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sur 2025/07/22 17:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Renseigner les champs clés d’une notice Bien
1 +Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,244 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**(%%)
2 -
3 -
4 -|(% style="width:840px" %)(((
5 -(% class="box" %)
6 -(((
7 -La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour garantir :
8 -
9 -* une gestion fiable,
10 -* une traçabilité réglementaire,
11 -* une valorisation cohérente des collections dans Flora.
12 -
13 -Certains champs sont structurants : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses et l’affichage correct des données dans les exports, éditions et interfaces publiques.
14 -
15 -Cette page détaille les champs à ne pas négliger, leur rôle, les bonnes pratiques de saisie et les erreurs à éviter, afin d'obtenir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires.
16 -)))
17 -
18 -(((
19 -= Préfixe et numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
20 -
21 -* **Préfixe** : différencie les inventaires de plusieurs musées ou ensembles dans une même base. Obligatoire.
22 -* **Numéro d’inventaire** : unique pour chaque préfixe, obligatoire.
23 -* **Couple préfixe + numéro** : garantit l’unicité du bien dans la base.
24 -
25 -[[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26 -
27 -= Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle =
28 -
29 -Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**.
30 -Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
31 -
32 -(% class="box successmessage" %)
33 -(((
34 -**Bonnes pratiques**
35 -
36 -* Domaine SMF = cadre normatif national.
37 -* Domaine musée = cadre interne, souple.
38 -* Remplir d’abord le Domaine SMF, puis compléter si besoin avec le Domaine musée.
39 -* Ne pas dupliquer une valeur identique dans les deux champs.
40 -)))
41 -
42 -**Domaine SMF (Service des Musées de France)**
43 -
44 -* **Thésaurus contrôlé national**.
45 -* Sert aux normes nationales de description (export POP).
46 -* Plusieurs valeurs possibles (support, fonction, discipline, culture…).
47 -* Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
48 -
49 -**Domaine musée**
50 -
51 -* Thésaurus** local, adapté aux besoins internes.**
52 -* Complète le Domaine SMF pour affiner le classement.
53 -* Données exportées vers POP comme valeur complémentaire.
54 -
55 ->(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
56 -
57 -= Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout =
58 -
59 -Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
60 -
61 -Ce bloc est **répétable** autant de fois que nécessaire : chaque itération correspond à **un seul type de relation** entre le bien et ses auteurs, datations ou éléments de genèse. Tous les champs saisis dans un bloc donné doivent être **homogènes et cohérents** avec ce type défini.
62 -
63 -(% class="box successmessage" %)
64 -(((
65 -**Bonnes pratiques**
66 -
67 -* Créer **un bloc distinct par type de relation** (ex. : une pour la création, une autre pour une attribution).
68 -* Saisir dans chaque bloc **uniquement les éléments liés à ce type** : auteurs, dates, genèse, etc.
69 -* Ne pas mélanger dans un même bloc des informations relevant de plusieurs types (ex. création confirmée + attribution).
70 -* Multiplier les blocs si nécessaire pour refléter **plusieurs hypothèses ou étapes** dans la création du bien.
71 -* Vérifier que chaque bloc est **cohérent et lisible indépendamment**, avec un type bien défini.
72 -)))
73 -
74 ->(% class="small" %)Exemple d'un bien avec création, exécution et commanditaire :
75 -
76 ->(% class="small" %)Le bien dispose de **trois types d’informations distinctes** liées à sa fabrication :
77 -
78 -(((
79 -(((
80 ->(% class="small" %)une **création** par un auteur inconnu,
81 -
82 ->(% class="small" %)une **exécution** par une imprimerie identifiée,
83 -
84 ->(% class="small" %)une **commande** passée par une compagnie maritime.
85 -
86 ->(% class="small" %)Pour structurer correctement ces données dans Flora, le **bloc Création-Exécution a été répété trois fois** :
87 ->(% class="small" %)chaque itération correspond à **un seul type** (Création, Exécution, Commanditaire), avec ses propres auteurs, fonctions, dates et lieux.
88 -)))
89 -
90 -[[Bloc de type création>>image:1753264102881-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 -
92 -
93 -[[Bloc de type exécution>>image:1753264130960-668.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 -
95 -
96 -[[Bloc de type commanditaire>>image:1753264165513-746.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 -
98 ->(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les statuts des différents acteurs.
99 -
100 -[[Visualisation de la notice avec les trois types de bloc>>image:1753264230554-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 -
102 -
103 -= À chaque fonction son auteur, à chaque auteur son bloc =
104 -)))
105 -
106 -Le champ **Auteur-exécutant** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs auteurs dans un même bloc**.
107 -Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la fonction exacte de chacun** (ex. : graveur, dessinateur, imprimeur…), il est fortement recommandé de :
108 -
109 -1. **dupliquer le bloc "Auteur-exécutant"** pour chaque personne,
110 -1. et lui associer **sa fonction propre**, sans risque de confusion.(% class="small" %)​​​​​​
111 -
112 ->(% class="small" %)Exemple : une **affiche patrimoniale** créée par deux personnes ayant chacune un rôle spécifique :
113 -
114 ->(% class="small" %)**Henri de Toulouse-Lautrec : illustrateur**
115 -
116 ->(% class="small" %)**Léon Choubrac : typographe**
117 -
118 ->(% class="small" %)Deux **blocs "Auteur-exécutant" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce blocChaque auteur est **associé uniquement à sa propre fonction**
119 -
120 -(((
121 -[[Blocs Auteur-Exécutant dupliqué>>image:1753265910788-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 -
123 ->(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les fonctions des différents auteurs.
124 -
125 -
126 -[[Visualisation de la notice avec deux auteurs ayants deux fonctions distinctes>>image:1753265968716-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 -)))
128 -
129 -
130 -= Dates : pensez toujours en début-fin =
131 -
132 -Pour tous les champs de type **datation** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, même si elles sont identiques.
133 -
134 -Cette saisie permet à Flora de traiter correctement les recherches par plage de dates.
135 -
136 -[[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 -
138 -
139 -= À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc =
140 -
141 -Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**.
142 -Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la technique de chacune des matières** (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de :
143 -
144 -1. **dupliquer le bloc "Matières et techniques"** pour chaque matière,
145 -1. et lui associer **sa technique propre**, sans risque de confusion.
146 -
147 ->(% class="small" %)Exemple : une **maquette** en argent, vermeil et bois.
148 -
149 ->(% class="small" %)**L'argent et le vermeil sont ciselés**
150 -
151 ->(% class="small" %)**Le bois est gravé**
152 -
153 ->(% class="small" %)Deux **blocs "Matières et techniques" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matière est **associée uniquement à sa propre technique**
154 -
155 -[[Exemple de bloc Matières et Techniques dupliqué>>image:1753272983806-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 -
157 ->
158 ->(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les techniques des différentes matières.
159 -
160 -[[Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques>>image:1753273078876-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 -
162 -
163 -= Champ texte d’affichage : laissez vide, sauf exception =
164 -
165 -Dans certains champs de Flora, une **valeur d’affichage est générée automatiquement** à partir des données saisies.
166 -
167 -Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément.
168 -
169 -C’est ce champ qui sera alors affiché lors de la visualisation de la notice.
170 -
171 -**Champs concernés :**
172 -
173 -* Date de création, date d’utilisation, date de collecte, date de découverte
174 -* Matières et techniques, matières et techniques de garniture
175 -* Représentations / décors
176 -
177 -Cela permet de conserver la **structure pour les recherches** tout en adaptant la **forme pour l’affichage**.
178 -
179 -(% class="box successmessage" %)
180 -(((
181 -**Bonnes pratiques**
182 -
183 -* **Laisser ce champ vide** si l’affichage automatique convient.
184 -* L’utiliser uniquement si l’on souhaite **modifier la présentation sans changer les données saisies**.
185 -* Respecter les **cohérences de forme** (majuscules, ponctuation, chronologie…) pour ne pas nuire à la lisibilité globale.
186 -* Ce champ est **non structurant** : il ne remplace pas les champs normalisés utilisés pour la recherche ou le tri.
187 -)))
188 -
189 -[[Exemple d'utilisation d'un champ texte d'affichage>>image:1753274183493-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 -
191 -
192 -= Dimensions : chiffrez juste, précisez ailleurs =
193 -
194 -La saisie des **dimensions** dans Flora repose sur un bloc dédié, entièrement **structuré autour de champs numériques**.
195 -Cela permet un traitement fiable des données pour les recherches, mais impose certaines règles de saisie.
196 -
197 -* Les champs **Hauteur, Largeur, Profondeur, etc.** sont **numériques uniquement** : pas de texte ni d’unité à cet endroit.
198 -* Pensez à** renseigner l’unité de mesure** (ex. : cm, mm, g, kg), qui s’applique à **toutes les valeurs du bloc**.
199 -* Si vous devez ajouter un complément textuel, utilisez le **champ de précision** prévu à cet effet.
200 -* Le bloc **Dimension** est **duplicable** : vous pouvez créer plusieurs blocs pour décrire différentes typologies de dimensions (ex. : //dimensions avec cadre// / //sans cadre//).
201 -* Si la dimension ne peut pas être exprimée en chiffres (ex. : //taille M//, //pointure 42//, //format A4//), utilisez le bloc **Autre dimension**, prévu pour les **valeurs textuelles**.
202 -
203 -[[Champs de saisie des dimensions>>image:1753274774194-745.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 -)))
205 -
206 -(((
207 -= Pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : le bloc-notes =
208 -
209 -Le **bloc-notes** est un espace dédié au **suivi documentaire et à l’administration de la notice**.
210 -Il permet de consigner toute **information complémentaire utile en interne**, sans altérer les données descriptives ou réglementaires du bien. Ce bloc peut aussi servir à **partager une consigne**, **documenter un arbitrage**, ou **noter une observation provisoire**.
211 -
212 -Il est **duplicable** : vous pouvez ajouter plusieurs blocs-notes pour structurer un historique ou différencier les types de remarques.
213 -
214 -(% class="box warningmessage" %)
215 -(((
216 -Le contenu du bloc-notes **n’est pas structurant** pour la gestion du bien ou les exports. Il ne doit pas contenir des informations qui devraient figurer dans des champs normalisés.
217 -)))
218 -
219 -[[Les champs Bloc-Notes>>image:1753275110206-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 -)))
221 -)))|(% style="width:300px" %)(((
222 -(% class="box" %)
223 -(((
224 -**Sommaire**
225 -
226 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
227 -)))
228 -
229 -(% class="box" %)
230 -(((
231 - **Aller plus loin**
232 -
233 -* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
234 -* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
235 -* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
236 -* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
237 -* [[Documenter un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
238 -
239 -* [[Créer et gérer les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
240 -* [[Créer et gérer les constats d'état>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
241 -)))
242 -)))
243 -
244 -
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