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Modifications pour le document Supprimer des notices de récolement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/25 14:46
Depuis la version 24.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 15:45
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 16:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -89,438 +89,584 @@
89 89  
90 90  = Planifier les campagnes de récolement =
91 91  
92 +La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
93 +
92 92  == Créer une campagne de récolement ==
93 93  
96 +1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
97 +1. Cliquez sur le bouton créer.
98 +1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
99 +1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
94 94  
95 -[[Légende>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 +(% class="box infomessage" %)
102 +(((
103 +**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
104 +)))
96 96  
106 +[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -[[Légende>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  
109 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 -[[Légende>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 102  
112 +[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 104  
115 +== Ajouter des sous-campagnes ==
105 105  
117 +Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
106 106  
107 -
108 -)))
109 -)))|(% style="width:300px" %)(((
110 -(% class="box" %)
111 -(((
112 -**Sommaire**
113 -)))
119 +(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
120 +|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
121 +|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
114 114  
115 -(% class="box" %)
116 -(((
117 -**Aller plus loin**
123 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
118 118  
119 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
120 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
121 -* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
122 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
125 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
126 +1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
127 +1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
123 123  
124 -* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
125 -* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
126 -* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
127 -)))
129 +[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 -(% class="box" %)
130 -(((
131 -**Icônes principales**
132 -)))
133 -)))
134 134  
132 +[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 136  
135 +==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
137 137  
137 +1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
138 +1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
139 +1. Sélectionnez les notices à récoler.
140 +1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
138 138  
142 +[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  
140 -(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
141 -= Planification des campagnes de récolement =
142 142  
143 -(% class="CxSpFirst" %)
144 -Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
145 +[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 145  
146 -(% class="CxSpMiddle" %)
147 -Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
148 148  
149 -(% class="CxSpMiddle" %)
150 -Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
148 +[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151 151  
152 152  
153 -1. aisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
151 +[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 -== Etape 1 créer une campagne ==
156 156  
157 -[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
154 +[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 -=== Créer les campagnes de récolement ===
160 160  
161 -(% class="box infomessage" %)
157 +=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
158 +
159 +1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
160 +1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
161 +1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
162 +1. Cliquez sur **Valider.**
163 +
164 +Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
165 +
166 +* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
167 +* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
168 +
169 +(% class="box warningmessage" %)
162 162  (((
163 -[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
171 +Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
164 164  )))
165 165  
166 -Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
174 +[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  
168 -(% class="CxSpFirst" %)
169 -La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
170 170  
171 -[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
177 +[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 172  
173 -(% class="CxSpMiddle" %)
174 -Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
175 175  
176 -[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
180 +[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -(% style="text-align: center;" %)
179 -(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
180 180  
183 +== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
181 181  
182 -(% class="CxSpMiddle" %)
183 -Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
185 +* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
184 184  
185 -(% class="CxSpMiddle" %)
186 -Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
187 +[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 187  
188 -(% class="CxSpMiddle" %)
189 -Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
190 190  
191 -(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
192 -=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
190 +[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 193  
192 +
193 +* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
194 +
195 +[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 +
197 +
198 +[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +
200 +
201 +== Éditer le planning d'une campagne ==
202 +
203 +Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
204 +Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
205 +
206 +[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 +
208 +
209 +[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 += Récoler les biens =
213 +
214 +== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
215 +
216 +Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
217 +
218 +Les filtres disponibles portent sur :
219 +
220 +* **Le numéro d’inventaire**
221 +* **L'emplacement de référence théorique**
222 +* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
223 +
224 + Pour activer les filtres :
225 +
226 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
227 +1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
228 +1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
229 +
194 194  (% class="box infomessage" %)
195 195  (((
196 -[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
232 +Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
197 197  )))
198 198  
199 -Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
235 +[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 200  
201 -(% class="box infomessage" %)
202 -(((
203 -Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
237 +
238 +[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 +
240 +
241 +Pour désactiver le filtre :
242 +
243 +1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
244 +1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
245 +
246 +[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 +
248 +
249 +== Récoler un bien par action rapide ==
250 +
251 +L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
252 +
253 +1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
254 +1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
255 +1. (((
256 +Indiquez :
257 +
258 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
259 +* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
204 204  )))
261 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
205 205  
206 -(% class="MsoCaption" %)
207 -[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
263 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
208 208  
209 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
210 -(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
265 +* Récolé le
266 +* Récolé par
267 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
268 +* Conformité avec le registre : oui
211 211  
212 -(% class="MsoCaption" %)
213 -[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
270 +[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 214  
215 -(% style="text-align: center;" %)
216 -(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
217 217  
218 -Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
273 +[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 219  
220 -* European Paintings, 1250-1800.
221 -* Musical instruments.
222 -* Greek and Roman Art.
223 -* Réserves MET.
224 -* L'aile Americaine.
225 -* European Sculpture and Decorative Arts.
226 226  
227 -(% class="MsoCaption" %)
228 -[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
276 +[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 229  
230 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
231 -(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
232 232  
233 -(% class="CxSpMiddle" %)
234 -Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
279 +== Récoler des biens en lot ==
235 235  
236 -[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
281 +La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
237 237  
238 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
239 -(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
283 +1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
284 +1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
285 +1. (((
286 +Renseignez :
240 240  
241 -(% class="CxSpMiddle" %)
242 -Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
288 +* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
289 +* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
290 +)))
291 +1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
243 243  
244 -(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
245 -== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
293 +**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
246 246  
247 -Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
295 +* Récolé le
296 +* Récolé par
297 +* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
298 +* Conformité avec le registre : oui
248 248  
249 249  (% class="box infomessage" %)
250 250  (((
251 -[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
302 +Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
252 252  )))
253 253  
254 -Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
305 +[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 -(% class="MsoCaption" %)
257 -[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
258 258  
259 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
260 -(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
308 +[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 261  
262 -=== Récoler par domaine / typologie ===
263 263  
264 -Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
311 +[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 265  
266 -[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267 267  
314 +[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268 268  
269 -[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
270 270  
271 -Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
317 +== Récoler un bien via la notice de récolement ==
272 272  
273 -[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
319 +Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
274 274  
275 -(% class="CxSpMiddle" %)
276 -Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
321 +Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
277 277  
278 -(% class="box infomessage" %)
323 +* Marquage défaillant ou absent
324 +* État de conservation dégradé
325 +* Non-conformité avec le registre ou la base
326 +* Mauvaise localisation
327 +* Bien non vu, détruit ou manquant
328 +* Saisie d'un constat d'état complémentaire
329 +
279 279  (((
280 -Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
331 +Procédure à suivre :
332 +
333 +1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
334 +1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
335 +1. (((
336 +Renseignez les anomalies constatées :
337 +
338 +* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
339 +* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
281 281  )))
341 +1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
342 +1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
282 282  
283 -[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
344 +[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 284  
285 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
286 -(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
287 287  
288 -(% class="MsoCaption" %)
289 -[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
347 +[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 290  
291 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
292 -(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
293 293  
350 +[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 294  
295 -(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
296 -Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
297 297  
298 -[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
353 +== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
299 299  
355 +Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
300 300  
301 -(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
302 -==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
357 +Procédure :
303 303  
359 +1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
360 +1. Repérez le bien concerné
361 +1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
362 +1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
304 304  
305 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
364 +(% class="box infomessage" %)
306 306  (((
307 -**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
308 -En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
366 +Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
309 309  )))
310 310  
311 -[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
369 +[[Depuis une sous-campagne → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 312  
313 313  
372 +[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 314  
315 -[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
316 316  
317 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
318 -(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
375 +[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 +)))
319 319  
320 -(% class="box warningmessage" %)
378 +
379 +
380 +
381 +
382 +[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753707203678-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 +
384 +
385 +[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753707373097-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
386 +
387 +
388 +== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
389 +
390 +Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
391 +
392 +Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
393 +
394 +|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
395 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
396 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
397 +|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
398 +
399 +(% class="box infomessage" %)
321 321  (((
322 -Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
401 +Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
402 +Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
403 +Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
323 323  )))
324 324  
325 -=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
406 +[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 326  
327 -une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
408 +== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
328 328  
329 -[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
410 +Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
330 330  
331 -== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
412 +(% class="box warningmessage" %)
413 +(((
414 +La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
415 +)))
332 332  
333 -=== Travailler déconnecté de Flora ===
417 +=== Notions d'emplacements ===
334 334  
335 -(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
336 -(((
337 -A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
338 -- via un tableur.
339 -- via papier-crayon.
340 -- via l'application RecolApp.
419 +Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
420 +
421 +(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
422 +Terme​
423 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
424 +Définition​
425 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
426 +Usage courant​
427 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
428 +Évolue automatiquement dans la notice du bien ?​
429 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
430 +Équivalence notice de bien​
341 341  )))
432 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
433 +Emplacement de référence théorique (ou ancien)​
434 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
435 +Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien​
436 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
437 +Sert de base à la préparation des campagnes​
438 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
439 +Non​
440 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
441 +Emplacement de référence​
442 +)))
443 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
444 +Nouvel emplacement de référence​
445 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
446 +Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement​
447 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
448 +Si le bien a définitivement changé de lieu​
449 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
450 +Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement​
451 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
452 +Emplacement de référence​
453 +)))
454 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
455 +Localisation temporaire théorique (ou ancienne)​
456 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
457 +Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien​
458 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
459 +Utilisée en cas de mouvements planifiés​
460 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
461 +Non​
462 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
463 +Localisation temporaire​
464 +)))
465 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
466 +Nouvelle localisation temporaire​
467 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
468 +Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement​
469 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
470 +Sert à signaler un changement temporaire de place​
471 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
472 +Non, valeur uniquement informative
473 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
474 +Localisation temporaire​
475 +)))
342 342  
343 -//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
477 +=== Procédure pour relocaliser un bien ===
344 344  
345 -* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
346 -* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
479 +1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
480 +1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
481 +1. (((
482 +Dans les champs dédiés :
347 347  
348 -(% class="CxSpFirst" %)
349 -S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
484 +* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
485 +* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
486 +)))
487 +1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
488 +1. Cliquez sur **Enregistrer**.
350 350  
351 -(% class="CxSpMiddle" %)
352 -Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
490 +(% class="box warningmessage" %)
491 +(((
492 +La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
493 +)))
353 353  
354 -(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
355 -=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
495 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753708743299-288.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356 356  
357 -(% class="CxSpLast" %)
358 -Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
359 359  
360 -* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
498 +[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 361  
362 -=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
363 363  
364 -* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
365 -** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
366 -//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
367 -*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
368 -*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
369 -** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
501 +[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 370  
371 -(% class="CxSpMiddle" %)
372 -En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
373 373  
374 -(% class="CxSpMiddle" %)
375 -L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
504 +== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
376 376  
377 -(% class="CxSpMiddle" %)
378 -Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
506 +Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
379 379  
380 -=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
508 +(% class="box infomessage" %)
509 +(((
510 +Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
511 +)))
381 381  
513 +Procédure :
514 +
515 +1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
516 +1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
517 +1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
518 +1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
519 +1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
520 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
521 +
382 382  (% class="box infomessage" %)
383 383  (((
384 -[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
524 +Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
525 +La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
526 +Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
385 385  )))
386 386  
387 -Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
529 +[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753710315764-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 388  
389 -(% class="CxSpFirst" %)
390 -Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
391 391  
532 +[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
392 392  
393 -[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
394 394  
395 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
396 -(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
535 +[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397 397  
398 -[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
399 399  
400 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
401 -(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
538 +[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 402  
403 -(% class="CxSpMiddle" %)
404 -Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
405 405  
406 -[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
541 +== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
407 407  
408 -(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
409 -(% class="small" %)Tous.
543 +=== Ajouter un bien déjà existant ===
410 410  
411 -[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
545 +=== Ajouter un bien non existant ===
412 412  
413 -(% style="text-align: center;" %)
414 -(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
547 +== Connaître les exports pour récoler sans outil informatique ==
415 415  
416 416  
417 -=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
418 418  
419 -Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
420 420  
421 -(% class="CxSpMiddle" %)
422 -Commençons par aller sur cette notice :
423 423  
424 -[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
425 425  
426 -(% class="CxSpMiddle" %)
427 -Passons en modification :
428 428  
429 -[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
555 +
556 +)))
557 +)))|(% style="width:300px" %)(((
558 +(% class="box" %)
559 +(((
560 +**Sommaire**
430 430  
431 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
432 -(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
562 +{{toc depth="3" numbered="true"/}}
433 433  
434 -(% class="CxSpFirst" %)
435 -Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
564 +
565 +)))
436 436  
437 -(% class="CxSpLast" %)
438 -J’indique donc :
567 +(% class="box" %)
568 +(((
569 +**Aller plus loin**
439 439  
440 -* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
441 -* Les deux problèmes.
442 -* Les suites à donner.
443 -* Le nom du récoleur.
571 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
572 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
573 +* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
574 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
444 444  
445 -(% class="MsoCaption" %)
446 -[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
576 +* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
577 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
578 +* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
579 +* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
580 +)))
447 447  
448 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
449 -(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
582 +(% class="box" %)
583 +(((
584 +**Icônes principales**
585 +)))
586 +)))
450 450  
451 -(% class="MsoCaption" %)
452 -[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
453 453  
454 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
455 -(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
456 456  
457 -(% class="MsoCaption" %)
458 -[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
459 459  
460 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
461 -(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
462 462  
463 -(% class="CxSpMiddle" %)
464 -Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
465 465  
466 -[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
467 467  
468 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
469 -(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
470 470  
471 -(% class="CxSpMiddle" %)
472 -Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
473 473  
474 -[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
475 475  
476 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
477 -(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
478 478  
479 -[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
480 480  
481 -(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
482 -(% class="small" %)Réalisé sans suite
483 483  
484 -(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
485 -=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
486 486  
487 -Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
488 488  
489 -//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
490 490  
491 -(% class="MsoCaption" %)
492 -Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
493 493  
494 -[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
495 495  
496 -(% class="MsoCaption" %)
497 -Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
498 498  
499 -(% class="box infomessage" %)
500 -(((
501 -Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
502 -)))
503 503  
504 -[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
505 505  
506 -Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
507 507  
508 -[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
509 509  
510 -(% class="box warningmessage" %)
610 +
611 +
612 +=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
613 +
614 +une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
615 +
616 +[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
617 +
618 +== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
619 +
620 +=== Travailler déconnecté de Flora ===
621 +
622 +(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
511 511  (((
512 -ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
624 +A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
625 +- via un tableur.
626 +- via papier-crayon.
627 +- via l'application RecolApp.
513 513  )))
514 514  
515 -[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
630 +//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
516 516  
517 -L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
632 +* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
633 +* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
518 518  
519 -[[image:1656938064489-651.png]]
635 +(% class="CxSpFirst" %)
636 +S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
520 520  
638 +(% class="CxSpMiddle" %)
639 +Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
521 521  
522 -[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
641 +(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
642 +=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
523 523  
644 +(% class="CxSpLast" %)
645 +Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
646 +
647 +* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
648 +
649 +=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
650 +
651 +* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
652 +** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
653 +//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
654 +*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
655 +*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
656 +** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
657 +
658 +(% class="CxSpMiddle" %)
659 +En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
660 +
661 +(% class="CxSpMiddle" %)
662 +L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
663 +
664 +(% class="CxSpMiddle" %)
665 +Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
666 +
667 +
668 +
669 +
524 524  (% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
525 525  === Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
526 526  
... ... @@ -530,15 +530,8 @@
530 530  
531 531  [[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
532 532  
533 -(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
534 -=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
535 535  
536 -L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
537 537  
538 -Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
539 -
540 -[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
541 -
542 542  (% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
543 543  == ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
544 544  
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