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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/09 10:01
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/23 15:09
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sur 2025/12/09 09:53
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien
1 +Renseigner les champs clés d’une notice Bien
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,59 +1,59 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**(%%)
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**(%%)
2 2  
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour assurer une **gestion fiable**, une **traçabilité réglementaire** et une **valorisation cohérente** des collections patrimoniales dans Flora.
7 +La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour garantir :
8 8  
9 -Certains champs jouent un rôle structurant : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses ou encore l’affichage des informations dans les exports, éditions ou interfaces publiques.
9 +* une gestion fiable,
10 +* une traçabilité réglementaire,
11 +* une valorisation cohérente des collections dans Flora.
10 10  
11 -Cette page vous guide sur les **champs à ne pas négliger**, leur fonction, les **bonnes pratiques de saisie associées**, et les **erreurs courantes à éviter**. L’objectif : garantir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires de votre établissement.
13 +Certains champs sont structurants : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses et l’affichage correct des données dans les exports, éditions et interfaces publiques.
14 +
15 +Cette page détaille les champs à ne pas négliger, leur rôle, les bonnes pratiques de saisie et les erreurs à éviter, afin d'obtenir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Préfixe + numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
19 += Préfixe et numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
16 16  
17 -* Le **préfixe** permet de différencier les inventaires de plusieurs musées ou ensembles au sein d’une même base Flora. Il doit être **saisi systématiquement** dans les notices Biens.
18 -* Le **numéro d’inventaire** doit être **unique pour chaque préfixe **et est **obligatoire**.
19 -* **Le couple //préfixe + numéro d’inventaire// garantit l’unicité du bien dans la base.**
21 +* **Préfixe** : différencie les inventaires de plusieurs musées ou ensembles dans une même base. Obligatoire.
22 +* **Numéro d’inventaire** : unique pour chaque préfixe, obligatoire.
23 +* **Couple préfixe + numéro** : garantit l’unicité du bien dans la base.
20 20  
21 21  [[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
22 22  
23 23  = Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle =
24 24  
25 -Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**. Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
29 +Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**.
30 +Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
26 26  
27 -**Domaine SMF** (Service des Musées de France)
32 +(% class="box successmessage" %)
33 +(((
34 +**Bonnes pratiques**
28 28  
29 -* Champ lié à un **thésaurus contrôlé**.
30 -* Utilisé pour répondre aux **normes nationales** de description.
31 -* Permet de caractériser un bien selon un ou plusieurs domaines (support, fonction, discipline, culture...).
32 -* Plusieurs domaines peuvent être associés à un même objet.
36 +* Domaine SMF = cadre normatif national.
37 +* Domaine musée = cadre interne, souple.
38 +* Remplir d’abord le Domaine SMF, puis compléter si besoin avec le Domaine musée.
39 +* Ne pas dupliquer une valeur identique dans les deux champs.
40 +)))
41 +
42 +**Domaine SMF (Service des Musées de France)**
43 +
44 +* **Thésaurus contrôlé national**.
45 +* Sert aux normes nationales de description (export POP).
46 +* Plusieurs valeurs possibles (support, fonction, discipline, culture…).
33 33  * Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
34 34  
35 -**Domaine musée **
49 +**Domaine musée**
36 36  
37 -* Champ lié à un** thésaurus local**, géré par l’établissement.
38 -* Permet de **créer sa propre arborescence de domaines**, si celle du SMF ne convient pas ou n’est pas assez précise.
39 -* Données exportées vers **POP** en tant que valeur complémentaire.
40 -* Utile pour une **gestion interne plus fine ou adaptée** à la spécificité du fonds.
51 +* Thésaurus** local, adapté aux besoins internes.**
52 +* Complète le Domaine SMF pour affiner le classement.
53 +* Données exportées vers POP comme valeur complémentaire.
41 41  
42 42  >(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
43 43  
44 -(% class="box successmessage" %)
45 -(((
46 -**Bonnes pratiques**
47 -
48 -* **Ne pas confondre** les deux champs :
49 -→ //Domaine SMF// = cadre normatif national (thésaurus fermé)
50 -→ //Domaine musée// = cadre local, plus souple
51 -* **Remplir en priorité le champ Domaine SMF**, lorsqu’une ou plusieurs valeurs du thésaurus conviennent.
52 -* **Compléter avec Domaine musée** si nécessaire, pour affiner ou contextualiser le classement.
53 -* Ne pas dupliquer la même valeur dans les deux champs sans raison : utilisez //Domaine musée// pour **compléter**, pas pour **copier**.
54 -* Utiliser les autres champs spécialisés pour affiner la description (matériaux, dénomination, période, lieu…).
55 -)))
56 -
57 57  = Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout =
58 58  
59 59  Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
... ... @@ -115,7 +115,7 @@
115 115  
116 116  >(% class="small" %)**Léon Choubrac : typographe**
117 117  
118 ->(% class="small" %)Deux **blocs "Auteur-exécutant" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce blocChaque auteur est **associé uniquement à sa propre fonction**
118 +>(% class="small" %)Deux **blocs "Auteur-exécutant" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque auteur est **associé uniquement à sa propre fonction**
119 119  
120 120  (((
121 121  [[Blocs Auteur-Exécutant dupliqué>>image:1753265910788-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -129,13 +129,13 @@
129 129  
130 130  = Dates : pensez toujours en début-fin =
131 131  
132 -Pour tous les champs de type **date avec intervalle** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, **même si elles sont identiques**.
132 +Pour tous les champs de type **datation** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, même si elles sont identiques.
133 133  
134 +Cette saisie permet à Flora de traiter correctement les recherches par plage de dates.
135 +
134 134  [[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 136  
137 -Cette double saisie permet à Flora d’interpréter correctement la date, ce qui est essentiel pour effectuer des **recherches sur des plages de dates.**
138 -
139 139  = À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc =
140 140  
141 141  Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**.
... ... @@ -164,14 +164,10 @@
164 164  
165 165  Dans certains champs de Flora, une **valeur d’affichage est générée automatiquement** à partir des données saisies.
166 166  
167 -Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément. C’est ce champ qui sera alors utilisé en visualisation de la notice.
167 +Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément.
168 168  
169 -**Champs concernés :**
169 +C’est ce champ qui sera alors affiché lors de la visualisation de la notice pour les dates de création, les dates d’utilisation, les dates de collecte et les dates de découverte. En revanche pour les champs Matière/technique et Représentation/décors, l'ensemble des champs (thésaurus et texte) sont affichés.
170 170  
171 -* **Date de création**, **date d’utilisation**, **date de collecte**, **date de découverte**
172 -* **Matières et techniques**, **matières et techniques de garniture**
173 -* **Représentations / décors**
174 -
175 175  Cela permet de conserver la **structure pour les recherches** tout en adaptant la **forme pour l’affichage**.
176 176  
177 177  (% class="box successmessage" %)
... ... @@ -228,11 +228,14 @@
228 228  (((
229 229   **Aller plus loin**
230 230  
231 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
232 -* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/]]
233 -* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/D%C3%A9crire%20un%20lot%20ou%20un%20ensemble%20d%E2%80%99objets%20dans%20Flora/]]
234 -* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Localisation/]]
235 -* [[Documenter un bien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Documenter%20un%20bien/]]
227 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
228 +* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
229 +* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
230 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
231 +* [[Documenter un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
232 +
233 +* [[Créer et gérer les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
234 +* [[Créer et gérer les constats d'état>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
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