Skip to Content

Code source wiki de Saisir un Bien

Version 6.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/23 10:55
Masquer les derniers auteurs
Joséphine Ducruet 3.1 1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
Joséphine Ducruet 2.1 2
Joséphine Ducruet 3.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 = A quoi servent les notices Biens dans Flora ? =
Joséphine Ducruet 2.1 5
Joséphine Ducruet 3.1 6 Les **notices Biens** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les objets, ensembles ou lots constituant les **collections patrimoniales** gérées dans Flora.
7
8 Il peut s’agir de :
9
10 * **biens patrimoniaux matériels** (peintures, sculptures, objets archéologiques, spécimens de sciences naturelles, objets ethnographiques…)
11 * **œuvres immatérielles ou conceptuelles** (installations, performances…)
12 * **ensembles complexes** (uniforme, lots de fragments... )
13 * **fonds documentaires** ou **fonds photographiques** constitués à des fins patrimoniales
14 * **matériel pédagogique ou d’étude** conservé pour son intérêt historique ou scientifique
15 * **biens archéologiques mobiliers** en cours de traitement
16 * **objets empruntés** liés à une exposition
17
18 Ces notices concernent tout bien ayant vocation à être :
19
20 * **Conservé** : dans des conditions adaptées à sa nature, son état et sa valeur patrimoniale
21 * **Documenté** : par des informations historiques, scientifiques, techniques ou administratives
22 * **Localisé** : dans un lieu de conservation, une salle d’exposition, un dépôt ou une réserve
23 * **Suivi** : dans le cadre des mouvements, restaurations, récolements, expositions, prêts…
24 * **Inventorié** : selon les règles internes ou les obligations réglementaires du musée
25
Joséphine Ducruet 4.1 26 >(% class="small" %)**Exemples d'usage :**
27 >(% class="small" %)Une **peinture sur toile du XIXe siècle** issue d’une donation : notice Bien inscrite à l’inventaire, avec informations sur l’auteur, la provenance, l’état et la localisation actuelle.
28 >(% class="small" %)Un **masque cérémoniel kanak** conservé dans les réserves : notice Bien documentée avec données ethnographiques et statut de conservation.
29 >(% class="small" %)Un **squelette de reptile fossile** découvert lors d’une fouille : notice Bien avec données scientifiques et lieu de découverte.
30 >(% class="small" %)Un **uniforme militaire complet** (veste, pantalon, insigne) présenté comme un ensemble : chaque élément fait l'objet d'une notice Bien distincte rattachée à une notice parente décrivant l'ensemble.
31 >(% class="small" %)Un **fonds photographique sur plaques de verre** constitué par un chercheur : notice Bien décrivant l’ensemble, les conditions de conservation et les droits d’usage.
32 >(% class="small" %)Un **lot de modèles anatomiques du XXe siècle** utilisé à des fins pédagogiques : notice Bien conservée pour sa valeur historique, non inscrite à l’inventaire mais suivie dans Flora.
33 >(% class="small" %)Un **fragment de poterie gallo-romaine** en cours d’analyse : notice Bien en statut provisoire, documentée avec les données de fouille, le contexte archéologique et le laboratoire de conservation.
34 >(% class="small" %)Un **instrument scientifique prêté par un autre musée** pour une exposition temporaire : notice Bien créée pour assurer le suivi logistique et documentaire du prêt.
35
Joséphine Ducruet 3.1 36 (% class="box infomessage" %)
37 (((
38 **À distinguer : inventaire réglementaire vs base des collections Flora**
39
40 Il est essentiel de **différencier** l’inventaire réglementaire au sens du **Code du patrimoine** (article L.451-2) de la **base des collections** dans Flora :
41
42 * **L’inventaire réglementaire** concerne uniquement les **biens patrimoniaux inscrits dans le registre d’inventaire** d’un musée de France. Ces objets répondent à des critères précis de conservation publique, de numérotation, de traçabilité et de récolement décennal.
43 * **La table des Biens de Flora**, quant à elle, offre une couverture plus large. Elle peut inclure :
44 ** des **fonds documentaires ou photographiques** à valeur patrimoniale
45 ** du **matériel pédagogique ou d’étude** conservé à titre patrimonial
46 ** des **biens archéologiques** en cours d’étude ou de traitement
47 ** des **objets empruntés** temporairement à d'autres institutions
48 ** des **dépôts non destinés à une intégration à l’inventaire réglementaire**
49
50 Flora permet ainsi une gestion complète de l’ensemble du **patrimoine géré ou suivi par l’établissement**, qu’il soit réglementairement inventorié ou non.
51 Un module spécifique permet, le cas échéant, **d’inscrire les objets à l’inventaire réglementaire**, en contrôlant les champs requis et en les rattachant aux registres réglementaires conformes aux normes des musées de France.
52 )))
53
Joséphine Ducruet 5.1 54 = Comment créer une notice bien ? =
55
56 (% class="box successmessage" %)
57 (((
58 **Bonnes pratiques**
59
60 * Choisir la **grille de saisie adaptée**.
61 * Utiliser un **numéro d’inventaire unique** ou un numéro provisoire en attente d’inventaire réglementaire.
62 * Indiquer **précisément la typologie du bien** via la listes contrôlé pour ne pas mélanger les statuts (ex : distinguer les biens patrimoniaux, du matériel pédagogique ou des biens empruntés).
63 * Définir **la localisation initiale** du bien au moment de la création.
64 * Préciser le **contexte d’entrée** via une notice entrée (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif…).
65 * Vérifier si le bien fait partie d’un **ensemble complexe** et, le cas échéant, créer une structure parent/enfant.
66 * **Vérifier systématiquement l’existence d’une notice** avant d’en créer une nouvelle.
67 * Respecter les **conventions internes de saisie** (ponctuation, casse, unités, langue…).
68 )))
69
Joséphine Ducruet 6.1 70 == Depuis la table des Biens ==
Joséphine Ducruet 5.1 71
72 * (((
73 Cliquez sur l'icône de **création**
74 )))
75
76 [[Création d'une notice depuis la table des biens>>image:1753259082421-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77
78 == Depuis le tableau de bord ==
79
80 * Cliquez sur l'icône de **création**
81
82 [[Création d'une notice bien depuis le tableau de bord>>image:1753259156795-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83
Joséphine Ducruet 6.1 84 == A la volée depuis une notice principale ==
Joséphine Ducruet 5.1 85
86 * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
87
88 [[Création d'une notice bien depuis une autre notice bien>>image:1753259240836-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89
90
91 (% class="box infomessage" %)
92 (((
93 **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
94 )))
95
96 = Choisir une grille de saisie =
97
98 Dans Flora, la **grille de saisie** détermine la structure du formulaire utilisé pour créer ou modifier une notice Bien. Chaque grille propose un **ensemble de champs adaptés à un type de bien ou à un usage spécifique**, facilitant ainsi une saisie pertinente, ciblée et conforme aux pratiques de l’établissement.
99
100 Flora est livré avec plusieurs grilles de saisie prêtes à l’emploi :
101
102 |=(% style="text-align: center;" %)**Code**|=(% style="text-align: center;" %)**Libellé de la grille**|=(% style="text-align: center;" %)**Utilisation principale**
103 |01|Complète|Grille qui regroupe tous les champs disponibles, adaptée à tous types de biens
104 |02|Registre – Biens affectés|Grille pour inscrire un bien dans le registre des biens affectés. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
105 |02|Registre – Biens reçus en dépôt|Pour les biens appartenant à un tiers, accueillis en dépôt. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
106 |02|Registre – Ensembles complexes affectés|Pour les ensembles complexes dont la propriété est affectée au musée. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
107 |02|Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Pour les ensembles complexes accueillis en dépôt. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
108 |02|Registre – Transfert de propriété (cf Guide utilisateur gestion des registres)|Pour les biens faisant l’objet d’un changement de statut juridique (dépôt → propriété). Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
109 |03|Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale|Pour les campagnes de récolement : saisie rapide avec notice simplifiée.
110 |04|Régie : Bien emprunté pour expo temporaire|Pour enregistrer un bien temporairement emprunté dans le cadre d’une exposition.
111 |04|Régie : Saisie Administratif prêts|Pour la gestion administrative des prêts.
112 |04|Régie : Saisie Régisseur|Pour la saisie technique ou logistique par un régisseur.
113 |04|Régie : Saisie dimensions pour bien interne|Pour la saisie ou mise à jour des dimensions d’un bien de collection.
114 |05|Archéologie|Grille adaptée aux objets ou lots issus de contextes archéologiques.
115 |05|Beaux-arts|Grille spécialisée pour les peintures, sculptures, arts graphiques, etc.
116 |05|Ethnologie|Grille adaptée aux objets ethnographiques.
117 |05|Localisation et rattachement de photos|Pour saisir ou mettre à jour la localisation et les fichiers images associés.
118 |05|Rattachement de photos / documentation|Pour rattacher rapidement des fichiers à une notice existante.
119 |05|Sciences naturelles|Grille spécifique aux spécimens naturalisés, fossiles, herbiers, etc.
120 |08|Personnalisée|Grille créée sur mesure par l’établissement pour répondre à des besoins spécifiques.
121 |10|Régie : Saisie Accrochage|Grille dédiée à la saisie d’informations d’accrochage (mur, cimaise, etc.).
122
123 (% class="box infomessage" %)
124 (((
125 **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
126
127 L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
128
129 * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
130 * **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
131 * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
132 * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
Joséphine Ducruet 6.1 133
134 Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
Joséphine Ducruet 5.1 135 )))
Joséphine Ducruet 3.1 136
Joséphine Ducruet 6.1 137 = Renseigner et enregistrer la notice =
138
139 Une fois la grille de saisie ouverte,
140
141 1. **Remplir les champs** de la grille
142 1. Champ obligatoire : **Numéro d'inventaire**
143 Il doit être unique.
144 1. **Enregistrer la notice**
145
146 [[Grille de saisie d'une notice bien>>image:1753260088415-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 )))|(% style="width:300px" %)(((
148 (% class="box" %)
149 (((
150 **Sommaire**
151
152 {{toc/}}
153 )))
154
155 (% class="box" %)
156 (((
157 **Aller plus loin**
158
159 * [[Référentiel des champs>>doc:.Biens et ensembles.WebHome]]
160 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
161 * [[Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien>>doc:.Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien.WebHome]]
162 * [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:.Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome]]
163 * [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:.Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]]
164 * [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:.Localisation.WebHome]]
165 * [[Documenter un bien>>doc:.Documenter un bien.WebHome]]
166 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
167 )))
168
169 (% class="box" %)
170 (((
171 **Icônes principales**
172
173 * [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
174
175
176
177 * [[image:1753260925964-622.png||height="40" width="25"]] : Créer une personne
178 )))
179 )))
180
Joséphine Ducruet 2.1 181