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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/09 10:01
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sur 2025/07/22 17:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,240 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**(%%)
2 -
3 -
4 -|(% style="width:840px" %)(((
5 -(% class="box" %)
6 -(((
7 -La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour assurer une **gestion fiable**, une **traçabilité réglementaire** et une **valorisation cohérente** des collections patrimoniales dans Flora.
8 -
9 -Certains champs jouent un rôle structurant : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses (récolement, mouvements, registres…), ou encore l’affichage des informations dans les exports, éditions ou interfaces publiques.
10 -
11 -Cette page vous guide sur les **champs à ne pas négliger**, leur fonction, les **bonnes pratiques de saisie associées**, et les **erreurs courantes à éviter**. L’objectif : garantir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires de votre établissement.
12 -)))
13 -
14 -(((
15 -= Préfixe + numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
16 -
17 -* Le **préfixe** permet de différencier les inventaires de plusieurs musées ou ensembles au sein d’une même base Flora. Il doit être **saisi systématiquement** dans les notices Biens.
18 -* Le **numéro d’inventaire** doit être **unique pour chaque préfixe **et est **obligatoire**.
19 -* **Le couple //préfixe + numéro d’inventaire// garantit l’unicité du bien dans la base.**
20 -
21 -[[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
22 -
23 -= Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle =
24 -
25 -Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**. Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
26 -
27 -**Domaine SMF** (Service des Musées de France)
28 -
29 -* Champ lié à un **thésaurus contrôlé**.
30 -* Utilisé pour répondre aux **normes nationales** de description.
31 -* Permet de caractériser un bien selon un ou plusieurs domaines (support, fonction, discipline, culture...).
32 -* Plusieurs domaines peuvent être associés à un même objet.
33 -* Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
34 -
35 -**Domaine musée **
36 -
37 -* Champ lié à un** thésaurus local**, géré par l’établissement.
38 -* Permet de **créer sa propre arborescence de domaines**, si celle du SMF ne convient pas ou n’est pas assez précise.
39 -* Données exportées vers **POP** en tant que valeur complémentaire.
40 -* Utile pour une **gestion interne plus fine ou adaptée** à la spécificité du fonds.
41 -
42 ->(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
43 -
44 -(% class="box successmessage" %)
45 -(((
46 -**Bonnes pratiques**
47 -
48 -* **Ne pas confondre** les deux champs :
49 -→ //Domaine SMF// = cadre normatif national (thésaurus fermé)
50 -→ //Domaine musée// = cadre local, plus souple
51 -* **Remplir en priorité le champ Domaine SMF**, lorsqu’une ou plusieurs valeurs du thésaurus conviennent.
52 -* **Compléter avec Domaine musée** si nécessaire, pour affiner ou contextualiser le classement.
53 -* Ne pas dupliquer la même valeur dans les deux champs sans raison : utilisez //Domaine musée// pour **compléter**, pas pour **copier**.
54 -* Utiliser les autres champs spécialisés pour affiner la description (matériaux, dénomination, période, lieu…).
55 -)))
56 -
57 -= Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout =
58 -
59 -Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
60 -
61 -Ce bloc est **répétable** autant de fois que nécessaire : chaque itération correspond à **un seul type de relation** entre le bien et ses auteurs, datations ou éléments de genèse. Tous les champs saisis dans un bloc donné doivent être **homogènes et cohérents** avec ce type défini.
62 -
63 -(% class="box successmessage" %)
64 -(((
65 -**Bonnes pratiques**
66 -
67 -* Créer **un bloc distinct par type de relation** (ex. : une pour la création, une autre pour une attribution).
68 -* Saisir dans chaque bloc **uniquement les éléments liés à ce type** : auteurs, dates, genèse, etc.
69 -* Ne pas mélanger dans un même bloc des informations relevant de plusieurs types (ex. création confirmée + attribution).
70 -* Multiplier les blocs si nécessaire pour refléter **plusieurs hypothèses ou étapes** dans la création du bien.
71 -* Vérifier que chaque bloc est **cohérent et lisible indépendamment**, avec un type bien défini.
72 -)))
73 -
74 ->(% class="small" %)Exemple d'un bien avec création, exécution et commanditaire :
75 -
76 ->(% class="small" %)Le bien dispose de **trois types d’informations distinctes** liées à sa fabrication :
77 -
78 -(((
79 -(((
80 ->(% class="small" %)une **création** par un auteur inconnu,
81 -
82 ->(% class="small" %)une **exécution** par une imprimerie identifiée,
83 -
84 ->(% class="small" %)une **commande** passée par une compagnie maritime.
85 -
86 ->(% class="small" %)Pour structurer correctement ces données dans Flora, le **bloc Création-Exécution a été répété trois fois** :
87 ->(% class="small" %)chaque itération correspond à **un seul type** (Création, Exécution, Commanditaire), avec ses propres auteurs, fonctions, dates et lieux.
88 -)))
89 -
90 -[[Bloc de type création>>image:1753264102881-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 -
92 -
93 -[[Bloc de type exécution>>image:1753264130960-668.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 -
95 -
96 -[[Bloc de type commanditaire>>image:1753264165513-746.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 -
98 ->(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les statuts des différents acteurs.
99 -
100 -[[Visualisation de la notice avec les trois types de bloc>>image:1753264230554-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 -
102 -
103 -= À chaque fonction son auteur, à chaque auteur son bloc =
104 -)))
105 -
106 -Le champ **Auteur-exécutant** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs auteurs dans un même bloc**.
107 -Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la fonction exacte de chacun** (ex. : graveur, dessinateur, imprimeur…), il est fortement recommandé de :
108 -
109 -1. **dupliquer le bloc "Auteur-exécutant"** pour chaque personne,
110 -1. et lui associer **sa fonction propre**, sans risque de confusion.(% class="small" %)​​​​​​
111 -
112 ->(% class="small" %)Exemple : une **affiche patrimoniale** créée par deux personnes ayant chacune un rôle spécifique :
113 -
114 ->(% class="small" %)**Henri de Toulouse-Lautrec : illustrateur**
115 -
116 ->(% class="small" %)**Léon Choubrac : typographe**
117 -
118 ->(% class="small" %)Deux **blocs "Auteur-exécutant" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce blocChaque auteur est **associé uniquement à sa propre fonction**
119 -
120 -(((
121 -[[Blocs Auteur-Exécutant dupliqué>>image:1753265910788-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 -
123 ->(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les fonctions des différents auteurs.
124 -
125 -
126 -[[Visualisation de la notice avec deux auteurs ayants deux fonctions distinctes>>image:1753265968716-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 -)))
128 -
129 -
130 -= Dates : pensez toujours en début-fin =
131 -
132 -Pour tous les champs de type **date avec intervalle** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, **même si elles sont identiques**.
133 -
134 -[[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 -
136 -
137 -Cette double saisie permet à Flora d’interpréter correctement la date, ce qui est essentiel pour effectuer des **recherches sur des plages de dates.**
138 -
139 -= À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc =
140 -
141 -Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**.
142 -Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la technique de chacune des matières** (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de :
143 -
144 -1. **dupliquer le bloc "Matières et techniques"** pour chaque matière,
145 -1. et lui associer **sa technique propre**, sans risque de confusion.
146 -
147 ->(% class="small" %)Exemple : une **maquette** en argent, vermeil et bois.
148 -
149 ->(% class="small" %)**L'argent et le vermeil sont ciselés**
150 -
151 ->(% class="small" %)**Le bois est gravé**
152 -
153 ->(% class="small" %)Deux **blocs "Matières et techniques" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matière est **associée uniquement à sa propre technique**
154 -
155 -[[Exemple de bloc Matières et Techniques dupliqué>>image:1753272983806-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 -
157 ->
158 ->(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les techniques des différentes matières.
159 -
160 -[[Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques>>image:1753273078876-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 -
162 -
163 -= Champ texte d’affichage : laissez vide, sauf exception =
164 -
165 -Dans certains champs de Flora, une **valeur d’affichage est générée automatiquement** à partir des données saisies.
166 -
167 -Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément. C’est ce champ qui sera alors utilisé en visualisation de la notice.
168 -
169 -**Champs concernés :**
170 -
171 -* **Date de création**, **date d’utilisation**, **date de collecte**, **date de découverte**
172 -* **Matières et techniques**, **matières et techniques de garniture**
173 -* **Représentations / décors**
174 -
175 -Cela permet de conserver la **structure pour les recherches** tout en adaptant la **forme pour l’affichage**.
176 -
177 -(% class="box successmessage" %)
178 -(((
179 -**Bonnes pratiques**
180 -
181 -* **Laisser ce champ vide** si l’affichage automatique convient.
182 -* L’utiliser uniquement si l’on souhaite **modifier la présentation sans changer les données saisies**.
183 -* Respecter les **cohérences de forme** (majuscules, ponctuation, chronologie…) pour ne pas nuire à la lisibilité globale.
184 -* Ce champ est **non structurant** : il ne remplace pas les champs normalisés utilisés pour la recherche ou le tri.
185 -)))
186 -
187 -[[Exemple d'utilisation d'un champ texte d'affichage>>image:1753274183493-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 -
189 -
190 -= Dimensions : chiffrez juste, précisez ailleurs =
191 -
192 -La saisie des **dimensions** dans Flora repose sur un bloc dédié, entièrement **structuré autour de champs numériques**.
193 -Cela permet un traitement fiable des données pour les recherches, mais impose certaines règles de saisie.
194 -
195 -* Les champs **Hauteur, Largeur, Profondeur, etc.** sont **numériques uniquement** : pas de texte ni d’unité à cet endroit.
196 -* Pensez à** renseigner l’unité de mesure** (ex. : cm, mm, g, kg), qui s’applique à **toutes les valeurs du bloc**.
197 -* Si vous devez ajouter un complément textuel, utilisez le **champ de précision** prévu à cet effet.
198 -* Le bloc **Dimension** est **duplicable** : vous pouvez créer plusieurs blocs pour décrire différentes typologies de dimensions (ex. : //dimensions avec cadre// / //sans cadre//).
199 -* Si la dimension ne peut pas être exprimée en chiffres (ex. : //taille M//, //pointure 42//, //format A4//), utilisez le bloc **Autre dimension**, prévu pour les **valeurs textuelles**.
200 -
201 -[[Champs de saisie des dimensions>>image:1753274774194-745.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202 -)))
203 -
204 -(((
205 -= Pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : le bloc-notes =
206 -
207 -Le **bloc-notes** est un espace dédié au **suivi documentaire et à l’administration de la notice**.
208 -Il permet de consigner toute **information complémentaire utile en interne**, sans altérer les données descriptives ou réglementaires du bien. Ce bloc peut aussi servir à **partager une consigne**, **documenter un arbitrage**, ou **noter une observation provisoire**.
209 -
210 -Il est **duplicable** : vous pouvez ajouter plusieurs blocs-notes pour structurer un historique ou différencier les types de remarques.
211 -
212 -(% class="box warningmessage" %)
213 -(((
214 -Le contenu du bloc-notes **n’est pas structurant** pour la gestion du bien ou les exports. Il ne doit pas contenir des informations qui devraient figurer dans des champs normalisés.
215 -)))
216 -
217 -[[Les champs Bloc-Notes>>image:1753275110206-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 -)))
219 -)))|(% style="width:300px" %)(((
220 -(% class="box" %)
221 -(((
222 -**Sommaire**
223 -
224 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
225 -)))
226 -
227 -(% class="box" %)
228 -(((
229 - **Aller plus loin**
230 -
231 -* \\
232 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
233 -* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/]]
234 -* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/D%C3%A9crire%20un%20lot%20ou%20un%20ensemble%20d%E2%80%99objets%20dans%20Flora/]]
235 -* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Localisation/]]
236 -* [[Documenter un bien>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Documenter%20un%20bien/]]
237 -)))
238 -)))
239 -
240 -
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