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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien
1 +Renseigner les champs clés d’une notice Bien
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,244 @@
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**(%%)
2 +
3 +
4 +|(% style="width:840px" %)(((
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +La qualité des données saisies dans les notices Biens est essentielle pour garantir :
8 +
9 +* une gestion fiable,
10 +* une traçabilité réglementaire,
11 +* une valorisation cohérente des collections dans Flora.
12 +
13 +Certains champs sont structurants : ils conditionnent l’unicité des notices, leur bon rattachement aux modules transverses et l’affichage correct des données dans les exports, éditions et interfaces publiques.
14 +
15 +Cette page détaille les champs à ne pas négliger, leur rôle, les bonnes pratiques de saisie et les erreurs à éviter, afin d'obtenir des notices complètes, homogènes et conformes aux exigences documentaires et réglementaires.
16 +)))
17 +
18 +(((
19 += Préfixe et numéro d'inventaire : la clé d’une notice bien identifiée =
20 +
21 +* **Préfixe** : différencie les inventaires de plusieurs musées ou ensembles dans une même base. Obligatoire.
22 +* **Numéro d’inventaire** : unique pour chaque préfixe, obligatoire.
23 +* **Couple préfixe + numéro** : garantit l’unicité du bien dans la base.
24 +
25 +[[Saisie d'un préfixe et du numéro d'inventaire>>image:1753262658351-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26 +
27 += Domaine musée vs Domaine SMF : à chacun son rôle =
28 +
29 +Deux champs permettent de caractériser le domaine d’un bien dans Flora, mais ils répondent à **des usages différents**.
30 +Bien les distinguer permet d’assurer à la fois une **cohérence documentaire interne** et une **conformité aux exigences nationales** (notamment pour l’export vers POP).
31 +
32 +(% class="box successmessage" %)
33 +(((
34 +**Bonnes pratiques**
35 +
36 +* Domaine SMF = cadre normatif national.
37 +* Domaine musée = cadre interne, souple.
38 +* Remplir d’abord le Domaine SMF, puis compléter si besoin avec le Domaine musée.
39 +* Ne pas dupliquer une valeur identique dans les deux champs.
40 +)))
41 +
42 +**Domaine SMF (Service des Musées de France)**
43 +
44 +* **Thésaurus contrôlé national**.
45 +* Sert aux normes nationales de description (export POP).
46 +* Plusieurs valeurs possibles (support, fonction, discipline, culture…).
47 +* Recommandé pour l’inventaire réglementaire et les exports normalisés.
48 +
49 +**Domaine musée**
50 +
51 +* Thésaurus** local, adapté aux besoins internes.**
52 +* Complète le Domaine SMF pour affiner le classement.
53 +* Données exportées vers POP comme valeur complémentaire.
54 +
55 +>(% class="small" %)Exemple : un musée souhaite distinguer "Mobilier scolaire" ou "Photographie missionnaire", non prévus dans la liste SMF.
56 +
57 += Création, exécution, attribution… ne mélangez pas tout =
58 +
59 +Le bloc **Création – Exécution** permet de saisir les **informations relatives à la création du bien**, qu’il s’agisse d’une production certaine, d’une exécution partielle, d’une attribution ou d’une ancienne hypothèse.
60 +
61 +Ce bloc est **répétable** autant de fois que nécessaire : chaque itération correspond à **un seul type de relation** entre le bien et ses auteurs, datations ou éléments de genèse. Tous les champs saisis dans un bloc donné doivent être **homogènes et cohérents** avec ce type défini.
62 +
63 +(% class="box successmessage" %)
64 +(((
65 +**Bonnes pratiques**
66 +
67 +* Créer **un bloc distinct par type de relation** (ex. : une pour la création, une autre pour une attribution).
68 +* Saisir dans chaque bloc **uniquement les éléments liés à ce type** : auteurs, dates, genèse, etc.
69 +* Ne pas mélanger dans un même bloc des informations relevant de plusieurs types (ex. création confirmée + attribution).
70 +* Multiplier les blocs si nécessaire pour refléter **plusieurs hypothèses ou étapes** dans la création du bien.
71 +* Vérifier que chaque bloc est **cohérent et lisible indépendamment**, avec un type bien défini.
72 +)))
73 +
74 +>(% class="small" %)Exemple d'un bien avec création, exécution et commanditaire :
75 +
76 +>(% class="small" %)Le bien dispose de **trois types d’informations distinctes** liées à sa fabrication :
77 +
78 +(((
79 +(((
80 +>(% class="small" %)une **création** par un auteur inconnu,
81 +
82 +>(% class="small" %)une **exécution** par une imprimerie identifiée,
83 +
84 +>(% class="small" %)une **commande** passée par une compagnie maritime.
85 +
86 +>(% class="small" %)Pour structurer correctement ces données dans Flora, le **bloc Création-Exécution a été répété trois fois** :
87 +>(% class="small" %)chaque itération correspond à **un seul type** (Création, Exécution, Commanditaire), avec ses propres auteurs, fonctions, dates et lieux.
88 +)))
89 +
90 +[[Bloc de type création>>image:1753264102881-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +
92 +
93 +[[Bloc de type exécution>>image:1753264130960-668.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 +
95 +
96 +[[Bloc de type commanditaire>>image:1753264165513-746.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 +
98 +>(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les statuts des différents acteurs.
99 +
100 +[[Visualisation de la notice avec les trois types de bloc>>image:1753264230554-282.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 +
102 +
103 += À chaque fonction son auteur, à chaque auteur son bloc =
104 +)))
105 +
106 +Le champ **Auteur-exécutant** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs auteurs dans un même bloc**.
107 +Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la fonction exacte de chacun** (ex. : graveur, dessinateur, imprimeur…), il est fortement recommandé de :
108 +
109 +1. **dupliquer le bloc "Auteur-exécutant"** pour chaque personne,
110 +1. et lui associer **sa fonction propre**, sans risque de confusion.(% class="small" %)​​​​​​
111 +
112 +>(% class="small" %)Exemple : une **affiche patrimoniale** créée par deux personnes ayant chacune un rôle spécifique :
113 +
114 +>(% class="small" %)**Henri de Toulouse-Lautrec : illustrateur**
115 +
116 +>(% class="small" %)**Léon Choubrac : typographe**
117 +
118 +>(% class="small" %)Deux **blocs "Auteur-exécutant" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce blocChaque auteur est **associé uniquement à sa propre fonction**
119 +
120 +(((
121 +[[Blocs Auteur-Exécutant dupliqué>>image:1753265910788-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +
123 +>(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les fonctions des différents auteurs.
124 +
125 +
126 +[[Visualisation de la notice avec deux auteurs ayants deux fonctions distinctes>>image:1753265968716-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 +)))
128 +
129 +
130 += Dates : pensez toujours en début-fin =
131 +
132 +Pour tous les champs de type **datation** (date de création-exécution, date d'utilisation, date de collecte, date de découverte…), il est indispensable de **renseigner à la fois une date de début et une date de fin**, même si elles sont identiques.
133 +
134 +Cette saisie permet à Flora de traiter correctement les recherches par plage de dates.
135 +
136 +[[Exemple de saisie d'une date de début et d'une date de fin identique>>image:1753272309940-234.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 +
138 +
139 += À chaque technique sa matière, à chaque matière son bloc =
140 +
141 +Le champ **Matières** est **multivalué**, ce qui permet de **renseigner plusieurs matières dans un même bloc**.
142 +Cependant, lorsque vous souhaitez **préciser la technique de chacune des matières** (ex. : sculpté, taillé…), il est fortement recommandé de :
143 +
144 +1. **dupliquer le bloc "Matières et techniques"** pour chaque matière,
145 +1. et lui associer **sa technique propre**, sans risque de confusion.
146 +
147 +>(% class="small" %)Exemple : une **maquette** en argent, vermeil et bois.
148 +
149 +>(% class="small" %)**L'argent et le vermeil sont ciselés**
150 +
151 +>(% class="small" %)**Le bois est gravé**
152 +
153 +>(% class="small" %)Deux **blocs "Matières et techniques" distincts** ont été ajoutés à l’intérieur de ce bloc. Chaque matière est **associée uniquement à sa propre technique**
154 +
155 +[[Exemple de bloc Matières et Techniques dupliqué>>image:1753272983806-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 +
157 +>
158 +>(% class="small" %) En visualisation de la notice, les informations apparaissent **de manière claire et structurée**, sans mélange entre les techniques des différentes matières.
159 +
160 +[[Visualisation de la notice avec les matières associées aux bonnes techniques>>image:1753273078876-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 +
162 +
163 += Champ texte d’affichage : laissez vide, sauf exception =
164 +
165 +Dans certains champs de Flora, une **valeur d’affichage est générée automatiquement** à partir des données saisies.
166 +
167 +Mais lorsque l’utilisateur souhaite **personnaliser la façon dont ces informations s’affichent**, un **champ texte libre** est mis à disposition, en complément.
168 +
169 +C’est ce champ qui sera alors affiché lors de la visualisation de la notice.
170 +
171 +**Champs concernés :**
172 +
173 +* Date de création, date d’utilisation, date de collecte, date de découverte
174 +* Matières et techniques, matières et techniques de garniture
175 +* Représentations / décors
176 +
177 +Cela permet de conserver la **structure pour les recherches** tout en adaptant la **forme pour l’affichage**.
178 +
179 +(% class="box successmessage" %)
180 +(((
181 +**Bonnes pratiques**
182 +
183 +* **Laisser ce champ vide** si l’affichage automatique convient.
184 +* L’utiliser uniquement si l’on souhaite **modifier la présentation sans changer les données saisies**.
185 +* Respecter les **cohérences de forme** (majuscules, ponctuation, chronologie…) pour ne pas nuire à la lisibilité globale.
186 +* Ce champ est **non structurant** : il ne remplace pas les champs normalisés utilisés pour la recherche ou le tri.
187 +)))
188 +
189 +[[Exemple d'utilisation d'un champ texte d'affichage>>image:1753274183493-467.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +
191 +
192 += Dimensions : chiffrez juste, précisez ailleurs =
193 +
194 +La saisie des **dimensions** dans Flora repose sur un bloc dédié, entièrement **structuré autour de champs numériques**.
195 +Cela permet un traitement fiable des données pour les recherches, mais impose certaines règles de saisie.
196 +
197 +* Les champs **Hauteur, Largeur, Profondeur, etc.** sont **numériques uniquement** : pas de texte ni d’unité à cet endroit.
198 +* Pensez à** renseigner l’unité de mesure** (ex. : cm, mm, g, kg), qui s’applique à **toutes les valeurs du bloc**.
199 +* Si vous devez ajouter un complément textuel, utilisez le **champ de précision** prévu à cet effet.
200 +* Le bloc **Dimension** est **duplicable** : vous pouvez créer plusieurs blocs pour décrire différentes typologies de dimensions (ex. : //dimensions avec cadre// / //sans cadre//).
201 +* Si la dimension ne peut pas être exprimée en chiffres (ex. : //taille M//, //pointure 42//, //format A4//), utilisez le bloc **Autre dimension**, prévu pour les **valeurs textuelles**.
202 +
203 +[[Champs de saisie des dimensions>>image:1753274774194-745.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 +)))
205 +
206 +(((
207 += Pour tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs : le bloc-notes =
208 +
209 +Le **bloc-notes** est un espace dédié au **suivi documentaire et à l’administration de la notice**.
210 +Il permet de consigner toute **information complémentaire utile en interne**, sans altérer les données descriptives ou réglementaires du bien. Ce bloc peut aussi servir à **partager une consigne**, **documenter un arbitrage**, ou **noter une observation provisoire**.
211 +
212 +Il est **duplicable** : vous pouvez ajouter plusieurs blocs-notes pour structurer un historique ou différencier les types de remarques.
213 +
214 +(% class="box warningmessage" %)
215 +(((
216 +Le contenu du bloc-notes **n’est pas structurant** pour la gestion du bien ou les exports. Il ne doit pas contenir des informations qui devraient figurer dans des champs normalisés.
217 +)))
218 +
219 +[[Les champs Bloc-Notes>>image:1753275110206-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 +)))
221 +)))|(% style="width:300px" %)(((
222 +(% class="box" %)
223 +(((
224 +**Sommaire**
225 +
226 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
227 +)))
228 +
229 +(% class="box" %)
230 +(((
231 + **Aller plus loin**
232 +
233 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
234 +* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
235 +* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
236 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
237 +* [[Documenter un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Documenter un bien.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
238 +
239 +* [[Créer et gérer les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
240 +* [[Créer et gérer les constats d'état>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
241 +)))
242 +)))
243 +
244 +
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