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Modifications pour le document Saisir un Bien

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/19 14:18
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/23 10:07
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/25 14:17
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Saisir un bien
1 +Saisir un Bien
Contenu
... ... @@ -1,6 +1,16 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 + Les notices **Biens** sont au cœur du dispositif de gestion des collections patrimoniales dans Flora. Elles permettent de **documenter, conserver, localiser, suivre et inventorier** tous les objets, ensembles ou lots relevant des collections de l’établissement.Chaque notice regroupe l’ensemble des informations descriptives, administratives, techniques, juridiques et logistiques nécessaires à la gestion d’un bien : provenance, typologie, statut juridique, dimensions, localisation, état de conservation, fichiers associés, etc.
7 +
8 +Flora offre une grande souplesse : la base des biens peut inclure non seulement des objets **inscrits à l’inventaire réglementaire** des musées de France, mais aussi des éléments patrimoniaux **non soumis à inscription**, comme du **matériel pédagogique**, des **fonds documentaires**, du **mobilier archéologique en cours d’étude**, ou des **objets prêtés temporairement**.
9 +
10 +La structuration rigoureuse de ces notices permet d’assurer la **traçabilité**, la **conservation préventive**, la **valorisation documentaire** et le **respect des obligations réglementaires** liées à la gestion des collections.
11 +)))
12 +
13 +(((
4 4  = A quoi servent les notices Biens dans Flora ? =
5 5  
6 6  Les **notices Biens** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les objets, ensembles ou lots constituant les **collections patrimoniales** gérées dans Flora.
... ... @@ -51,7 +51,132 @@
51 51  Un module spécifique permet, le cas échéant, **d’inscrire les objets à l’inventaire réglementaire**, en contrôlant les champs requis et en les rattachant aux registres réglementaires conformes aux normes des musées de France.
52 52  )))
53 53  
54 -
55 -)))|(% style="width:300px" %)
64 += Comment créer une notice bien ? =
56 56  
66 +(% class="box successmessage" %)
67 +(((
68 +**Bonnes pratiques**
69 +
70 +* Choisir la **grille de saisie adaptée**.
71 +* Utiliser un **numéro d’inventaire unique** ou un numéro provisoire en attente d’inventaire réglementaire.
72 +* Indiquer **précisément la typologie du bien** via la listes contrôlé pour ne pas mélanger les statuts (ex : distinguer les biens patrimoniaux, du matériel pédagogique ou des biens empruntés).
73 +* Définir **la localisation initiale** du bien au moment de la création.
74 +* Préciser le **contexte d’entrée** via une notice entrée (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif…).
75 +* Vérifier si le bien fait partie d’un **ensemble complexe** et, le cas échéant, créer une structure parent/enfant.
76 +* **Vérifier systématiquement l’existence d’une notice** avant d’en créer une nouvelle.
77 +* Respecter les **conventions internes de saisie** (ponctuation, casse, unités, langue…).
78 +)))
79 +
80 +== Depuis la table des Biens ==
81 +
82 +* (((
83 + Cliquez sur l'icône de **création**
84 +)))
85 +
86 +[[Création d'une notice depuis la table des biens>>image:1753259082421-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 +
88 +== Depuis le tableau de bord ==
89 +
90 +* Cliquez sur l'icône de **création**
91 +
92 +[[Création d'une notice bien depuis le tableau de bord>>image:1753259156795-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +
94 +== A la volée depuis une notice principale ==
95 +
96 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
97 +
98 +[[Création d'une notice bien depuis une autre notice bien>>image:1753259240836-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 +
100 +
101 +(% class="box infomessage" %)
102 +(((
103 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
104 +)))
105 +
106 += Choisir une grille de saisie =
107 +
108 + Dans Flora, la **grille de saisie** détermine la structure du formulaire utilisé pour créer ou modifier une notice Bien. Chaque grille propose un **ensemble de champs adaptés à un type de bien ou à un usage spécifique**, facilitant ainsi une saisie pertinente, ciblée et conforme aux pratiques de l’établissement.
109 +
110 +Flora est livré avec plusieurs grilles de saisie prêtes à l’emploi :
111 +
112 +|=(% style="text-align: center;" %)**Code**|=(% style="text-align: center;" %)**Libellé de la grille**|=(% style="text-align: center;" %)**Utilisation principale**
113 +|01|Complète|Grille qui regroupe tous les champs disponibles, adaptée à tous types de biens
114 +|02|Registre – Biens affectés|Grille pour inscrire un bien dans le registre des biens affectés. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
115 +|02|Registre – Biens reçus en dépôt|Pour les biens appartenant à un tiers, accueillis en dépôt. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
116 +|02|Registre – Ensembles complexes affectés|Pour les ensembles complexes dont la propriété est affectée au musée. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
117 +|02|Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Pour les ensembles complexes accueillis en dépôt. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
118 +|02|Registre – Transfert de propriété (cf Guide utilisateur gestion des registres)|Pour les biens faisant l’objet d’un changement de statut juridique (dépôt → propriété). Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
119 +|03|Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale|Pour les campagnes de récolement : saisie rapide avec notice simplifiée.
120 +|04|Régie : Bien emprunté pour expo temporaire|Pour enregistrer un bien temporairement emprunté dans le cadre d’une exposition.
121 +|04|Régie : Saisie Administratif prêts|Pour la gestion administrative des prêts.
122 +|04|Régie : Saisie Régisseur|Pour la saisie technique ou logistique par un régisseur.
123 +|04|Régie : Saisie dimensions pour bien interne|Pour la saisie ou mise à jour des dimensions d’un bien de collection.
124 +|05|Archéologie|Grille adaptée aux objets ou lots issus de contextes archéologiques.
125 +|05|Beaux-arts|Grille spécialisée pour les peintures, sculptures, arts graphiques, etc.
126 +|05|Ethnologie|Grille adaptée aux objets ethnographiques.
127 +|05|Localisation et rattachement de photos|Pour saisir ou mettre à jour la localisation et les fichiers images associés.
128 +|05|Rattachement de photos / documentation|Pour rattacher rapidement des fichiers à une notice existante.
129 +|05|Sciences naturelles|Grille spécifique aux spécimens naturalisés, fossiles, herbiers, etc.
130 +|08|Personnalisée|Grille créée sur mesure par l’établissement pour répondre à des besoins spécifiques.
131 +|10|Régie : Saisie Accrochage|Grille dédiée à la saisie d’informations d’accrochage (mur, cimaise, etc.).
132 +
133 +(% class="box infomessage" %)
134 +(((
135 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
136 +
137 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
138 +
139 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
140 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
141 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
142 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
143 +
144 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
145 +)))
146 +
147 += Renseigner et enregistrer la notice =
148 +
149 +Une fois la grille de saisie ouverte,
150 +
151 +1. **Remplir les champs** de la grille
152 +1. Champ obligatoire : **Numéro d'inventaire**
153 +Il doit être unique.
154 +1. **Enregistrer la notice**
155 +
156 +[[Grille de saisie d'une notice bien>>image:1753260088415-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +)))
158 +)))|(% style="width:300px" %)(((
159 +(% class="box" %)
160 +(((
161 +**Sommaire**
162 +
163 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
164 +)))
165 +
166 +(% class="box" %)
167 +(((
168 + **Aller plus loin**
169 +
170 +* [[Référentiel des champs>>doc:.Biens et ensembles.WebHome]]
171 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
172 +* [[Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien>>doc:.Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien.WebHome]]
173 +* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:.Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome]]
174 +* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:.Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]]
175 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.Relocaliser.WebHome]]
176 +* [[Documenter un bien>>doc:.Documenter un bien.WebHome]]
177 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
178 +)))
179 +
180 +(% class="box" %)
181 +(((
182 + **Icônes principales**
183 +
184 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
185 +
186 +
187 +
188 +* [[image:1753260925964-622.png||height="40" width="25"]] : Créer une personne
189 +)))
190 +)))
191 +
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