La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour assurer une gestion fiable, une traçabilité réglementaire et une valorisation cohérente des collections patrimoniales dans Flora.
Certains champs jouent un rôle structurant : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses (récolement, mouvements, registres…), ou encore l’affichage des informations dans les exports, éditions ou interfaces publiques.
Cette page vous guide sur les champs à ne pas négliger, leur fonction, les bonnes pratiques de saisie associées, et les erreurs courantes à éviter. L’objectif : garantir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires de votre établissement.
Préfixe + numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée
Le préfixe permet de différencier les inventaires de plusieurs musées ou ensembles au sein d’une même base Flora. Il doit être saisi systématiquement dans les notices Biens.
Le numéro d’inventaire doit être unique pour chaque préfixe et est obligatoire.
Le couple préfixe + numéro d’inventaire garantit l’unicité du bien dans la base.
Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire
Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle
Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à des usages différents. Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une cohérence documentaire interne et une conformité aux exigences nationales (notamment pour l’export vers POP).
Domaine SMF (Service des Musées de France)
Champ lié à un thésaurus contrôlé.
Utilisé pour répondre aux normes nationales de description.
Permet de caractériser un bien selon un ou plusieurs domaines (support, fonction, discipline, culture...).
Plusieurs domaines peuvent être associés à un même objet.
Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
Domaine musée
Champ lié à un thésaurus local, géré par l’établissement.
Permet de créer sa propre arborescence de domaines, si celle du SMF ne convient pas ou n’est pas assez précise.
Données exportées vers POP en tant que valeur complémentaire.
Utile pour une gestion interne plus fine ou adaptée à la spécificité du fonds.
Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
Bonnes pratiques
Ne pas confondre les deux champs : → Domaine SMF = cadre normatif national (thésaurus fermé) → Domaine musée = cadre local, plus souple
Remplir en priorité le champ Domaine SMF, lorsqu’une ou plusieurs valeurs du thésaurus conviennent.
Compléter avec Domaine musée si nécessaire, pour affiner ou contextualiser le classement.
Ne pas dupliquer la même valeur dans les deux champs sans raison : utilisez Domaine musée pour compléter, pas pour copier.
Utiliser les autres champs spécialisés pour affiner la description (matériaux, dénomination, période, lieu…).
Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout
Le bloc Création – Exécution permet de saisir les informations relatives à la création du bien, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
Ce bloc est répétable autant de fois que nécessaire : chaque itération correspond à un seul type de relation entre le bien et ses auteurs, datations ou éléments de genèse. Tous les champs saisis dans un bloc donné doivent être homogènes et cohérents avec ce type défini.
Bonnes pratiques
Créer un bloc distinct par type de relation (ex. : une pour la création, une autre pour une attribution).
Saisir dans chaque bloc uniquement les éléments liés à ce type : auteurs, dates, genèse, etc.
Ne pas mélanger dans un même bloc des informations relevant de plusieurs types (ex. création confirmée + attribution).
Multiplier les blocs si nécessaire pour refléter plusieurs hypothèses ou étapes dans la création du bien.
Vérifier que chaque bloc est cohérent et lisible indépendamment, avec un type bien défini.
Exemple d'un bien avec création, exécution et commanditaire :
Le bien dispose de trois types d’informations distinctes liées à sa fabrication :
une création par un auteur inconnu,
une exécution par une imprimerie identifiée,
une commande passée par une compagnie maritime.
Pour structurer correctement ces données dans Flora, le bloc Création-Exécution a été répété trois fois : chaque itération correspond à un seul type (Création, Exécution, Commanditaire), avec ses propres auteurs, fonctions, dates et lieux.
Bloc de type création
Bloc de type exécution
Bloc de type commanditaire
En visualisation de la notice, les informations apparaissent de manière claire et structurée, sans mélange entre les statuts des différents acteurs.
Visualisation de la notice avec les trois types de bloc
