Modifications pour le document Renseigner les champs clés d’une notice Bien

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Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien
++Renseigner les champs clés d’une notice Bien

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.admin

Contenu

@@ -1,59 +1,59 @@
--(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**(%%)
++(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**(%%)
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour assurer une **gestion fiable**, une **traçabilité réglementaire** et une **valorisation cohérente** des collections patrimoniales dans Flora.
++La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour garantir :
--Certains champs jouent un rôle structurant : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses (récolement, mouvements, registres…), ou encore l’affichage des informations dans les exports, éditions ou interfaces publiques.
++* une gestion fiable,
++* une traçabilité réglementaire,
++* une valorisation cohérente des collections dans Flora.
--Cette page vous guide sur les **champs à ne pas négliger**, leur fonction, les **bonnes pratiques de saisie associées**, et les **erreurs courantes à éviter**. L’objectif : garantir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires de votre établissement.
++Certains champs sont structurants : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses et l’affichage correct des données dans les exports, éditions et interfaces publiques.
++
++Cette page détaille les champs à ne pas négliger, leur rôle, les bonnes pratiques de saisie et les erreurs à éviter, afin d'obtenir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires.
  )))
  (((
--= Préfixe + numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
++= Préfixe et numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
--* Le **préfixe** permet de différencier les inventaires de plusieurs musées ou ensembles au sein d’une même base Flora. Il doit être **saisi systématiquement** dans les notices Biens.
--* Le **numéro d’inventaire** doit être **unique pour chaque préfixe **et est **obligatoire**.
--* **Le couple //préfixe + numéro d’inventaire// garantit l’unicité du bien dans la base.**
++* **Préfixe** : différencie les inventaires de plusieurs musées ou ensembles dans une même base. Obligatoire.
++* **Numéro d’inventaire** : unique pour chaque préfixe, obligatoire.
++* **Couple préfixe + numéro** : garantit l’unicité du bien dans la base.
  [[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  = Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle =
--Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**. Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
++Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**.
++Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
--**Domaine SMF** (Service des Musées de France)
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques**
--* Champ lié à un **thésaurus contrôlé**.
--* Utilisé pour répondre aux **normes nationales** de description.
--* Permet de caractériser un bien selon un ou plusieurs domaines (support, fonction, discipline, culture...).
--* Plusieurs domaines peuvent être associés à un même objet.
++* Domaine SMF = cadre normatif national.
++* Domaine musée = cadre interne, souple.
++* Remplir d’abord le Domaine SMF, puis compléter si besoin avec le Domaine musée.
++* Ne pas dupliquer une valeur identique dans les deux champs.
++)))
++
++**Domaine SMF (Service des Musées de France)**
++
++* **Thésaurus contrôlé national**.
++* Sert aux normes nationales de description (export POP).
++* Plusieurs valeurs possibles (support, fonction, discipline, culture…).
  * Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
--**Domaine musée **
++**Domaine musée**
--* Champ lié à un** thésaurus local**, géré par l’établissement.
--* Permet de **créer sa propre arborescence de domaines**, si celle du SMF ne convient pas ou n’est pas assez précise.
--* Données exportées vers **POP** en tant que valeur complémentaire.
--* Utile pour une **gestion interne plus fine ou adaptée** à la spécificité du fonds.
++* Thésaurus** local, adapté aux besoins internes.**
++* Complète le Domaine SMF pour affiner le classement.
++* Données exportées vers POP comme valeur complémentaire.
  >(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques**
--
--* **Ne pas confondre** les deux champs :
--→ //Domaine SMF// = cadre normatif national (thésaurus fermé)
--→ //Domaine musée// = cadre local, plus souple
--* **Remplir en priorité le champ Domaine SMF**, lorsqu’une ou plusieurs valeurs du thésaurus conviennent.
--* **Compléter avec Domaine musée** si nécessaire, pour affiner ou contextualiser le classement.
--* Ne pas dupliquer la même valeur dans les deux champs sans raison : utilisez //Domaine musée// pour **compléter**, pas pour **copier**.
--* Utiliser les autres champs spécialisés pour affiner la description (matériaux, dénomination, période, lieu…).
--)))
--
  = Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout =
  Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
@@ -129,15 +129,15 @@
  = Dates : pensez toujours en début-fin =
--Pour tous les champs de type **date avec intervalle** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, **même si elles sont identiques**.
++Pour tous les champs de type **datation** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, même si elles sont identiques.
++Cette saisie permet à Flora de traiter correctement les recherches par plage de dates.
++
  [[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Cette double saisie permet à Flora d’interpréter correctement la date, ce qui est essentiel pour effectuer des **recherches sur des plages de dates.**
++= À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc =
--= À chaque matière sa technique =
--
  Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**.
  Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la technique de chacune des matières** (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de :
@@ -144,13 +144,13 @@
 . **dupliquer le bloc "Matières et techniques"** pour chaque matière,
 . et lui associer **sa technique propre**, sans risque de confusion.
-->(% class="small" %)Exemple : une **maquette** en argent, vermet et bois.
++>(% class="small" %)Exemple : une **maquette** en argent, vermeil et bois.
  >(% class="small" %)**L'argent et le vermeil sont ciselés**
  >(% class="small" %)**Le bois est gravé**
-->(% class="small" %)Deux **blocs "Matières et techniques" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matières est **associé uniquement à sa propre technique**
++>(% class="small" %)Deux **blocs "Matières et techniques" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matière est **associée uniquement à sa propre technique**
  [[Exemple de bloc Matières et Techniques dupliqué>>image:1753272983806-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -160,10 +160,85 @@
  [[Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques>>image:1753273078876-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
++= Champ texte d’affichage : laissez vide, sauf exception =
++
++Dans certains champs de Flora, une **valeur d’affichage est générée automatiquement** à partir des données saisies.
++
++Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément.
++
++C’est ce champ qui sera alors affiché lors de la visualisation de la notice.
++
++**Champs concernés :**
++
++* Date de création, date d’utilisation, date de collecte, date de découverte
++* Matières et techniques, matières et techniques de garniture
++* Représentations / décors
++
++Cela permet de conserver la **structure pour les recherches** tout en adaptant la **forme pour l’affichage**.
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques**
++
++* **Laisser ce champ vide** si l’affichage automatique convient.
++* L’utiliser uniquement si l’on souhaite **modifier la présentation sans changer les données saisies**.
++* Respecter les **cohérences de forme** (majuscules, ponctuation, chronologie…) pour ne pas nuire à la lisibilité globale.
++* Ce champ est **non structurant** : il ne remplace pas les champs normalisés utilisés pour la recherche ou le tri.
  )))
++
++[[Exemple d'utilisation d'un champ texte d'affichage>>image:1753274183493-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++= Dimensions : chiffrez juste, précisez ailleurs =
++
++La saisie des **dimensions** dans Flora repose sur un bloc dédié, entièrement **structuré autour de champs numériques**.
++Cela permet un traitement fiable des données pour les recherches, mais impose certaines règles de saisie.
++
++* Les champs **Hauteur, Largeur, Profondeur, etc.** sont **numériques uniquement** : pas de texte ni d’unité à cet endroit.
++* Pensez à** renseigner l’unité de mesure** (ex. : cm, mm, g, kg), qui s’applique à **toutes les valeurs du bloc**.
++* Si vous devez ajouter un complément textuel, utilisez le **champ de précision** prévu à cet effet.
++* Le bloc **Dimension** est **duplicable** : vous pouvez créer plusieurs blocs pour décrire différentes typologies de dimensions (ex. : //dimensions avec cadre// / //sans cadre//).
++* Si la dimension ne peut pas être exprimée en chiffres (ex. : //taille M//, //pointure 42//, //format A4//), utilisez le bloc **Autre dimension**, prévu pour les **valeurs textuelles**.
++
++[[Champs de saisie des dimensions>>image:1753274774194-745.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++
++(((
++= Pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : le bloc-notes =
++
++Le **bloc-notes** est un espace dédié au **suivi documentaire et à l’administration de la notice**.
++Il permet de consigner toute **information complémentaire utile en interne**, sans altérer les données descriptives ou réglementaires du bien. Ce bloc peut aussi servir à **partager une consigne**, **documenter un arbitrage**, ou **noter une observation provisoire**.
++
++Il est **duplicable** : vous pouvez ajouter plusieurs blocs-notes pour structurer un historique ou différencier les types de remarques.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Le contenu du bloc-notes **n’est pas structurant** pour la gestion du bien ou les exports. Il ne doit pas contenir des informations qui devraient figurer dans des champs normalisés.
++)))
++
++[[Les champs Bloc-Notes>>image:1753275110206-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++)))
++
++(% class="box" %)
++(((
++ **Aller plus loin**
++
++* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
++* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
++* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
++* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
++* [[Documenter un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
++* [[Créer et gérer les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
++* [[Créer et gérer les constats d'état>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
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Auteur

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