Code source wiki de Renseigner les champs clés d’une notice Bien
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/09 10:01
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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22.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**(%%) |
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2.1 | 2 | |
| 3 | |||
| 4 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 5 | (% class="box" %) | ||
| 6 | ((( | ||
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24.1 | 7 | La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour garantir : |
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2.1 | 8 | |
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24.1 | 9 | * une gestion fiable, |
| 10 | * une traçabilité réglementaire, | ||
| 11 | * une valorisation cohérente des collections dans Flora. | ||
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2.1 | 12 | |
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24.1 | 13 | Certains champs sont structurants : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses et l’affichage correct des données dans les exports, éditions et interfaces publiques. |
| 14 | |||
| 15 | Cette page détaille les champs à ne pas négliger, leur rôle, les bonnes pratiques de saisie et les erreurs à éviter, afin d'obtenir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires. | ||
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2.1 | 16 | ))) |
| 17 | |||
| 18 | ((( | ||
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24.1 | 19 | = Préfixe et numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée = |
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2.1 | 20 | |
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24.1 | 21 | * **Préfixe** : différencie les inventaires de plusieurs musées ou ensembles dans une même base. Obligatoire. |
| 22 | * **Numéro d’inventaire** : unique pour chaque préfixe, obligatoire. | ||
| 23 | * **Couple préfixe + numéro** : garantit l’unicité du bien dans la base. | ||
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2.1 | 24 | |
| 25 | [[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 26 | |||
| 27 | = Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle = | ||
| 28 | |||
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24.1 | 29 | Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**. |
| 30 | Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP). | ||
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2.1 | 31 | |
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24.1 | 32 | (% class="box successmessage" %) |
| 33 | ((( | ||
| 34 | **Bonnes pratiques** | ||
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2.1 | 35 | |
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24.1 | 36 | * Domaine SMF = cadre normatif national. |
| 37 | * Domaine musée = cadre interne, souple. | ||
| 38 | * Remplir d’abord le Domaine SMF, puis compléter si besoin avec le Domaine musée. | ||
| 39 | * Ne pas dupliquer une valeur identique dans les deux champs. | ||
| 40 | ))) | ||
| 41 | |||
| 42 | **Domaine SMF (Service des Musées de France)** | ||
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| 44 | * **Thésaurus contrôlé national**. | ||
| 45 | * Sert aux normes nationales de description (export POP). | ||
| 46 | * Plusieurs valeurs possibles (support, fonction, discipline, culture…). | ||
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2.1 | 47 | * Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés. |
| 48 | |||
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24.1 | 49 | **Domaine musée** |
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2.1 | 50 | |
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25.1 | 51 | * Thésaurus** local, adapté aux besoins internes.** |
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24.1 | 52 | * Complète le Domaine SMF pour affiner le classement. |
| 53 | * Données exportées vers POP comme valeur complémentaire. | ||
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2.1 | 54 | |
| 55 | >(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF. | ||
| 56 | |||
| |
3.1 | 57 | = Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout = |
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2.1 | 58 | |
| 59 | Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse. | ||
| 60 | |||
| 61 | Ce bloc est **répétable** autant de fois que nécessaire : chaque itération correspond à **un seul type de relation** entre le bien et ses auteurs, datations ou éléments de genèse. Tous les champs saisis dans un bloc donné doivent être **homogènes et cohérents** avec ce type défini. | ||
| 62 | |||
| 63 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 64 | ((( | ||
| 65 | **Bonnes pratiques** | ||
| 66 | |||
| 67 | * Créer **un bloc distinct par type de relation** (ex. : une pour la création, une autre pour une attribution). | ||
| 68 | * Saisir dans chaque bloc **uniquement les éléments liés à ce type** : auteurs, dates, genèse, etc. | ||
| 69 | * Ne pas mélanger dans un même bloc des informations relevant de plusieurs types (ex. création confirmée + attribution). | ||
| 70 | * Multiplier les blocs si nécessaire pour refléter **plusieurs hypothèses ou étapes** dans la création du bien. | ||
| 71 | * Vérifier que chaque bloc est **cohérent et lisible indépendamment**, avec un type bien défini. | ||
| 72 | ))) | ||
| 73 | |||
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5.1 | 74 | >(% class="small" %)Exemple d'un bien avec création, exécution et commanditaire : |
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3.1 | 75 | |
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5.1 | 76 | >(% class="small" %)Le bien dispose de **trois types d’informations distinctes** liées à sa fabrication : |
| 77 | |||
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3.1 | 78 | ((( |
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4.1 | 79 | ((( |
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5.1 | 80 | >(% class="small" %)une **création** par un auteur inconnu, |
| 81 | |||
| 82 | >(% class="small" %)une **exécution** par une imprimerie identifiée, | ||
| 83 | |||
| 84 | >(% class="small" %)une **commande** passée par une compagnie maritime. | ||
| 85 | |||
| 86 | >(% class="small" %)Pour structurer correctement ces données dans Flora, le **bloc Création-Exécution a été répété trois fois** : | ||
| |
4.1 | 87 | >(% class="small" %)chaque itération correspond à **un seul type** (Création, Exécution, Commanditaire), avec ses propres auteurs, fonctions, dates et lieux. |
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3.1 | 88 | ))) |
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2.1 | 89 | |
| 90 | [[Bloc de type création>>image:1753264102881-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 91 | |||
| 92 | |||
| 93 | [[Bloc de type exécution>>image:1753264130960-668.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 94 | |||
| 95 | |||
| 96 | [[Bloc de type commanditaire>>image:1753264165513-746.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 97 | |||
| |
3.1 | 98 | >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les statuts des différents acteurs. |
| |
2.1 | 99 | |
| |
6.1 | 100 | [[Visualisation de la notice avec les trois types de bloc>>image:1753264230554-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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2.1 | 101 | |
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6.1 | 102 | |
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8.1 | 103 | = À chaque fonction son auteur, à chaque auteur son bloc = |
| 104 | ))) | ||
| 105 | |||
| 106 | Le champ **Auteur-exécutant** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs auteurs dans un même bloc**. | ||
| 107 | Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la fonction exacte de chacun** (ex. : graveur, dessinateur, imprimeur…), il est fortement recommandé de : | ||
| 108 | |||
| 109 | 1. **dupliquer le bloc "Auteur-exécutant"** pour chaque personne, | ||
| 110 | 1. et lui associer **sa fonction propre**, sans risque de confusion.(% class="small" %) | ||
| 111 | |||
| |
9.1 | 112 | >(% class="small" %)Exemple : une **affiche patrimoniale** créée par deux personnes ayant chacune un rôle spécifique : |
| 113 | |||
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11.1 | 114 | >(% class="small" %)**Henri de Toulouse-Lautrec : illustrateur** |
| |
9.1 | 115 | |
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11.1 | 116 | >(% class="small" %)**Léon Choubrac : typographe** |
| |
9.1 | 117 | |
| |
25.1 | 118 | >(% class="small" %)Deux **blocs "Auteur-exécutant" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque auteur est **associé uniquement à sa propre fonction** |
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9.1 | 119 | |
| 120 | ((( | ||
| |
8.1 | 121 | [[Blocs Auteur-Exécutant dupliqué>>image:1753265910788-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 122 | |||
| |
9.1 | 123 | >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les fonctions des différents auteurs. |
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8.1 | 124 | |
| 125 | |||
| 126 | [[Visualisation de la notice avec deux auteurs ayants deux fonctions distinctes>>image:1753265968716-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 127 | ))) | ||
| 128 | |||
| |
10.1 | 129 | |
| |
12.1 | 130 | = Dates : pensez toujours en début-fin = |
| 131 | |||
| |
24.1 | 132 | Pour tous les champs de type **datation** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, même si elles sont identiques. |
| |
12.1 | 133 | |
| |
24.1 | 134 | Cette saisie permet à Flora de traiter correctement les recherches par plage de dates. |
| 135 | |||
| |
12.1 | 136 | [[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 137 | |||
| 138 | |||
| |
14.1 | 139 | = À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc = |
| |
12.1 | 140 | |
| 141 | Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**. | ||
| 142 | Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la technique de chacune des matières** (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de : | ||
| 143 | |||
| 144 | 1. **dupliquer le bloc "Matières et techniques"** pour chaque matière, | ||
| 145 | 1. et lui associer **sa technique propre**, sans risque de confusion. | ||
| 146 | |||
| |
13.1 | 147 | >(% class="small" %)Exemple : une **maquette** en argent, vermeil et bois. |
| |
12.1 | 148 | |
| 149 | >(% class="small" %)**L'argent et le vermeil sont ciselés** | ||
| 150 | |||
| 151 | >(% class="small" %)**Le bois est gravé** | ||
| 152 | |||
| |
13.1 | 153 | >(% class="small" %)Deux **blocs "Matières et techniques" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matière est **associée uniquement à sa propre technique** |
| |
12.1 | 154 | |
| 155 | [[Exemple de bloc Matières et Techniques dupliqué>>image:1753272983806-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 156 | |||
| 157 | > | ||
| 158 | >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les techniques des différentes matières. | ||
| 159 | |||
| 160 | [[Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques>>image:1753273078876-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 161 | |||
| 162 | |||
| |
14.1 | 163 | = Champ texte d’affichage : laissez vide, sauf exception = |
| 164 | |||
| 165 | Dans certains champs de Flora, une **valeur d’affichage est générée automatiquement** à partir des données saisies. | ||
| 166 | |||
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24.1 | 167 | Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément. |
| |
14.1 | 168 | |
| |
26.1 | 169 | C’est ce champ qui sera alors affiché lors de la visualisation de la notice pour les dates de création, les dates d’utilisation, les dates de collecte et les dates de découverte. En revanche pour les champs Matière/technique et Représentation/décors, l'ensemble des champs (thésaurus et texte) sont affichés. |
| |
24.1 | 170 | |
| |
14.1 | 171 | Cela permet de conserver la **structure pour les recherches** tout en adaptant la **forme pour l’affichage**. |
| 172 | |||
| 173 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 174 | ((( | ||
| 175 | **Bonnes pratiques** | ||
| 176 | |||
| 177 | * **Laisser ce champ vide** si l’affichage automatique convient. | ||
| 178 | * L’utiliser uniquement si l’on souhaite **modifier la présentation sans changer les données saisies**. | ||
| 179 | * Respecter les **cohérences de forme** (majuscules, ponctuation, chronologie…) pour ne pas nuire à la lisibilité globale. | ||
| 180 | * Ce champ est **non structurant** : il ne remplace pas les champs normalisés utilisés pour la recherche ou le tri. | ||
| |
2.1 | 181 | ))) |
| |
14.1 | 182 | |
| 183 | [[Exemple d'utilisation d'un champ texte d'affichage>>image:1753274183493-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 184 | |||
| |
27.1 | 185 | [[Exemple d'utilisation du champ Matière/technique (texte)>>image:1765270832322-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
14.1 | 186 | |
| |
27.1 | 187 | [[Exemple d'affichage avec utilisation du champ Matière/technique (texte)>>image:1765270761982-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 188 | |||
| |
14.1 | 189 | = Dimensions : chiffrez juste, précisez ailleurs = |
| 190 | |||
| 191 | La saisie des **dimensions** dans Flora repose sur un bloc dédié, entièrement **structuré autour de champs numériques**. | ||
| 192 | Cela permet un traitement fiable des données pour les recherches, mais impose certaines règles de saisie. | ||
| 193 | |||
| 194 | * Les champs **Hauteur, Largeur, Profondeur, etc.** sont **numériques uniquement** : pas de texte ni d’unité à cet endroit. | ||
| 195 | * Pensez à** renseigner l’unité de mesure** (ex. : cm, mm, g, kg), qui s’applique à **toutes les valeurs du bloc**. | ||
| 196 | * Si vous devez ajouter un complément textuel, utilisez le **champ de précision** prévu à cet effet. | ||
| 197 | * Le bloc **Dimension** est **duplicable** : vous pouvez créer plusieurs blocs pour décrire différentes typologies de dimensions (ex. : //dimensions avec cadre// / //sans cadre//). | ||
| 198 | * Si la dimension ne peut pas être exprimée en chiffres (ex. : //taille M//, //pointure 42//, //format A4//), utilisez le bloc **Autre dimension**, prévu pour les **valeurs textuelles**. | ||
| 199 | |||
| 200 | [[Champs de saisie des dimensions>>image:1753274774194-745.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 201 | ))) | ||
| 202 | |||
| 203 | ((( | ||
| |
15.1 | 204 | = Pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : le bloc-notes = |
| |
14.1 | 205 | |
| 206 | Le **bloc-notes** est un espace dédié au **suivi documentaire et à l’administration de la notice**. | ||
| 207 | Il permet de consigner toute **information complémentaire utile en interne**, sans altérer les données descriptives ou réglementaires du bien. Ce bloc peut aussi servir à **partager une consigne**, **documenter un arbitrage**, ou **noter une observation provisoire**. | ||
| 208 | |||
| 209 | Il est **duplicable** : vous pouvez ajouter plusieurs blocs-notes pour structurer un historique ou différencier les types de remarques. | ||
| 210 | |||
| 211 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 212 | ((( | ||
| 213 | Le contenu du bloc-notes **n’est pas structurant** pour la gestion du bien ou les exports. Il ne doit pas contenir des informations qui devraient figurer dans des champs normalisés. | ||
| 214 | ))) | ||
| 215 | |||
| 216 | [[Les champs Bloc-Notes>>image:1753275110206-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 217 | ))) | ||
| |
2.1 | 218 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
| |
14.1 | 219 | (% class="box" %) |
| 220 | ((( | ||
| 221 | **Sommaire** | ||
| 222 | |||
| 223 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| |
2.1 | 224 | ))) |
| 225 | |||
| |
14.1 | 226 | (% class="box" %) |
| 227 | ((( | ||
| 228 | **Aller plus loin** | ||
| 229 | |||
| |
24.1 | 230 | * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] |
| 231 | * [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| 232 | * [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| 233 | * [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| 234 | * [[Documenter un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| |
19.1 | 235 | |
| |
24.1 | 236 | * [[Créer et gérer les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] |
| 237 | * [[Créer et gérer les constats d'état>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| |
14.1 | 238 | ))) |
| 239 | ))) | ||
| 240 | |||
| |
2.1 | 241 |