Localiser un bien consiste à lui attribuer une place précise dans l’espace du musée, étape essentielle pour le suivi, la sécurité et la bonne gestion des collections.
Dès la création de la notice, l’emplacement de conservation est renseigné à l’aide des autorités hiérarchiques Emplacements (bâtiment, salle, meuble…).
Cette page vous explique :
- la différence entre emplacement de référence (emplacement de conservation pérenne ou actuel) et localisation temporaire,
- les bonnes pratiques pour les renseigner,
- et les outils à utiliser pour garantir la traçabilité.
Comprendre l’importance de la localisation
Attribuer un emplacement à un bien répond à plusieurs objectifs :
- savoir où il se trouve à tout moment ;
- faciliter sa consultation ou son intervention (exposition, étude, restauration) ;
- assurer sa sécurité ;
- respecter les obligations réglementaires, notamment pour le récolement décennal.
Cette information repose sur la liste hiérarchique des autorités Emplacements, permettant d’indiquer avec précision : bâtiment, salle, meuble, tiroir, etc.
Ne pas modifier ces champs directement
Les champs Emplacement de référence et Localisation temporaire ne doivent pas être modifiés manuellement dans la grille de saisie après la création de la notice.
Seul l'emplacement de référence doit être renseigné à la création initiale de la notice.
Pourquoi ?
- Une modification directe écrase l’information précédente.
- Vous perdez l’historique des déplacements.
- Vous empêchez la traçabilité indispensable en gestion de collection.
Bonnes pratiques
Pour tout changement :
- utiliser les outils de relocalisation,
- ou passer par les modules Mouvements ou Récolement.
Ces outils permettent :
- de conserver un historique complet ;
- de visualiser toutes les étapes de localisation d’un bien ;
- d’éviter toute perte d’information.
Emplacement de référence vs localisation temporaire : question de sémantique
L’emplacement de référence est « l’adresse permanente » du bien, tandis que la localisation temporaire est son « adresse temporaire » lorsqu’il est en déplacement.
Emplacement de référence
L’emplacement de référence est l’adresse permanente ou actuelle du bien :
- lieu officiel de conservation lorsqu’il n’est pas en manipulation ou déplacement (exposition interne, prêt externe, restauration, campagne photo, dépôt…) ;
- emplacement stable dans le temps, ne changeant que lors d’une relocalisation à plus ou moins moyen et long terme ;
- obligatoire pour répondre aux exigences du récolement décennal.
Ce champ est mis à jour automatiquement par le récolement, la relocalisation ou certains mouvements (ex. déménagement).
Localisation temporaire
La localisation temporaire (anciennement « localisation actuelle », improprement qualifiée) est l’adresse provisoire du bien, valable uniquement pour la durée d’un déplacement particulier :
- exposition temporaire interne ou externe ;
- prêt ;
- mouvement interne temporaire (consultation, campagne de marquage, campagne photographique, ...)
- restauration ;
- dépôt.
Elle n’efface pas l’emplacement de référence : à la fin de l’événement, le bien est automatiquement considéré comme revenu à son emplacement permanent.
Ce champ est mis à jour automatiquement par le module des mouvements, de relocalisation ou de récolement. Il ne doit jamais être renseigné manuellement.
