La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour garantir :
une gestion fiable,
une traçabilité réglementaire,
une valorisation cohérente des collections dans Flora.
Certains champs sont structurants : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses et l’affichage correct des données dans les exports, éditions et interfaces publiques.
Cette page détaille les champs à ne pas négliger, leur rôle, les bonnes pratiques de saisie et les erreurs à éviter, afin d'obtenir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires.
Préfixe et numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée
Préfixe : différencie les inventaires de plusieurs musées ou ensembles dans une même base. Obligatoire.
Numéro d’inventaire : unique pour chaque préfixe, obligatoire.
Couple préfixe + numéro : garantit l’unicité du bien dans la base.
Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire
Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle
Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à des usages différents. Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une cohérence documentaire interne et une conformité aux exigences nationales (notamment pour l’export vers POP).
Bonnes pratiques
Domaine SMF = cadre normatif national.
Domaine musée = cadre interne, souple.
Remplir d’abord le Domaine SMF, puis compléter si besoin avec le Domaine musée.
Ne pas dupliquer une valeur identique dans les deux champs.
Domaine SMF (Service des Musées de France)
Thésaurus contrôlé national.
Sert aux normes nationales de description (export POP).
Plusieurs valeurs possibles (support, fonction, discipline, culture…).
Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
Domaine musée
Thésaurus local, adapté aux besoins internes.
Complète le Domaine SMF pour affiner le classement.
Données exportées vers POP comme valeur complémentaire.
Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout
Le bloc Création – Exécution permet de saisir les informations relatives à la création du bien, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
Ce bloc est répétable autant de fois que nécessaire : chaque itération correspond à un seul type de relation entre le bien et ses auteurs, datations ou éléments de genèse. Tous les champs saisis dans un bloc donné doivent être homogènes et cohérents avec ce type défini.
Bonnes pratiques
Créer un bloc distinct par type de relation (ex. : une pour la création, une autre pour une attribution).
Saisir dans chaque bloc uniquement les éléments liés à ce type : auteurs, dates, genèse, etc.
Ne pas mélanger dans un même bloc des informations relevant de plusieurs types (ex. création confirmée + attribution).
Multiplier les blocs si nécessaire pour refléter plusieurs hypothèses ou étapes dans la création du bien.
Vérifier que chaque bloc est cohérent et lisible indépendamment, avec un type bien défini.
Exemple d'un bien avec création, exécution et commanditaire :
Le bien dispose de trois types d’informations distinctes liées à sa fabrication :
une création par un auteur inconnu,
une exécution par une imprimerie identifiée,
une commande passée par une compagnie maritime.
Pour structurer correctement ces données dans Flora, le bloc Création-Exécution a été répété trois fois : chaque itération correspond à un seul type (Création, Exécution, Commanditaire), avec ses propres auteurs, fonctions, dates et lieux.
Bloc de type création
Bloc de type exécution
Bloc de type commanditaire
En visualisation de la notice, les informations apparaissent de manière claire et structurée, sans mélange entre les statuts des différents acteurs.
Visualisation de la notice avec les trois types de bloc
À chaque fonction son auteur, à chaque auteur son bloc
Le champ Auteur-exécutant est multivalué, ce qui permet de renseigner plusieurs auteurs dans un même bloc. Cependant, lorsque vous souhaitez préciser la fonction exacte de chacun (ex. : graveur, dessinateur, imprimeur…), il est fortement recommandé de :
dupliquer le bloc "Auteur-exécutant" pour chaque personne,
et lui associer sa fonction propre, sans risque de confusion.
Exemple : une affiche patrimoniale créée par deux personnes ayant chacune un rôle spécifique :
Henri de Toulouse-Lautrec : illustrateur
Léon Choubrac : typographe
Deux blocs "Auteur-exécutant" distincts ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque auteur est associé uniquement à sa propre fonction
Blocs Auteur-Exécutant dupliqué
En visualisation de la notice, les informations apparaissent de manière claire et structurée, sans mélange entre les fonctions des différents auteurs.
Visualisation de la notice avec deux auteurs ayants deux fonctions distinctes
Dates : pensez toujours en début-fin
Pour tous les champs de type datation (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de renseigner à la fois une date de début et une date de fin, même si elles sont identiques.
Cette saisie permet à Flora de traiter correctement les recherches par plage de dates.
Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique
À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc
Le champ Matières est multivalué, ce qui permet de renseigner plusieurs matières dans un même bloc. Cependant, lorsque vous souhaitez préciser la technique de chacune des matières (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de :
dupliquer le bloc "Matières et techniques" pour chaque matière,
et lui associer sa technique propre, sans risque de confusion.
Exemple : une maquette en argent, vermeil et bois.
L'argent et le vermeil sont ciselés
Le bois est gravé
Deux blocs "Matières et techniques" distincts ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matière est associée uniquement à sa propre technique
Exemple de bloc Matières et Techniques dupliqué
En visualisation de la notice, les informations apparaissent de manière claire et structurée, sans mélange entre les techniques des différentes matières.
Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques
Dans certains champs de Flora, une valeur d’affichage est générée automatiquement à partir des données saisies.
Mais lorsque l’utilisateur souhaite personnaliser la façon dont ces informations s’affichent, un champ texte libre est mis à disposition, en complément.
C’est ce champ qui sera alors affiché lors de la visualisation de la notice pour les dates de création, les dates d’utilisation, les dates de collecte et les dates de découverte. En revanche pour les champs Matière/technique et Représentation/décors, l'ensemble des champs (thésaurus et texte) sont affichés.
Cela permet de conserver la structure pour les recherches tout en adaptant la forme pour l’affichage.
Bonnes pratiques
Laisser ce champ vide si l’affichage automatique convient.
L’utiliser uniquement si l’on souhaite modifier la présentation sans changer les données saisies.
Respecter les cohérences de forme (majuscules, ponctuation, chronologie…) pour ne pas nuire à la lisibilité globale.
Ce champ est non structurant : il ne remplace pas les champs normalisés utilisés pour la recherche ou le tri.
Exemple d'utilisation d'un champ texte d'affichage
Exemple d'utilisation du champ Matière/technique (texte)
Exemple d'affichage avec utilisation du champ Matière/technique (texte)
Dimensions : chiffrez juste, précisez ailleurs
La saisie des dimensions dans Flora repose sur un bloc dédié, entièrement structuré autour de champs numériques. Cela permet un traitement fiable des données pour les recherches, mais impose certaines règles de saisie.
Les champs Hauteur, Largeur, Profondeur, etc. sont numériques uniquement : pas de texte ni d’unité à cet endroit.
Pensez à renseigner l’unité de mesure (ex. : cm, mm, g, kg), qui s’applique à toutes les valeurs du bloc.
Si vous devez ajouter un complément textuel, utilisez le champ de précision prévu à cet effet.
Le bloc Dimension est duplicable : vous pouvez créer plusieurs blocs pour décrire différentes typologies de dimensions (ex. : dimensions avec cadre / sans cadre).
Si la dimension ne peut pas être exprimée en chiffres (ex. : taille M, pointure 42, format A4), utilisez le bloc Autre dimension, prévu pour les valeurs textuelles.
Champs de saisie des dimensions
Pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : le bloc-notes
Le bloc-notes est un espace dédié au suivi documentaire et à l’administration de la notice. Il permet de consigner toute information complémentaire utile en interne, sans altérer les données descriptives ou réglementaires du bien. Ce bloc peut aussi servir à partager une consigne, documenter un arbitrage, ou noter une observation provisoire.
Il est duplicable : vous pouvez ajouter plusieurs blocs-notes pour structurer un historique ou différencier les types de remarques.
Le contenu du bloc-notes n’est pas structurant pour la gestion du bien ou les exports. Il ne doit pas contenir des informations qui devraient figurer dans des champs normalisés.
