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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien
1 +Renseigner les champs clés d’une notice Bien
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,59 +1,59 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**(%%)
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**(%%)
2 2  
3 3  
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour assurer une **gestion fiable**, une **traçabilité réglementaire** et une **valorisation cohérente** des collections patrimoniales dans Flora.
7 +La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour garantir :
8 8  
9 -Certains champs jouent un rôle structurant : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses (récolement, mouvements, registres…), ou encore l’affichage des informations dans les exports, éditions ou interfaces publiques.
9 +* une gestion fiable,
10 +* une traçabilité réglementaire,
11 +* une valorisation cohérente des collections dans Flora.
10 10  
11 -Cette page vous guide sur les **champs à ne pas négliger**, leur fonction, les **bonnes pratiques de saisie associées**, et les **erreurs courantes à éviter**. L’objectif : garantir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires de votre établissement.
13 +Certains champs sont structurants : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses et l’affichage correct des données dans les exports, éditions et interfaces publiques.
14 +
15 +Cette page détaille les champs à ne pas négliger, leur rôle, les bonnes pratiques de saisie et les erreurs à éviter, afin d'obtenir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Préfixe + numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
19 += Préfixe et numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
16 16  
17 -* Le **préfixe** permet de différencier les inventaires de plusieurs musées ou ensembles au sein d’une même base Flora. Il doit être **saisi systématiquement** dans les notices Biens.
18 -* Le **numéro d’inventaire** doit être **unique pour chaque préfixe **et est **obligatoire**.
19 -* **Le couple //préfixe + numéro d’inventaire// garantit l’unicité du bien dans la base.**
21 +* **Préfixe** : différencie les inventaires de plusieurs musées ou ensembles dans une même base. Obligatoire.
22 +* **Numéro d’inventaire** : unique pour chaque préfixe, obligatoire.
23 +* **Couple préfixe + numéro** : garantit l’unicité du bien dans la base.
20 20  
21 21  [[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
22 22  
23 23  = Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle =
24 24  
25 -Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**. Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
29 +Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**.
30 +Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
26 26  
27 -**Domaine SMF** (Service des Musées de France)
32 +(% class="box successmessage" %)
33 +(((
34 +**Bonnes pratiques**
28 28  
29 -* Champ lié à un **thésaurus contrôlé**.
30 -* Utilisé pour répondre aux **normes nationales** de description.
31 -* Permet de caractériser un bien selon un ou plusieurs domaines (support, fonction, discipline, culture...).
32 -* Plusieurs domaines peuvent être associés à un même objet.
36 +* Domaine SMF = cadre normatif national.
37 +* Domaine musée = cadre interne, souple.
38 +* Remplir d’abord le Domaine SMF, puis compléter si besoin avec le Domaine musée.
39 +* Ne pas dupliquer une valeur identique dans les deux champs.
40 +)))
41 +
42 +**Domaine SMF (Service des Musées de France)**
43 +
44 +* **Thésaurus contrôlé national**.
45 +* Sert aux normes nationales de description (export POP).
46 +* Plusieurs valeurs possibles (support, fonction, discipline, culture…).
33 33  * Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
34 34  
35 -**Domaine musée **
49 +**Domaine musée**
36 36  
37 -* Champ lié à un** thésaurus local**, géré par l’établissement.
38 -* Permet de **créer sa propre arborescence de domaines**, si celle du SMF ne convient pas ou n’est pas assez précise.
39 -* Données exportées vers **POP** en tant que valeur complémentaire.
40 -* Utile pour une **gestion interne plus fine ou adaptée** à la spécificité du fonds.
51 +* Thésaurus** local, adapté aux besoins internes.**
52 +* Complète le Domaine SMF pour affiner le classement.
53 +* Données exportées vers POP comme valeur complémentaire.
41 41  
42 42  >(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
43 43  
44 -(% class="box successmessage" %)
45 -(((
46 -**Bonnes pratiques**
47 -
48 -* **Ne pas confondre** les deux champs :
49 -→ //Domaine SMF// = cadre normatif national (thésaurus fermé)
50 -→ //Domaine musée// = cadre local, plus souple
51 -* **Remplir en priorité le champ Domaine SMF**, lorsqu’une ou plusieurs valeurs du thésaurus conviennent.
52 -* **Compléter avec Domaine musée** si nécessaire, pour affiner ou contextualiser le classement.
53 -* Ne pas dupliquer la même valeur dans les deux champs sans raison : utilisez //Domaine musée// pour **compléter**, pas pour **copier**.
54 -* Utiliser les autres champs spécialisés pour affiner la description (matériaux, dénomination, période, lieu…).
55 -)))
56 -
57 57  = Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout =
58 58  
59 59  Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
... ... @@ -129,15 +129,15 @@
129 129  
130 130  = Dates : pensez toujours en début-fin =
131 131  
132 -Pour tous les champs de type **date avec intervalle** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, **même si elles sont identiques**.
132 +Pour tous les champs de type **datation** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, même si elles sont identiques.
133 133  
134 +Cette saisie permet à Flora de traiter correctement les recherches par plage de dates.
135 +
134 134  [[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 136  
137 -Cette double saisie permet à Flora d’interpréter correctement la date, ce qui est essentiel pour effectuer des **recherches sur des plages de dates.**
139 += À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc =
138 138  
139 -= À chaque matière sa technique =
140 -
141 141  Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**.
142 142  Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la technique de chacune des matières** (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de :
143 143  
... ... @@ -160,10 +160,85 @@
160 160  [[Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques>>image:1753273078876-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
162 162  
163 -
163 += Champ texte d’affichage : laissez vide, sauf exception =
164 +
165 +Dans certains champs de Flora, une **valeur d’affichage est générée automatiquement** à partir des données saisies.
166 +
167 +Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément.
168 +
169 +C’est ce champ qui sera alors affiché lors de la visualisation de la notice.
170 +
171 +**Champs concernés :**
172 +
173 +* Date de création, date d’utilisation, date de collecte, date de découverte
174 +* Matières et techniques, matières et techniques de garniture
175 +* Représentations / décors
176 +
177 +Cela permet de conserver la **structure pour les recherches** tout en adaptant la **forme pour l’affichage**.
178 +
179 +(% class="box successmessage" %)
180 +(((
181 +**Bonnes pratiques**
182 +
183 +* **Laisser ce champ vide** si l’affichage automatique convient.
184 +* L’utiliser uniquement si l’on souhaite **modifier la présentation sans changer les données saisies**.
185 +* Respecter les **cohérences de forme** (majuscules, ponctuation, chronologie…) pour ne pas nuire à la lisibilité globale.
186 +* Ce champ est **non structurant** : il ne remplace pas les champs normalisés utilisés pour la recherche ou le tri.
164 164  )))
188 +
189 +[[Exemple d'utilisation d'un champ texte d'affichage>>image:1753274183493-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +
191 +
192 += Dimensions : chiffrez juste, précisez ailleurs =
193 +
194 +La saisie des **dimensions** dans Flora repose sur un bloc dédié, entièrement **structuré autour de champs numériques**.
195 +Cela permet un traitement fiable des données pour les recherches, mais impose certaines règles de saisie.
196 +
197 +* Les champs **Hauteur, Largeur, Profondeur, etc.** sont **numériques uniquement** : pas de texte ni d’unité à cet endroit.
198 +* Pensez à** renseigner l’unité de mesure** (ex. : cm, mm, g, kg), qui s’applique à **toutes les valeurs du bloc**.
199 +* Si vous devez ajouter un complément textuel, utilisez le **champ de précision** prévu à cet effet.
200 +* Le bloc **Dimension** est **duplicable** : vous pouvez créer plusieurs blocs pour décrire différentes typologies de dimensions (ex. : //dimensions avec cadre// / //sans cadre//).
201 +* Si la dimension ne peut pas être exprimée en chiffres (ex. : //taille M//, //pointure 42//, //format A4//), utilisez le bloc **Autre dimension**, prévu pour les **valeurs textuelles**.
202 +
203 +[[Champs de saisie des dimensions>>image:1753274774194-745.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 +)))
205 +
206 +(((
207 += Pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : le bloc-notes =
208 +
209 +Le **bloc-notes** est un espace dédié au **suivi documentaire et à l’administration de la notice**.
210 +Il permet de consigner toute **information complémentaire utile en interne**, sans altérer les données descriptives ou réglementaires du bien. Ce bloc peut aussi servir à **partager une consigne**, **documenter un arbitrage**, ou **noter une observation provisoire**.
211 +
212 +Il est **duplicable** : vous pouvez ajouter plusieurs blocs-notes pour structurer un historique ou différencier les types de remarques.
213 +
214 +(% class="box warningmessage" %)
215 +(((
216 +Le contenu du bloc-notes **n’est pas structurant** pour la gestion du bien ou les exports. Il ne doit pas contenir des informations qui devraient figurer dans des champs normalisés.
217 +)))
218 +
219 +[[Les champs Bloc-Notes>>image:1753275110206-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 +)))
165 165  )))|(% style="width:300px" %)(((
222 +(% class="box" %)
223 +(((
224 +**Sommaire**
225 +
226 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
227 +)))
228 +
229 +(% class="box" %)
230 +(((
231 + **Aller plus loin**
232 +
233 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
234 +* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
235 +* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
236 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
237 +* [[Documenter un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
166 166  
239 +* [[Créer et gérer les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
240 +* [[Créer et gérer les constats d'état>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
167 167  )))
242 +)))
168 168  
169 169  
1753274183493-467.png
Auteur
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