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Modifications pour le document Supprimer des notices de récolement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:46
Depuis la version 54.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 15:05
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À la version 20.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 14:58
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,7 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -NaLe récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
7 +Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
8 8  
9 9  Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
10 10  )))
... ... @@ -61,14 +61,16 @@
61 61  
62 62  == Étapes du processus de récolement dans Flora ==
63 63  
64 -Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
64 +Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 6 étapes clés :
65 65  
66 66  1. **Créer la campagne**
67 -Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
67 +Définir la période, le numéro de récolement et les objectifs.
68 68  1. **Créer les sous-campagnes**
69 69  À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
70 70  1. **Ajouter les biens à récoler**
71 71  Automatiquement ou manuellement.
72 +1. **Générer les notices de récolement**
73 +À partir de l’emplacement.
72 72  1. **Effectuer le récolement**
73 73  En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
74 74  1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
... ... @@ -87,511 +87,450 @@
87 87  |Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
88 88  |Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
89 89  
90 -= Planifier les campagnes de récolement =
91 91  
92 -La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
93 93  
94 -== Créer une campagne de récolement ==
95 95  
96 -1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97 -1. Cliquez sur le bouton créer.
98 -1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99 -1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
100 100  
101 -(% class="box infomessage" %)
102 -(((
103 -**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
104 -)))
105 105  
106 -[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
108 108  
109 -[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 110  
111 111  
112 -[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 +
102 +)))
103 +)))|(% style="width:300px" %)(((
104 +(% class="box" %)
105 +(((
106 +**Sommaire**
107 +)))
113 113  
109 +(% class="box" %)
110 +(((
111 +**Aller plus loin**
114 114  
115 -== Ajouter des sous-campagnes ==
113 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
114 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
115 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
116 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
116 116  
117 -Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
118 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
119 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
120 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
121 +)))
118 118  
119 -(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
120 -|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
121 -|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
123 +(% class="box" %)
124 +(((
125 +**Icônes principales**
126 +)))
127 +)))
122 122  
123 -=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
124 124  
125 -1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
126 -1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
127 -1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
128 128  
129 -[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 130  
131 131  
132 -[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
134 +(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
135 += Planification des campagnes de récolement =
134 134  
135 -==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
137 +(% class="CxSpFirst" %)
138 +Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
136 136  
137 -1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
138 -1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
139 -1. Sélectionnez les notices à récoler.
140 -1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
140 +(% class="CxSpMiddle" %)
141 +Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
141 141  
142 -[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 +(% class="CxSpMiddle" %)
144 +Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
143 143  
144 144  
145 -[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 +== Points d’organisation pratique ==
146 146  
149 +(% class="CxSpFirst" %)
150 +**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
147 147  
148 -[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +(% class="CxSpMiddle" %)
153 +**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
149 149  
155 +(% class="CxSpMiddle" %)
156 +**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
150 150  
151 -[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 +(% class="CxSpMiddle" %)
159 +Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
152 152  
161 +(% class="CxSpLast" %)
162 +**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
153 153  
154 -[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 +1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
165 +1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
155 155  
167 +**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
156 156  
157 -=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
169 +//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
158 158  
159 -1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
160 -1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
161 -1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
162 -1. Cliquez sur **Valider.**
171 +1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
172 +1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
173 +1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
174 +1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
163 163  
164 -Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
176 +//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
165 165  
166 -* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
167 -* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
178 +1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
179 +1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
180 +1. Exporter ces notices sur la tablette
181 +1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
182 +1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
168 168  
169 -(% class="box warningmessage" %)
170 -(((
171 -Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
172 -)))
184 +(% class="CxSpLast" %)
185 +**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
173 173  
174 -[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 +1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
188 +1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
175 175  
190 +== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
176 176  
177 -[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 +=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
178 178  
194 +(% class="CxSpFirst" %)
195 +Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
179 179  
180 -[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
197 +[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
181 181  
199 +(% class="CxSpLast" %)
200 +Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
182 182  
183 -== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
202 +(% style="list-style-type:circle" %)
203 +* Son type : (bâtiment, niveau…).
204 +* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
205 +* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
206 +* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
207 +* Son accessibilité.
184 184  
185 -* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
209 +[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
186 186  
187 -[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 +=== Créer les campagnes de récolement ===
188 188  
213 +(% class="box infomessage" %)
214 +(((
215 +[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
216 +)))
189 189  
190 -[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 +Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
191 191  
220 +(% class="CxSpFirst" %)
221 +La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
192 192  
193 -* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
223 +[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
194 194  
195 -[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 +(% class="CxSpMiddle" %)
226 +Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
196 196  
228 +[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
197 197  
198 -[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +(% style="text-align: center;" %)
231 +(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
199 199  
200 200  
201 -== Éditer le planning d'une campagne ==
234 +(% class="CxSpMiddle" %)
235 +Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
202 202  
203 -Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le **format d’impression Liste des emplacements**.
204 -Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
237 +(% class="CxSpMiddle" %)
238 +Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
205 205  
206 -[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 +(% class="CxSpMiddle" %)
241 +Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
207 207  
243 +(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
244 +=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
208 208  
209 -[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 -
211 -
212 -= Récoler les biens =
213 -
214 -== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 -
216 -Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
217 -
218 -Les filtres disponibles portent sur :
219 -
220 -* **Le numéro d’inventaire**
221 -* **L'emplacement de référence théorique**
222 -* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 -
224 - Pour activer les filtres :
225 -
226 -1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 -1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 -1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
229 -
230 230  (% class="box infomessage" %)
231 231  (((
232 -Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
248 +[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 233  )))
234 234  
235 -[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 +Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
236 236  
237 -
238 -[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 -
240 -
241 -Pour désactiver le filtre :
242 -
243 -1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 -1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
245 -
246 -[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 -
248 -
249 -== Récoler un bien par action rapide ==
250 -
251 -L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 -
253 -1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 -1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 -1. (((
256 -Indiquez :
257 -
258 -* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 -* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
253 +(% class="box infomessage" %)
254 +(((
255 +Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
260 260  )))
261 -1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
262 262  
263 -**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
258 +(% class="MsoCaption" %)
259 +[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
264 264  
265 -* Récolé le
266 -* Récolé par
267 -* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
268 -* Conformité avec le registre : oui
261 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
262 +(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
269 269  
270 -[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 +(% class="MsoCaption" %)
265 +[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
271 271  
267 +(% style="text-align: center;" %)
268 +(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
272 272  
273 -[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 +Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
274 274  
272 +* European Paintings, 1250-1800.
273 +* Musical instruments.
274 +* Greek and Roman Art.
275 +* Réserves MET.
276 +* L'aile Americaine.
277 +* European Sculpture and Decorative Arts.
275 275  
276 -[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 +(% class="MsoCaption" %)
280 +[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
277 277  
282 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
283 +(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
278 278  
279 -== Récoler des biens en lot ==
285 +(% class="CxSpMiddle" %)
286 +Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
280 280  
281 -La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
288 +[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
282 282  
283 -1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 -1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 -1. (((
286 -Renseignez :
290 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
291 +(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
287 287  
288 -* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 -* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 -)))
291 -1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
293 +(% class="CxSpMiddle" %)
294 +Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
292 292  
293 -**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
296 +(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
297 +== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
294 294  
295 -* Récolé le
296 -* Récolé par
297 -* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 -* Conformité avec le registre : oui
299 +Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
299 299  
300 300  (% class="box infomessage" %)
301 301  (((
302 -Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
303 +[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
303 303  )))
304 304  
305 -[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
306 306  
308 +(% class="MsoCaption" %)
309 +[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
307 307  
308 -[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
312 +(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
309 309  
314 +=== Récoler par domaine / typologie ===
310 310  
311 -[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 +Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
312 312  
318 +[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
313 313  
314 -[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
321 +[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
316 316  
317 -== Récoler un bien via la notice de récolement ==
323 +Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
318 318  
319 -Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
325 +[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
320 320  
321 -Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
327 +(% class="CxSpMiddle" %)
328 +Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
322 322  
323 -* Marquage défaillant ou absent
324 -* État de conservation dégradé
325 -* Non-conformité avec le registre ou la base
326 -* Mauvaise localisation
327 -* Bien non vu, détruit ou manquant
328 -
330 +(% class="box infomessage" %)
329 329  (((
330 -Procédure à suivre :
331 -
332 -1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
333 -1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
334 -1. (((
335 -Renseignez les anomalies constatées :
336 -
337 -* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
338 -* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
332 +Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
339 339  )))
340 -1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
341 -1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
342 342  
343 -[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 +[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
344 344  
337 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
338 +(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
345 345  
346 -[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
340 +(% class="MsoCaption" %)
341 +[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
347 347  
343 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
344 +(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
348 348  
349 -[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 350  
347 +(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
348 +Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
351 351  
352 -== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
350 +[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
353 353  
354 -Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
355 355  
356 -Procédure :
353 +(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
354 +==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
357 357  
358 -1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
359 -1. Repérez le bien concerné
360 -1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
361 -1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
362 362  
363 -(% class="box infomessage" %)
357 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
364 364  (((
365 -Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
359 +**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
360 +En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
366 366  )))
367 367  
368 -[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
363 +[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
369 369  
370 370  
371 -[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
372 372  
367 +[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
373 373  
374 -[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 -)))
369 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
370 +(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
376 376  
377 -
378 -
379 -[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 -
381 -
382 -[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 -
384 -
385 -== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
386 -
387 -Lorsque vous êtes dans une sous-campagne de récolement, chaque notice de bien s’accompagne d’une **icône colorée** qui reflète son **état d’avancement**. Ces codes couleurs permettent de suivre en un coup d’œil la progression du récolement et d’identifier les situations à traiter.
388 -
389 -Dans la vue de la sous-campagne, ces icônes apparaissent dans la colonne centrale, à gauche de chaque ligne de bien. Elles vous permettent de visualiser en temps réel :
390 -
391 -|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
392 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
393 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
394 -|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
395 -
396 -(% class="box infomessage" %)
372 +(% class="box warningmessage" %)
397 397  (((
398 -Astuce : vous pouvez filtrer la liste des notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**. Pour cela, utilisez l'entonnoir dans la barre d'outils des récolements.
374 +Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
399 399  )))
400 400  
377 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
401 401  
379 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
402 402  
403 -(% class="wikigeneratedid" %)
404 -[[image:1753697372537-107.png]]
381 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
405 405  
406 -== Re localiser pendant le récolement ==
383 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
407 407  
385 +=== Travailler déconnecté de Flora ===
408 408  
409 -=== Notions d'emplacements ===
410 -
411 -Dans Flora, plusieurs notions de localisation coexistent pour assurer un suivi précis, notamment lors d’un récolement. Le changement de localisation n’est pris en compte dans la fiche bien que si l’état d’avancement de la fiche récolement est modifié et que les nouveaux emplacements (référence ou nouvelle localisation temporaire) sont remplis.
412 -
413 -(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
414 -Terme​
415 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
416 -Définition​
417 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
418 -Usage courant​
419 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
420 -Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
421 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
422 -Équivalence notice de bien​
387 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
388 +(((
389 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
390 +- via un tableur.
391 +- via papier-crayon.
392 +- via l'application RecolApp.
423 423  )))
424 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
425 -Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
426 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
427 -Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
428 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
429 -Sert de base à la préparation des campagnes​
430 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
431 -Non​
432 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
433 -Emplacement de référence​
434 -)))
435 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
436 -Nouvel emplacement de référence​
437 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
438 -Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
439 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
440 -Si le bien a définitivement changé de lieu​
441 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
442 -Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
443 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
444 -Emplacement de référence​
445 -)))
446 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
447 -Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
448 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
449 -Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
450 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
451 -Utilisée en cas de mouvements planifiés​
452 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
453 -Non​
454 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
455 -Localisation temporaire​
456 -)))
457 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
458 -Nouvelle localisation temporaire​
459 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
460 -Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
461 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
462 -Sert à signaler un changement temporaire de place​
463 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
464 -Non.
465 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
466 -Localisation temporaire​
467 -)))
468 468  
395 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
469 469  
397 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
398 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
470 470  
471 -== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
400 +(% class="CxSpFirst" %)
401 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
472 472  
473 -== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
403 +(% class="CxSpMiddle" %)
404 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
474 474  
475 -== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
406 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
407 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
476 476  
409 +(% class="CxSpLast" %)
410 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
477 477  
412 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
478 478  
414 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
479 479  
416 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
417 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
418 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
419 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
420 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
421 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
480 480  
423 +(% class="CxSpMiddle" %)
424 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
481 481  
426 +(% class="CxSpMiddle" %)
427 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
482 482  
483 -
484 -)))
485 -)))|(% style="width:300px" %)(((
486 -(% class="box" %)
487 -(((
488 -**Sommaire**
429 +(% class="CxSpMiddle" %)
430 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
489 489  
490 -{{toc depth="3" numbered="true"/}}
432 +=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
491 491  
492 -
493 -)))
494 -
495 -(% class="box" %)
434 +(% class="box infomessage" %)
496 496  (((
497 -**Aller plus loin**
498 -
499 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
500 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
501 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
502 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
503 -
504 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
505 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
506 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
507 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
436 +[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
508 508  )))
509 509  
510 -(% class="box" %)
511 -(((
512 -**Icônes principales**
513 -)))
514 -)))
439 +Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
515 515  
441 +(% class="CxSpFirst" %)
442 +Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
516 516  
517 517  
445 +[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
518 518  
447 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
448 +(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
519 519  
450 +[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
520 520  
452 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
453 +(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
521 521  
455 +(% class="CxSpMiddle" %)
456 +Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
522 522  
458 +[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
523 523  
460 +(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
461 +(% class="small" %)Tous.
524 524  
463 +[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
525 525  
465 +(% style="text-align: center;" %)
466 +(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
526 526  
527 527  
469 +=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
528 528  
471 +Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
529 529  
473 +(% class="CxSpMiddle" %)
474 +Commençons par aller sur cette notice :
530 530  
476 +[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
531 531  
478 +(% class="CxSpMiddle" %)
479 +Passons en modification :
532 532  
481 +[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
533 533  
483 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
484 +(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
534 534  
486 +(% class="CxSpFirst" %)
487 +Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
535 535  
489 +(% class="CxSpLast" %)
490 +J’indique donc :
536 536  
492 +* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
493 +* Les deux problèmes.
494 +* Les suites à donner.
495 +* Le nom du récoleur.
537 537  
497 +(% class="MsoCaption" %)
498 +[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
538 538  
500 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
501 +(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
539 539  
540 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
503 +(% class="MsoCaption" %)
504 +[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
541 541  
542 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
506 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
507 +(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
543 543  
544 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
509 +(% class="MsoCaption" %)
510 +[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
545 545  
546 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
512 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
513 +(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
547 547  
548 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
515 +(% class="CxSpMiddle" %)
516 +Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
549 549  
550 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
551 -(((
552 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
553 -- via un tableur.
554 -- via papier-crayon.
555 -- via l'application RecolApp.
556 -)))
518 +[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
557 557  
558 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
520 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
521 +(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
559 559  
560 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
561 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
562 -
563 -(% class="CxSpFirst" %)
564 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
565 -
566 566  (% class="CxSpMiddle" %)
567 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
524 +Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
568 568  
569 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
570 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
526 +[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
571 571  
572 -(% class="CxSpLast" %)
573 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
528 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
529 +(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
574 574  
575 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
531 +[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
576 576  
577 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
533 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
534 +(% class="small" %)Réalisé sans suite
578 578  
579 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
580 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
581 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
582 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
583 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
584 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
585 -
586 -(% class="CxSpMiddle" %)
587 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
588 -
589 -(% class="CxSpMiddle" %)
590 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
591 -
592 -(% class="CxSpMiddle" %)
593 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
594 -
595 595  (% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
596 596  === Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
597 597  
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