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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/09 10:01
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/23 14:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Renseigner les champs clés d’une notice Bien
1 +Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,59 +1,59 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**(%%)
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**(%%)
2 2  
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour garantir :
7 +La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour assurer une **gestion fiable**, une **traçabilité réglementaire** et une **valorisation cohérente** des collections patrimoniales dans Flora.
8 8  
9 -* une gestion fiable,
10 -* une traçabilité réglementaire,
11 -* une valorisation cohérente des collections dans Flora.
9 +Certains champs jouent un rôle structurant : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses (récolement, mouvements, registres…), ou encore l’affichage des informations dans les exports, éditions ou interfaces publiques.
12 12  
13 -Certains champs sont structurants : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses et l’affichage correct des données dans les exports, éditions et interfaces publiques.
14 -
15 -Cette page détaille les champs à ne pas négliger, leur rôle, les bonnes pratiques de saisie et les erreurs à éviter, afin d'obtenir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires.
11 +Cette page vous guide sur les **champs à ne pas négliger**, leur fonction, les **bonnes pratiques de saisie associées**, et les **erreurs courantes à éviter**. L’objectif : garantir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires de votre établissement.
16 16  )))
17 17  
18 18  (((
19 -= Préfixe et numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
15 += Préfixe + numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
20 20  
21 -* **Préfixe** : différencie les inventaires de plusieurs musées ou ensembles dans une même base. Obligatoire.
22 -* **Numéro d’inventaire** : unique pour chaque préfixe, obligatoire.
23 -* **Couple préfixe + numéro** : garantit l’unicité du bien dans la base.
17 +* Le **préfixe** permet de différencier les inventaires de plusieurs musées ou ensembles au sein d’une même base Flora. Il doit être **saisi systématiquement** dans les notices Biens.
18 +* Le **numéro d’inventaire** doit être **unique pour chaque préfixe **et est **obligatoire**.
19 +* **Le couple //préfixe + numéro d’inventaire// garantit l’unicité du bien dans la base.**
24 24  
25 25  [[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26 26  
27 27  = Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle =
28 28  
29 -Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**.
30 -Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
25 +Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**. Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
31 31  
32 -(% class="box successmessage" %)
33 -(((
34 -**Bonnes pratiques**
27 +**Domaine SMF** (Service des Musées de France)
35 35  
36 -* Domaine SMF = cadre normatif national.
37 -* Domaine musée = cadre interne, souple.
38 -* Remplir d’abord le Domaine SMF, puis compléter si besoin avec le Domaine musée.
39 -* Ne pas dupliquer une valeur identique dans les deux champs.
40 -)))
41 -
42 -**Domaine SMF (Service des Musées de France)**
43 -
44 -* **Thésaurus contrôlé national**.
45 -* Sert aux normes nationales de description (export POP).
46 -* Plusieurs valeurs possibles (support, fonction, discipline, culture…).
29 +* Champ lié à un **thésaurus contrôlé**.
30 +* Utilisé pour répondre aux **normes nationales** de description.
31 +* Permet de caractériser un bien selon un ou plusieurs domaines (support, fonction, discipline, culture...).
32 +* Plusieurs domaines peuvent être associés à un même objet.
47 47  * Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
48 48  
49 -**Domaine musée**
35 +**Domaine musée **
50 50  
51 -* Thésaurus** local, adapté aux besoins internes.**
52 -* Complète le Domaine SMF pour affiner le classement.
53 -* Données exportées vers POP comme valeur complémentaire.
37 +* Champ lié à un** thésaurus local**, géré par l’établissement.
38 +* Permet de **créer sa propre arborescence de domaines**, si celle du SMF ne convient pas ou n’est pas assez précise.
39 +* Données exportées vers **POP** en tant que valeur complémentaire.
40 +* Utile pour une **gestion interne plus fine ou adaptée** à la spécificité du fonds.
54 54  
55 55  >(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
56 56  
44 +(% class="box successmessage" %)
45 +(((
46 +**Bonnes pratiques**
47 +
48 +* **Ne pas confondre** les deux champs :
49 +→ //Domaine SMF// = cadre normatif national (thésaurus fermé)
50 +→ //Domaine musée// = cadre local, plus souple
51 +* **Remplir en priorité le champ Domaine SMF**, lorsqu’une ou plusieurs valeurs du thésaurus conviennent.
52 +* **Compléter avec Domaine musée** si nécessaire, pour affiner ou contextualiser le classement.
53 +* Ne pas dupliquer la même valeur dans les deux champs sans raison : utilisez //Domaine musée// pour **compléter**, pas pour **copier**.
54 +* Utiliser les autres champs spécialisés pour affiner la description (matériaux, dénomination, période, lieu…).
55 +)))
56 +
57 57  = Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout =
58 58  
59 59  Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
... ... @@ -129,13 +129,13 @@
129 129  
130 130  = Dates : pensez toujours en début-fin =
131 131  
132 -Pour tous les champs de type **datation** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, même si elles sont identiques.
132 +Pour tous les champs de type **date avec intervalle** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, **même si elles sont identiques**.
133 133  
134 -Cette saisie permet à Flora de traiter correctement les recherches par plage de dates.
135 -
136 136  [[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
138 138  
137 +Cette double saisie permet à Flora d’interpréter correctement la date, ce qui est essentiel pour effectuer des **recherches sur des plages de dates.**
138 +
139 139  = À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc =
140 140  
141 141  Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**.
... ... @@ -164,15 +164,13 @@
164 164  
165 165  Dans certains champs de Flora, une **valeur d’affichage est générée automatiquement** à partir des données saisies.
166 166  
167 -Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément.
167 +Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément. C’est ce champ qui sera alors utilisé en visualisation de la notice.
168 168  
169 -C’est ce champ qui sera alors affiché lors de la visualisation de la notice.
170 -
171 171  **Champs concernés :**
172 172  
173 -* Date de création, date d’utilisation, date de collecte, date de découverte
174 -* Matières et techniques, matières et techniques de garniture
175 -* Représentations / décors
171 +* **Date de création**, **date d’utilisation**, **date de collecte**, **date de découverte**
172 +* **Matières et techniques**, **matières et techniques de garniture**
173 +* **Représentations / décors**
176 176  
177 177  Cela permet de conserver la **structure pour les recherches** tout en adaptant la **forme pour l’affichage**.
178 178  
... ... @@ -230,14 +230,11 @@
230 230  (((
231 231   **Aller plus loin**
232 232  
233 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
234 -* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
235 -* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
236 -* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
237 -* [[Documenter un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
238 -
239 -* [[Créer et gérer les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
240 -* [[Créer et gérer les constats d'état>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
231 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
232 +* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/]]
233 +* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/D%C3%A9crire%20un%20lot%20ou%20un%20ensemble%20d%E2%80%99objets%20dans%20Flora/]]
234 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Localisation/]]
235 +* [[Documenter un bien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Documenter%20un%20bien/]]
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