Toutes les notices Biens ne se ressemblent pas, et c’est normal. Selon qu’il s’agisse d’un objet archéologique, ethnographique, artistique, scientifique ou encore d’un bien naturalisé, les champs à renseigner, le niveau de détail attendu et les éléments contextuels peuvent varier.
Cette page vous guide pour adapter la saisie aux spécificités de chaque type de collection, en vous appuyant sur les grilles disponibles, les bonnes pratiques et les champs particulièrement pertinents selon le domaine, afin de garantir une description à la fois cohérente, utile et exploitable.
Des collections, oui… mais bien typées !
Le champ Type de bien vous permet de préciser la nature des objets gérés dans la base, qu’ils soient patrimoniaux ou non. Cette donnée est essentielle pour élargir la gestion documentaire à l’ensemble des éléments suivis par le musée, au-delà des seuls biens inscrits à l’inventaire.
Champ Type de bien
Avant l’arrêté du 25 mai 2004, seuls les biens patrimoniaux faisaient l’objet d’une saisie systématique dans les outils de gestion. Désormais, il est fortement recommandé d’enregistrer également les objets liés à l’étude, à la médiation ou aux expositions temporaires.
Ce champ permet donc de distinguer :
Les biens relevant de la collection patrimoniale (acquisitions, dépôts inscrits aux registres)
Les éléments périphériques mais utiles à la mission scientifique, pédagogique ou documentaire
Types de biens disponibles :
Type de bien
Définition / Utilisation
Bien patrimonial
Objet inscrit à l’inventaire ou non, reconnu pour son intérêt patrimonial et conservé à ce titre.
Matériel d’étude
Objet collecté dans une logique exploratoire, dont l’étude peut aboutir à un changement de statut. Voir la circulaire du 19 juillet 2012.
Matériel pédagogique
Outil conçu pour la médiation ou les ateliers : manipulation, prêt hors-les-murs, etc.
Prêt pour exposition
Pièce empruntée temporairement dans le cadre d’une exposition.
Dépôt non patrimonial
Terme hérité des anciennes versions : désigne un objet déposé mais non intégré aux registres. À réserver aux cas de transition ou d’historique.
Certains objets de la collection peuvent être suivis par code-barres : c’est le cas lorsqu’ils sont régulièrement manipulés, stockés ou localisés via des lecteurs de codes, notamment pour les besoins logistiques, les expositions ou les prêts.
Pour garantir un suivi fiable, utilisez le champ Code unique dans la notice de bien :
Ce champ permet d’enregistrer le code-barres apposé physiquement sur l’objet ;
Il est indexé et soumis à un critère d’unicité : un même code ne peut être attribué qu’à un seul objet dans l’ensemble de la base Flora ;
Il peut s’agir d’un identifiant généré automatiquement par l’institution ou d’un code externe (type GENCOD, EAN, QR…).
Bon à savoir : ce champ est distinct du numéro d’inventaire. Il est utilisé pour les besoins de gestion et de traçabilité, sans se substituer à la numérotation réglementaire.
Champ Code unique
De l’objet du quotidien à l’œuvre d’art : une dénomination dédiée aux sciences humaines
Pour les collections relevant des beaux-arts, de l’ethnographie, de l’histoire ou des sciences et techniques, utilisez le bloc de dénomination spécifique aux sciences humaines.
Ce bloc permet de :
Renseigner une dénomination principale
Ajouter des variantes ou appellations patrimoniales
Refléter la diversité des typologies, usages et contextes culturels
Remarque : des blocs analogues existent pour les sciences naturelles et l’archéologie.. Veillez à ne pas les confondre.
Bloc de dénomination dédié aux Sciences Humaines
Sciences naturelles : des champs rien que pour elles
Les spécimens disposent de blocs spécifiques :
Dénomination SN (nom usuel)
Nom (nom commun)
Identification du spécimen (nom scientifique officiel)
Anthropologie (éléments anatomiques, sexe, nombre d’exemplaires)
Ces champs s’ajoutent aux champs généraux de la notice et permettent une description conforme aux standards de la discipline.
Ces champs s’ajoutent aux champs généraux de la notice : ils ne s’y substituent pas, mais enrichissent la description avec des données spécifiques au domaine de la discipline
Regroupement de champs
Bloc
Champs
Utilisation
Désignation
Sciences naturelles
Numéro de bordereau
Dénomination (SN)
Affixe
Désigner le spécimen par son nom usuel ou descriptif, non scientifique utilisé dans la collection.
Remarque : Ce bloc existe également spécifiquement pour l’archéologie et les sciences humaines. Veillez à ne pas les confondre.
Désignation
Dénominations complémentaires
Dénomination (SN)
Affixe
Renseigner des dénominations supplémentaires (ex. : variantes d’usage ou autres intitulés descriptifs internes).
Désignation
Sciences naturelles
Dénomination (texte)
Nom
Nombre d’échantillons
Type de matériaux
Formule chimique
Documenter les propriétés physiques ou chimiques, notamment pour les spécimens minéralogiques ou botaniques.
Identification du spécimen
Identification
UUID de l’identification
Type d’identification
Identification du spécimen
Date identification
Identificateur
Note sur l’identification
Validateur(s)
Date validation
Saisir et qualifier le nom scientifique du spécimen, avec sa traçabilité scientifique et ses validateurs.
Découverte-collecte
Découverte
Lieu de découverte
Découvreur
Précisions sur la découverte
Méthode de collecte
Provenance géographique
Précisions sur la provenance géographique
Biotope
Altitude moins
Altitude plus
Altitude basse
Altitude haute
Type de collecte
Documenter le contexte de la découverte ou du prélèvement du spécimen. Permet de retracer l’origine géographique, humaine et technique du prélèvement.
Découverte-collecte
Date de collecte
Date début
Date fin
Date texte
Documenter précisément la période pendant laquelle l’échantillon ou le spécimen a été collecté.
Découverte-collecte
Découverte
Nom du gisement
Mode du gisement
Précisions sur la collecte
Abscisse ou longitude
Ordonné ou latitude
Profondeur
Préciser les circonstances exactes de la découverte, utile pour les spécimens issus de gisements.
Caractéristiques (sn)
Caractéristiques du spécimen
Couleur
Âge
Particularité SN
Décrire les caractéristiques observables pertinentes pour l’étude ou la reconnaissance du spécimen.
Caractéristiques (sn)
Nombre de spécimens par sexe
Sexe
Nombre d’exemplaires
Décompter les individus par sexe dans un lot, utile en zoologie ou anthropologie.
Caractéristiques (sn)
Anthropologie
Crâne
Post crânien
Mandibule
Coxal
Anatomie
Précision anthropologique
Documenter les éléments anatomiques présents, en lien avec les études anthropologiques ou ostéologiques.
Caractéristiques (sn)
Caractéristiques du spécimen
Nature
Origine SN
Texture
Texture mots-clés
Phase
Datation géologique
Contexte géologique
Décrire l’environnement géologique, pétrographique ou stratigraphique d’origine du spécimen.
Ne pas confondre : Dénomination, Nom et Identification du spécimen.
En sciences naturelles, plusieurs champs permettent de nommer ou qualifier un spécimen. Chacun a un usage bien précis :
Dénomination (SN) : Désigne la nature ou le type d’objet auquel correspond le spécimen, indépendamment de son identification biologique. (ex spécimen naturalisé).
Nom : Ce champ accueille le nom commun du spécimen (loup gris commun).
Identification du spécimen : C’est ici que l’on saisit le nom scientifique officiel, selon les règles de nomenclature genre, espèce, sous-espèce (ex canis lupus lupus).
Ces trois champs sont complémentaires : ensemble, ils permettent de documenter à la fois le type d’objet, son nom usuel, et son identification taxonomique.
Exemple de notice d'un spécimen naturalisé
Exemple de notice d'un minéral
Objets archéologiques : sortez les bons outils
Les collections archéologiques disposent de champs spécifiques organisés autour de :
La caractérisation du lot (matière, typologie, nombre de fragments, poids, NMI…)
Le contexte de découverte (site, stratigraphie, altitudes, coordonnées)
Le premier axe s’appuie sur un bloc de dénomination dédié, permettant de décrire chaque élément constitutif du lot (matière, appellation, typologie), tout en documentant précisément le dénombrement des fragments ou individus (quantité, poids, NMI, etc.). Ce niveau de granularité est indispensable dans un contexte où un même lot peut regrouper plusieurs centaines de fragments hétérogènes.
Le second axe permet de documenter les conditions de fouille ou de collecte, via des champs consacrés au site, à la méthode de découverte, aux coordonnées géographiques, aux altitudes ou encore à la stratigraphie.
Avec le module Flora Archéo, vous accédez aussi aux blocs Opération et Stratigraphie. Sans ce module, seuls les champs libres correspondants sont disponibles.
Ces champs s’ajoutent aux champs généraux de la notice : ils ne s’y substituent pas, mais enrichissent la description avec des données spécifiques au domaine de la discipline
Regroupement de champs
Bloc
Champs
Utilisation
Désignation
Élément
Domaine élément
Dénomination élément
Appellation élément
Typologie élément
Décrire précisément la nature, l’appellation et la typologie d’un élément constitutif d’un lot archéologique.
Remarque : Ce bloc existe également spécifiquement pour les sciences naturelles et les sciences humaines. Veillez à ne pas les confondre.
Désignation
Dénombrement
Type d’élément
Nombre de fragments
Quantité estimée
Quantifier les lots de fragments.
Désignation
Élément
NMI (nombre minimum d’individus)
Poids
Précisions sur l’élément
Quantifier les fragments ou objets associés, estimer le NMI, indiquer un poids total ou partiel, et ajouter toute information utile à l’interprétation du lot.
Découverte-collecte
Découverte
Lieu de découverte - Site de fouille
Précisions sur l'opération
Nom historique du lieu
Découvreur - Inventeur - Collecteur
Précisions sur la découverte
Méthode de découverte-collecte
Provenance géographique
Précisions sur la provenance géographique
Précisions sur la stratigraphie
Altitude moins
Altitude plus
Altitude basse
Altitude haute
Type de collecte
Documenter le contexte de découverte ou de fouilles : géographique, humain et technique.
Découverte-collecte
Date de collecte
Date début
Date fin
Date texte
Renseigner précisément la période pendant laquelle le lot ou les objets archéologiques ont été collectés.
Découverte-collecte
Date de découverte
Date début
Date fin
Date texte
Renseigner la période estimée ou connue à laquelle a eu lieu la découverte.
Découverte-collecte
Gisement
Nom du gisement
Mode du gisement
Carré
Numéro de fouille
Couche - unité stratigraphique
Précisions sur la collecte
Projection
Abscisse ou Longitude
Ordonnée ou Latitude
Profondeur
Situer précisément l’objet dans un site de fouille ou une strate archéologique.
Renseignez vos objets de marque comme un pro
Lorsqu’un bien porte ou représente une marque commerciale — que ce soit dans sa fabrication, son usage ou sa fonction symbolique — il est essentiel d’enregistrer cette information dans le bloc Création - Exécution.
Dans ce cas :
Ajoutez un bloc "Création - Exécution" supplémentaire ;
Choisissez comme type : Marque commerciale ;
Renseignez le nom de la marque dans le champ Auteur-exécutant (autorité Personne) ;
Préciser si besoin le rôle ou le contexte (ex. : fabrication, diffusion, licence…).
Exemples parlants Une vache en bois aux couleurs de La Vache qui Rit, créée pour une campagne de publicité ; Une plaque émaillée estampillée Michelin trouvée sur une façade de garage ; Un cendrier en verre orné du logo Ricard utilisé dans un café dans les années 60 ; Un verre à moutarde Amora avec illustration de super-héros.
Bon à savoir : ce bloc est cumulable avec d'autres types de création (illustrateur, fabricant, éditeur…)
Exemple d'une notice bien avec une marque
Une provenance bien documentée
Pour consigner le parcours d’un objet avant son entrée en collection., utilisez le bloc Historique d’appartenance.
Dupliquez le bloc pour documenter chaque étape d’appartenance, de la collection privée au fonds public, en passant par des legs, ventes, ou successions.
Précisez :
le type d'appartenance,
la collection ou le fonds d’origine, le lieu de conservation,
le lieu d’ancienne conservation et le mode d’acquisition,
les dates associées.
À compléter chaque fois que l’on connaît un maillon de la chaîne de possession : une information précieuse pour l’histoire des collections !
Bloc Historique d'appartenance
Droits et diffusions, mode d’emploi sans prise de tête
Dans Flora, il est essentiel de bien documenter les droits associés à chaque bien. Ces informations garantissent une exploitation conforme sur le plan juridique, que ce soit pour la diffusion, la reproduction ou la réutilisation de l’œuvre dans le cadre des activités du musée.
Attention : droits sur l’œuvre ≠ droits sur la photo !
Les champs de la notice bien décrivent exclusivement les droits sur l’objet. Les droits sur les images de l’objet sont à renseigner dans la notice Photo, qui dispose des mêmes champs (mention des droits, titulaire, licence, etc.).
Indiquer les droits applicables à l'œuvre
Mention des droits sur le bien
Ce champ permet de spécifier le statut juridique de l’œuvre. Voici les principales valeurs possibles, à utiliser avec précision :
Libre de droits : uniquement si l’objet n’a jamais été soumis au droit d’auteur (ex. : objets utilitaires sans auteur identifié).
Tombé dans le domaine public : lorsque les droits patrimoniaux ont expiré (généralement 70 ans après la mort de l’auteur). Cela n’exclut pas le respect du droit moral de l’auteur.
Soumis à droits d’auteur : à utiliser pour toute œuvre protégée par le droit d’auteur (œuvres originales, design, créations récentes).
Ne pas confondre avec les droits sur la notice (champ Copyright de la notice) ou sur la photo (gérés dans la notice Photo).
Titulaire des droits d’auteur du bien
Ce champ (lié à l’autorité Personne) identifie le détenteur des droits sur l’œuvre. Il peut s’agir :
De l’auteur-artiste,
D’un tiers ayant reçu une cession des droits (collectivité, musée, héritiers…).
Ne pas remplir ce champ si l’objet est libre de droits ou tombé dans le domaine public.
Représentant(s) de l’auteur
Lorsque l’auteur ne gère pas lui-même ses droits (société de gestion, héritier, mandataire…), ce champ permet d’indiquer auprès de qui obtenir les autorisations.
Champs relatifs aux droits sur le bien
Préciser le cadre d'utilisation autorisée
Licence accordée par l’auteur
Ce champ décrit le régime de réutilisation applicable. Quelques exemples :
CC0 (Creative Commons) : autorisation de réutilisation totale sans condition.
CC BY-NC-SA : attribution obligatoire, pas d’usage commercial, partage dans les mêmes conditions.
Tous droits réservés : aucun usage autorisé sans accord préalable.
Droits cédés : les droits ont été transmis au musée ou à une collectivité (à compléter avec les précisions dans le champ suivant).
Diffusion/réutilisation interdite : l’auteur refuse toute diffusion, y compris des images de son œuvre.
Notes - Type d’utilisation autorisée
Complétez ici les conditions spécifiques de réutilisation : durée de cession, usages autorisés, supports, territoire, usage gracieux ou rémunéré…
Dates, contrats et documents
Pour une gestion complète des droits d’auteur, il est essentiel de documenter les éléments contractuels et temporels liés à l’œuvre. Les champs suivants vous permettent d’enregistrer toutes les informations utiles à la traçabilité juridique.
Date d’entrée du bien dans le domaine public, si elle est connue. Utile notamment pour les œuvres anciennes dont les droits patrimoniaux ont expiré.
Référence du contrat de cession des droits, permettant d’identifier facilement l’acte juridique encadrant la transmission des droits.
Dates clés du contrat :
Date de début du contrat
Date de fin du contrat
Durée du contrat (en années, mois, ou autre format utile)
Documents associés : rattachez ici toute pièce justificative (contrat, convention, autorisation écrite…), pour une conservation centralisée et exploitable.
Ces éléments sont à compléter dès qu’un contrat ou un cadre formel encadre les droits sur le bien. Ils garantissent une gestion sécurisée et conforme aux obligations légales.
Champs relatifs au cadre d'utilisation
Gérer les cas complexes : les autres titulaires de droits
Lorsque plusieurs personnes détiennent des droits sur une œuvre (ex. : co-auteurs, personnes représentées), utilisez le bloc répétable "Autre titulaire de droits" pour les ajouter, avec les mêmes champs que pour le titulaire principal.
