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Version 13.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/23 14:22
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**(%%)
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4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (% class="box" %)
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7 La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour assurer une **gestion fiable**, une **traçabilité réglementaire** et une **valorisation cohérente** des collections patrimoniales dans Flora.
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9 Certains champs jouent un rôle structurant : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses (récolement, mouvements, registres…), ou encore l’affichage des informations dans les exports, éditions ou interfaces publiques.
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11 Cette page vous guide sur les **champs à ne pas négliger**, leur fonction, les **bonnes pratiques de saisie associées**, et les **erreurs courantes à éviter**. L’objectif : garantir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires de votre établissement.
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15 = Préfixe + numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
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17 * Le **préfixe** permet de différencier les inventaires de plusieurs musées ou ensembles au sein d’une même base Flora. Il doit être **saisi systématiquement** dans les notices Biens.
18 * Le **numéro d’inventaire** doit être **unique pour chaque préfixe **et est **obligatoire**.
19 * **Le couple //préfixe + numéro d’inventaire// garantit l’unicité du bien dans la base.**
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21 [[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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23 = Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle =
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25 Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**. Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
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27 **Domaine SMF** (Service des Musées de France)
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29 * Champ lié à un **thésaurus contrôlé**.
30 * Utilisé pour répondre aux **normes nationales** de description.
31 * Permet de caractériser un bien selon un ou plusieurs domaines (support, fonction, discipline, culture...).
32 * Plusieurs domaines peuvent être associés à un même objet.
33 * Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
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35 **Domaine musée **
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37 * Champ lié à un** thésaurus local**, géré par l’établissement.
38 * Permet de **créer sa propre arborescence de domaines**, si celle du SMF ne convient pas ou n’est pas assez précise.
39 * Données exportées vers **POP** en tant que valeur complémentaire.
40 * Utile pour une **gestion interne plus fine ou adaptée** à la spécificité du fonds.
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42 >(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
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46 **Bonnes pratiques**
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48 * **Ne pas confondre** les deux champs :
49 → //Domaine SMF// = cadre normatif national (thésaurus fermé)
50 → //Domaine musée// = cadre local, plus souple
51 * **Remplir en priorité le champ Domaine SMF**, lorsqu’une ou plusieurs valeurs du thésaurus conviennent.
52 * **Compléter avec Domaine musée** si nécessaire, pour affiner ou contextualiser le classement.
53 * Ne pas dupliquer la même valeur dans les deux champs sans raison : utilisez //Domaine musée// pour **compléter**, pas pour **copier**.
54 * Utiliser les autres champs spécialisés pour affiner la description (matériaux, dénomination, période, lieu…).
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57 = Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout =
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59 Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
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61 Ce bloc est **répétable** autant de fois que nécessaire : chaque itération correspond à **un seul type de relation** entre le bien et ses auteurs, datations ou éléments de genèse. Tous les champs saisis dans un bloc donné doivent être **homogènes et cohérents** avec ce type défini.
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65 **Bonnes pratiques**
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67 * Créer **un bloc distinct par type de relation** (ex. : une pour la création, une autre pour une attribution).
68 * Saisir dans chaque bloc **uniquement les éléments liés à ce type** : auteurs, dates, genèse, etc.
69 * Ne pas mélanger dans un même bloc des informations relevant de plusieurs types (ex. création confirmée + attribution).
70 * Multiplier les blocs si nécessaire pour refléter **plusieurs hypothèses ou étapes** dans la création du bien.
71 * Vérifier que chaque bloc est **cohérent et lisible indépendamment**, avec un type bien défini.
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74 >(% class="small" %)Exemple d'un bien avec création, exécution et commanditaire :
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76 >(% class="small" %)Le bien dispose de **trois types d’informations distinctes** liées à sa fabrication :
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80 >(% class="small" %)une **création** par un auteur inconnu,
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82 >(% class="small" %)une **exécution** par une imprimerie identifiée,
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84 >(% class="small" %)une **commande** passée par une compagnie maritime.
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86 >(% class="small" %)Pour structurer correctement ces données dans Flora, le **bloc Création-Exécution a été répété trois fois** :
87 >(% class="small" %)chaque itération correspond à **un seul type** (Création, Exécution, Commanditaire), avec ses propres auteurs, fonctions, dates et lieux.
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90 [[Bloc de type création>>image:1753264102881-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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93 [[Bloc de type exécution>>image:1753264130960-668.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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96 [[Bloc de type commanditaire>>image:1753264165513-746.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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98 >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les statuts des différents acteurs.
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100 [[Visualisation de la notice avec les trois types de bloc>>image:1753264230554-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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103 = À chaque fonction son auteur, à chaque auteur son bloc =
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106 Le champ **Auteur-exécutant** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs auteurs dans un même bloc**.
107 Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la fonction exacte de chacun** (ex. : graveur, dessinateur, imprimeur…), il est fortement recommandé de :
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109 1. **dupliquer le bloc "Auteur-exécutant"** pour chaque personne,
110 1. et lui associer **sa fonction propre**, sans risque de confusion.(% class="small" %)​​​​​​
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112 >(% class="small" %)Exemple : une **affiche patrimoniale** créée par deux personnes ayant chacune un rôle spécifique :
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114 >(% class="small" %)**Henri de Toulouse-Lautrec : illustrateur**
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116 >(% class="small" %)**Léon Choubrac : typographe**
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118 >(% class="small" %)Deux **blocs "Auteur-exécutant" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce blocChaque auteur est **associé uniquement à sa propre fonction**
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121 [[Blocs Auteur-Exécutant dupliqué>>image:1753265910788-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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123 >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les fonctions des différents auteurs.
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126 [[Visualisation de la notice avec deux auteurs ayants deux fonctions distinctes>>image:1753265968716-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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130 = Dates : pensez toujours en début-fin =
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132 Pour tous les champs de type **date avec intervalle** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, **même si elles sont identiques**.
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134 [[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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137 Cette double saisie permet à Flora d’interpréter correctement la date, ce qui est essentiel pour effectuer des **recherches sur des plages de dates.**
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139 = À chaque matière sa technique =
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141 Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**.
142 Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la technique de chacune des matières** (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de :
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144 1. **dupliquer le bloc "Matières et techniques"** pour chaque matière,
145 1. et lui associer **sa technique propre**, sans risque de confusion.
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147 >(% class="small" %)Exemple : une **maquette** en argent, vermeil et bois.
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149 >(% class="small" %)**L'argent et le vermeil sont ciselés**
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151 >(% class="small" %)**Le bois est gravé**
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153 >(% class="small" %)Deux **blocs "Matières et techniques" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matière est **associée uniquement à sa propre technique**
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155 [[Exemple de bloc Matières et Techniques dupliqué>>image:1753272983806-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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157 >
158 >(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les techniques des différentes matières.
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160 [[Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques>>image:1753273078876-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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