éléments garantissent la cohérence entre le bien et son acte d’entrée, et permettent un gain de temps en évitant toute ressaisie. :

• Entrée : le lien avec la notice d’entrée est établi (champ déjà rempli),
• Numéro d’entrée : repris du numéro d'entrée de la notice entrée,
• Préfixe musée : hérité de la notice d’entrée,
• Statut juridique : copié automatiquement selon la valeur définie dans l’entrée.

5. Compléter le numéro d’inventaire, généré automatiquement à partir du numéro d’entrée (ex : 1996.10 → à compléter en 1996.10.1)
6. Finaliser la saisie du bien (titre, description, datation, etc.).
7. Enregistrer : le bien est alors visible depuis la notice d’entrée, dans le champ “Biens liés”.

Lier une entrée existante depuis un bien

Il est possible de lier un bien à une entrée existante directement depuis sa notice, en utilisant le champ de lien dédié. Cette méthode permet d’assurer la cohérence documentaire même lorsque le bien est créé indépendamment de son acte d’entrée.

1. Accéder à la notice de bien concernée
2. Localiser le champ Entrée dans le formulaire
3. Cliquer sur l’icône de recherche (loupe) : une fenêtre de sélection s’ouvre : utilisez les filtres pour rechercher la notice d’entrée existante
4. Sélectionner une notice d’entrée existante via les filtres de recherche : 
5. Valider : le lien est automatiquement établi.