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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/09 10:01
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/23 12:20
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien
1 +Renseigner les champs clés d’une notice Bien
Contenu
... ... @@ -1,59 +1,59 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**(%%)
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**(%%)
2 2  
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour assurer une **gestion fiable**, une **traçabilité réglementaire** et une **valorisation cohérente** des collections patrimoniales dans Flora.
7 +La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour garantir :
8 8  
9 -Certains champs jouent un rôle structurant : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses (récolement, mouvements, registres…), ou encore l’affichage des informations dans les exports, éditions ou interfaces publiques.
9 +* une gestion fiable,
10 +* une traçabilité réglementaire,
11 +* une valorisation cohérente des collections dans Flora.
10 10  
11 -Cette page vous guide sur les **champs à ne pas négliger**, leur fonction, les **bonnes pratiques de saisie associées**, et les **erreurs courantes à éviter**. L’objectif : garantir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires de votre établissement.
13 +Certains champs sont structurants : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses et l’affichage correct des données dans les exports, éditions et interfaces publiques.
14 +
15 +Cette page détaille les champs à ne pas négliger, leur rôle, les bonnes pratiques de saisie et les erreurs à éviter, afin d'obtenir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Préfixe + numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
19 += Préfixe et numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
16 16  
17 -* Le **préfixe** permet de différencier les inventaires de plusieurs musées ou ensembles au sein d’une même base Flora. Il doit être **saisi systématiquement** dans les notices Biens.
18 -* Le **numéro d’inventaire** doit être **unique pour chaque préfixe **et est **obligatoire**.
19 -* **Le couple //préfixe + numéro d’inventaire// garantit l’unicité du bien dans la base.**
21 +* **Préfixe** : différencie les inventaires de plusieurs musées ou ensembles dans une même base. Obligatoire.
22 +* **Numéro d’inventaire** : unique pour chaque préfixe, obligatoire.
23 +* **Couple préfixe + numéro** : garantit l’unicité du bien dans la base.
20 20  
21 21  [[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
22 22  
23 23  = Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle =
24 24  
25 -Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**. Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
29 +Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**.
30 +Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
26 26  
27 -**Domaine SMF** (Service des Musées de France)
32 +(% class="box successmessage" %)
33 +(((
34 +**Bonnes pratiques**
28 28  
29 -* Champ lié à un **thésaurus contrôlé**.
30 -* Utilisé pour répondre aux **normes nationales** de description.
31 -* Permet de caractériser un bien selon un ou plusieurs domaines (support, fonction, discipline, culture...).
32 -* Plusieurs domaines peuvent être associés à un même objet.
36 +* Domaine SMF = cadre normatif national.
37 +* Domaine musée = cadre interne, souple.
38 +* Remplir d’abord le Domaine SMF, puis compléter si besoin avec le Domaine musée.
39 +* Ne pas dupliquer une valeur identique dans les deux champs.
40 +)))
41 +
42 +**Domaine SMF (Service des Musées de France)**
43 +
44 +* **Thésaurus contrôlé national**.
45 +* Sert aux normes nationales de description (export POP).
46 +* Plusieurs valeurs possibles (support, fonction, discipline, culture…).
33 33  * Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
34 34  
35 -**Domaine musée **
49 +**Domaine musée**
36 36  
37 -* Champ lié à un** thésaurus local**, géré par l’établissement.
38 -* Permet de **créer sa propre arborescence de domaines**, si celle du SMF ne convient pas ou n’est pas assez précise.
39 -* Données exportées vers **POP** en tant que valeur complémentaire.
40 -* Utile pour une **gestion interne plus fine ou adaptée** à la spécificité du fonds.
51 +* Thésaurus** local, adapté aux besoins internes.**
52 +* Complète le Domaine SMF pour affiner le classement.
53 +* Données exportées vers POP comme valeur complémentaire.
41 41  
42 42  >(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
43 43  
44 -(% class="box successmessage" %)
45 -(((
46 -**Bonnes pratiques**
47 -
48 -* **Ne pas confondre** les deux champs :
49 -→ //Domaine SMF// = cadre normatif national (thésaurus fermé)
50 -→ //Domaine musée// = cadre local, plus souple
51 -* **Remplir en priorité le champ Domaine SMF**, lorsqu’une ou plusieurs valeurs du thésaurus conviennent.
52 -* **Compléter avec Domaine musée** si nécessaire, pour affiner ou contextualiser le classement.
53 -* Ne pas dupliquer la même valeur dans les deux champs sans raison : utilisez //Domaine musée// pour **compléter**, pas pour **copier**.
54 -* Utiliser les autres champs spécialisés pour affiner la description (matériaux, dénomination, période, lieu…).
55 -)))
56 -
57 57  = Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout =
58 58  
59 59  Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
... ... @@ -111,11 +111,11 @@
111 111  
112 112  >(% class="small" %)Exemple : une **affiche patrimoniale** créée par deux personnes ayant chacune un rôle spécifique :
113 113  
114 ->(% class="small" %)**Henri de Toulouse-Lautrec** → illustrateur
114 +>(% class="small" %)**Henri de Toulouse-Lautrec : illustrateur**
115 115  
116 ->(% class="small" %)**Léon Choubrac** → typographe
116 +>(% class="small" %)**Léon Choubrac : typographe**
117 117  
118 ->(% class="small" %)Deux **blocs "Auteur-exécutant" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce blocChaque auteur est **associé uniquement à sa propre fonction**
118 +>(% class="small" %)Deux **blocs "Auteur-exécutant" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque auteur est **associé uniquement à sa propre fonction**
119 119  
120 120  (((
121 121  [[Blocs Auteur-Exécutant dupliqué>>image:1753265910788-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -126,10 +126,116 @@
126 126  [[Visualisation de la notice avec deux auteurs ayants deux fonctions distinctes>>image:1753265968716-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 127  )))
128 128  
129 -
129 +
130 += Dates : pensez toujours en début-fin =
131 +
132 +Pour tous les champs de type **datation** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, même si elles sont identiques.
133 +
134 +Cette saisie permet à Flora de traiter correctement les recherches par plage de dates.
135 +
136 +[[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 +
138 +
139 += À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc =
140 +
141 +Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**.
142 +Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la technique de chacune des matières** (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de :
143 +
144 +1. **dupliquer le bloc "Matières et techniques"** pour chaque matière,
145 +1. et lui associer **sa technique propre**, sans risque de confusion.
146 +
147 +>(% class="small" %)Exemple : une **maquette** en argent, vermeil et bois.
148 +
149 +>(% class="small" %)**L'argent et le vermeil sont ciselés**
150 +
151 +>(% class="small" %)**Le bois est gravé**
152 +
153 +>(% class="small" %)Deux **blocs "Matières et techniques" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matière est **associée uniquement à sa propre technique**
154 +
155 +[[Exemple de bloc Matières et Techniques dupliqué>>image:1753272983806-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 +
157 +>
158 +>(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les techniques des différentes matières.
159 +
160 +[[Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques>>image:1753273078876-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 +
162 +
163 += Champ texte d’affichage : laissez vide, sauf exception =
164 +
165 +Dans certains champs de Flora, une **valeur d’affichage est générée automatiquement** à partir des données saisies.
166 +
167 +Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément.
168 +
169 +C’est ce champ qui sera alors affiché lors de la visualisation de la notice pour les dates de création, les dates d’utilisation, les dates de collecte et les dates de découverte. En revanche pour les champs Matière/technique et Représentation/décors, l'ensemble des champs (thésaurus et texte) sont affichés.
170 +
171 +Cela permet de conserver la **structure pour les recherches** tout en adaptant la **forme pour l’affichage**.
172 +
173 +(% class="box successmessage" %)
174 +(((
175 +**Bonnes pratiques**
176 +
177 +* **Laisser ce champ vide** si l’affichage automatique convient.
178 +* L’utiliser uniquement si l’on souhaite **modifier la présentation sans changer les données saisies**.
179 +* Respecter les **cohérences de forme** (majuscules, ponctuation, chronologie…) pour ne pas nuire à la lisibilité globale.
180 +* Ce champ est **non structurant** : il ne remplace pas les champs normalisés utilisés pour la recherche ou le tri.
130 130  )))
182 +
183 +[[Exemple d'utilisation d'un champ texte d'affichage>>image:1753274183493-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 +
185 +[[Exemple d'utilisation du champ Matière/technique (texte)>>image:1765270832322-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 +
187 +[[Exemple d'affichage avec utilisation du champ Matière/technique (texte)>>image:1765270761982-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 +
189 += Dimensions : chiffrez juste, précisez ailleurs =
190 +
191 +La saisie des **dimensions** dans Flora repose sur un bloc dédié, entièrement **structuré autour de champs numériques**.
192 +Cela permet un traitement fiable des données pour les recherches, mais impose certaines règles de saisie.
193 +
194 +* Les champs **Hauteur, Largeur, Profondeur, etc.** sont **numériques uniquement** : pas de texte ni d’unité à cet endroit.
195 +* Pensez à** renseigner l’unité de mesure** (ex. : cm, mm, g, kg), qui s’applique à **toutes les valeurs du bloc**.
196 +* Si vous devez ajouter un complément textuel, utilisez le **champ de précision** prévu à cet effet.
197 +* Le bloc **Dimension** est **duplicable** : vous pouvez créer plusieurs blocs pour décrire différentes typologies de dimensions (ex. : //dimensions avec cadre// / //sans cadre//).
198 +* Si la dimension ne peut pas être exprimée en chiffres (ex. : //taille M//, //pointure 42//, //format A4//), utilisez le bloc **Autre dimension**, prévu pour les **valeurs textuelles**.
199 +
200 +[[Champs de saisie des dimensions>>image:1753274774194-745.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 +)))
202 +
203 +(((
204 += Pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : le bloc-notes =
205 +
206 +Le **bloc-notes** est un espace dédié au **suivi documentaire et à l’administration de la notice**.
207 +Il permet de consigner toute **information complémentaire utile en interne**, sans altérer les données descriptives ou réglementaires du bien. Ce bloc peut aussi servir à **partager une consigne**, **documenter un arbitrage**, ou **noter une observation provisoire**.
208 +
209 +Il est **duplicable** : vous pouvez ajouter plusieurs blocs-notes pour structurer un historique ou différencier les types de remarques.
210 +
211 +(% class="box warningmessage" %)
212 +(((
213 +Le contenu du bloc-notes **n’est pas structurant** pour la gestion du bien ou les exports. Il ne doit pas contenir des informations qui devraient figurer dans des champs normalisés.
214 +)))
215 +
216 +[[Les champs Bloc-Notes>>image:1753275110206-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 +)))
131 131  )))|(% style="width:300px" %)(((
219 +(% class="box" %)
220 +(((
221 +**Sommaire**
222 +
223 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
224 +)))
225 +
226 +(% class="box" %)
227 +(((
228 + **Aller plus loin**
229 +
230 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
231 +* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
232 +* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
233 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
234 +* [[Documenter un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
132 132  
236 +* [[Créer et gérer les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
237 +* [[Créer et gérer les constats d'état>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
133 133  )))
239 +)))
134 134  
135 135  
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