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Version 16.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/23 15:09
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**(%%)
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4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (% class="box" %)
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7 La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour assurer une **gestion fiable**, une **traçabilité réglementaire** et une **valorisation cohérente** des collections patrimoniales dans Flora.
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9 Certains champs jouent un rôle structurant : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses ou encore l’affichage des informations dans les exports, éditions ou interfaces publiques.
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11 Cette page vous guide sur les **champs à ne pas négliger**, leur fonction, les **bonnes pratiques de saisie associées**, et les **erreurs courantes à éviter**. L’objectif : garantir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires de votre établissement.
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15 = Préfixe + numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
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17 * Le **préfixe** permet de différencier les inventaires de plusieurs musées ou ensembles au sein d’une même base Flora. Il doit être **saisi systématiquement** dans les notices Biens.
18 * Le **numéro d’inventaire** doit être **unique pour chaque préfixe **et est **obligatoire**.
19 * **Le couple //préfixe + numéro d’inventaire// garantit l’unicité du bien dans la base.**
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21 [[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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23 = Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle =
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25 Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**. Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
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27 **Domaine SMF** (Service des Musées de France)
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29 * Champ lié à un **thésaurus contrôlé**.
30 * Utilisé pour répondre aux **normes nationales** de description.
31 * Permet de caractériser un bien selon un ou plusieurs domaines (support, fonction, discipline, culture...).
32 * Plusieurs domaines peuvent être associés à un même objet.
33 * Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
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35 **Domaine musée **
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37 * Champ lié à un** thésaurus local**, géré par l’établissement.
38 * Permet de **créer sa propre arborescence de domaines**, si celle du SMF ne convient pas ou n’est pas assez précise.
39 * Données exportées vers **POP** en tant que valeur complémentaire.
40 * Utile pour une **gestion interne plus fine ou adaptée** à la spécificité du fonds.
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42 >(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
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46 **Bonnes pratiques**
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48 * **Ne pas confondre** les deux champs :
49 → //Domaine SMF// = cadre normatif national (thésaurus fermé)
50 → //Domaine musée// = cadre local, plus souple
51 * **Remplir en priorité le champ Domaine SMF**, lorsqu’une ou plusieurs valeurs du thésaurus conviennent.
52 * **Compléter avec Domaine musée** si nécessaire, pour affiner ou contextualiser le classement.
53 * Ne pas dupliquer la même valeur dans les deux champs sans raison : utilisez //Domaine musée// pour **compléter**, pas pour **copier**.
54 * Utiliser les autres champs spécialisés pour affiner la description (matériaux, dénomination, période, lieu…).
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57 = Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout =
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59 Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
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61 Ce bloc est **répétable** autant de fois que nécessaire : chaque itération correspond à **un seul type de relation** entre le bien et ses auteurs, datations ou éléments de genèse. Tous les champs saisis dans un bloc donné doivent être **homogènes et cohérents** avec ce type défini.
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65 **Bonnes pratiques**
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67 * Créer **un bloc distinct par type de relation** (ex. : une pour la création, une autre pour une attribution).
68 * Saisir dans chaque bloc **uniquement les éléments liés à ce type** : auteurs, dates, genèse, etc.
69 * Ne pas mélanger dans un même bloc des informations relevant de plusieurs types (ex. création confirmée + attribution).
70 * Multiplier les blocs si nécessaire pour refléter **plusieurs hypothèses ou étapes** dans la création du bien.
71 * Vérifier que chaque bloc est **cohérent et lisible indépendamment**, avec un type bien défini.
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74 >(% class="small" %)Exemple d'un bien avec création, exécution et commanditaire :
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76 >(% class="small" %)Le bien dispose de **trois types d’informations distinctes** liées à sa fabrication :
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80 >(% class="small" %)une **création** par un auteur inconnu,
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82 >(% class="small" %)une **exécution** par une imprimerie identifiée,
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84 >(% class="small" %)une **commande** passée par une compagnie maritime.
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86 >(% class="small" %)Pour structurer correctement ces données dans Flora, le **bloc Création-Exécution a été répété trois fois** :
87 >(% class="small" %)chaque itération correspond à **un seul type** (Création, Exécution, Commanditaire), avec ses propres auteurs, fonctions, dates et lieux.
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90 [[Bloc de type création>>image:1753264102881-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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93 [[Bloc de type exécution>>image:1753264130960-668.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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96 [[Bloc de type commanditaire>>image:1753264165513-746.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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98 >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les statuts des différents acteurs.
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100 [[Visualisation de la notice avec les trois types de bloc>>image:1753264230554-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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103 = À chaque fonction son auteur, à chaque auteur son bloc =
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106 Le champ **Auteur-exécutant** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs auteurs dans un même bloc**.
107 Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la fonction exacte de chacun** (ex. : graveur, dessinateur, imprimeur…), il est fortement recommandé de :
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109 1. **dupliquer le bloc "Auteur-exécutant"** pour chaque personne,
110 1. et lui associer **sa fonction propre**, sans risque de confusion.(% class="small" %)​​​​​​
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112 >(% class="small" %)Exemple : une **affiche patrimoniale** créée par deux personnes ayant chacune un rôle spécifique :
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114 >(% class="small" %)**Henri de Toulouse-Lautrec : illustrateur**
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116 >(% class="small" %)**Léon Choubrac : typographe**
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118 >(% class="small" %)Deux **blocs "Auteur-exécutant" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce blocChaque auteur est **associé uniquement à sa propre fonction**
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121 [[Blocs Auteur-Exécutant dupliqué>>image:1753265910788-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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123 >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les fonctions des différents auteurs.
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126 [[Visualisation de la notice avec deux auteurs ayants deux fonctions distinctes>>image:1753265968716-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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130 = Dates : pensez toujours en début-fin =
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132 Pour tous les champs de type **date avec intervalle** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, **même si elles sont identiques**.
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134 [[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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137 Cette double saisie permet à Flora d’interpréter correctement la date, ce qui est essentiel pour effectuer des **recherches sur des plages de dates.**
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139 = À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc =
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141 Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**.
142 Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la technique de chacune des matières** (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de :
143
144 1. **dupliquer le bloc "Matières et techniques"** pour chaque matière,
145 1. et lui associer **sa technique propre**, sans risque de confusion.
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147 >(% class="small" %)Exemple : une **maquette** en argent, vermeil et bois.
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149 >(% class="small" %)**L'argent et le vermeil sont ciselés**
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151 >(% class="small" %)**Le bois est gravé**
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153 >(% class="small" %)Deux **blocs "Matières et techniques" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matière est **associée uniquement à sa propre technique**
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155 [[Exemple de bloc Matières et Techniques dupliqué>>image:1753272983806-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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157 >
158 >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les techniques des différentes matières.
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160 [[Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques>>image:1753273078876-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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163 = Champ texte d’affichage : laissez vide, sauf exception =
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165 Dans certains champs de Flora, une **valeur d’affichage est générée automatiquement** à partir des données saisies.
166
167 Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément. C’est ce champ qui sera alors utilisé en visualisation de la notice.
168
169 **Champs concernés :**
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171 * **Date de création**, **date d’utilisation**, **date de collecte**, **date de découverte**
172 * **Matières et techniques**, **matières et techniques de garniture**
173 * **Représentations / décors**
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175 Cela permet de conserver la **structure pour les recherches** tout en adaptant la **forme pour l’affichage**.
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177 (% class="box successmessage" %)
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179 **Bonnes pratiques**
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181 * **Laisser ce champ vide** si l’affichage automatique convient.
182 * L’utiliser uniquement si l’on souhaite **modifier la présentation sans changer les données saisies**.
183 * Respecter les **cohérences de forme** (majuscules, ponctuation, chronologie…) pour ne pas nuire à la lisibilité globale.
184 * Ce champ est **non structurant** : il ne remplace pas les champs normalisés utilisés pour la recherche ou le tri.
185 )))
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187 [[Exemple d'utilisation d'un champ texte d'affichage>>image:1753274183493-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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190 = Dimensions : chiffrez juste, précisez ailleurs =
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192 La saisie des **dimensions** dans Flora repose sur un bloc dédié, entièrement **structuré autour de champs numériques**.
193 Cela permet un traitement fiable des données pour les recherches, mais impose certaines règles de saisie.
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195 * Les champs **Hauteur, Largeur, Profondeur, etc.** sont **numériques uniquement** : pas de texte ni d’unité à cet endroit.
196 * Pensez à** renseigner l’unité de mesure** (ex. : cm, mm, g, kg), qui s’applique à **toutes les valeurs du bloc**.
197 * Si vous devez ajouter un complément textuel, utilisez le **champ de précision** prévu à cet effet.
198 * Le bloc **Dimension** est **duplicable** : vous pouvez créer plusieurs blocs pour décrire différentes typologies de dimensions (ex. : //dimensions avec cadre// / //sans cadre//).
199 * Si la dimension ne peut pas être exprimée en chiffres (ex. : //taille M//, //pointure 42//, //format A4//), utilisez le bloc **Autre dimension**, prévu pour les **valeurs textuelles**.
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201 [[Champs de saisie des dimensions>>image:1753274774194-745.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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205 = Pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : le bloc-notes =
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207 Le **bloc-notes** est un espace dédié au **suivi documentaire et à l’administration de la notice**.
208 Il permet de consigner toute **information complémentaire utile en interne**, sans altérer les données descriptives ou réglementaires du bien. Ce bloc peut aussi servir à **partager une consigne**, **documenter un arbitrage**, ou **noter une observation provisoire**.
209
210 Il est **duplicable** : vous pouvez ajouter plusieurs blocs-notes pour structurer un historique ou différencier les types de remarques.
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212 (% class="box warningmessage" %)
213 (((
214 Le contenu du bloc-notes **n’est pas structurant** pour la gestion du bien ou les exports. Il ne doit pas contenir des informations qui devraient figurer dans des champs normalisés.
215 )))
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217 [[Les champs Bloc-Notes>>image:1753275110206-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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219 )))|(% style="width:300px" %)(((
220 (% class="box" %)
221 (((
222 **Sommaire**
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224 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
225 )))
226
227 (% class="box" %)
228 (((
229 **Aller plus loin**
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231 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
232 * [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/]]
233 * [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/D%C3%A9crire%20un%20lot%20ou%20un%20ensemble%20d%E2%80%99objets%20dans%20Flora/]]
234 * [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Localisation/]]
235 * [[Documenter un bien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Documenter%20un%20bien/]]
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