Suivre l'avancement du récolement

Le suivi s’effectue à la fois au niveau des sous-campagnes et de la campagne globale, avec un système de statuts, de pictogrammes et de codes couleurs.

Suivre l'avancement d'une sous-campagne

Dans chaque sous-campagne, des boutons d’action permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.

Action	Étape	Description	Icône associée
Terminer la saisie	Fin de préparation	Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).
Démarrer la saisie	Lancer le récolement	Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.
Clôturer la saisie	Fin du récolement	Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.

Une fois les boutons d'action activés, des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la sous-campagne principale.

Couleur	Signification
Orange	sous-campagne en préparation
Vert	sous-campagne en cours
Gris	sous-campagne clôturée

Suivre l'avancement d'une campagne

Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ État d’avancement, situé dans la notice de la campagne.

Pour modifier l’état d’avancement :

1. Ouvrez la fiche de la campagne.
2. Passez en modification.
3. Renseignez le champ État d’avancement selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
4. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.

Une fois l’état d’avancement renseigné, des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.

Couleur	Signification
Orange	Campagne en préparation
Vert	Campagne en cours
Gris	Campagne clôturée

Suivre le récolement depuis le tableau de bord

En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, le tableau de bord de Flora propose trois raccourcis pour :

• Consulter l’état des objets récolés, avec des liens directs vers les notices concernées,
• Voir les campagnes par statut (en préparation, en cours, clôturées),
• Accéder aux suites post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).

Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une vision transversale de l’ensemble des opérations.

Astuce : ces raccourcis évitent de passer par les menus et offrent une vue transversale de l’avancement.

Produire les statistiques et les procès-verbaux

Une fois la saisie terminée, Flora permet de générer des statistiques et les PV officiels (Musées de France ou Musées nationaux).

• Sous-campagne → Exporter les listes de biens et statistiques
• Campagne entière → Utiliser le format Statistiques pour PV de récolement

Ces éditions peuvent être imprimées ou archivées en PDF.

Les modèles de PV officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.

Depuis la version 4.7, les statistiques intégrées aux procès-verbaux de récolement ont été entièrement retravaillées afin de se conformer aux attentes du ministère de la Culture.
Elles s’appuient désormais sur les indicateurs réglementaires officiels et garantissent une lecture homogène et conforme aux modèles attendus par le Service des Musées de France (SMF).

Pour la sous-campagne

• Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les listes de biens et statistiques du récolement.
• Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.

Pour la campagne

• Dans les formats d'impressions, cliquez sur Statistiques pour PV de récolement.
• Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.

Exploiter les données du récolement via la recherche

En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des requêtes ciblées.

Ces recherches permettent de :

• préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
• suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
• ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.

Ces requêtes ciblées facilitent le traitement des anomalies et le pilotage des actions post-récolement.

Elles s’appuient sur les tables campagnes et historique des biens récolés.

Voici quelques recherches types à reproduire ou adapter dans Flora.

Repérer les campagnes clôturées sans PV

Objectif : Identifier les campagnes terminées du second récolement décennal pour lesquelles le procès-verbal n’a pas encore été édité.

Méthode :

1. Rendez-vous dans l'espace de travail Récoler.
2. Sélectionnez la table Campagnes. 
3. Passer en recherche experte
4. Appliquer les critères :

• Numéro de récolement = 2
• État d’avancement = terminé PV à éditer

5. Lancer la recherche pour obtenir la liste des notices concernées.

Lister les biens à marquer du premier récolement

Objectif : Extraire la liste des biens déjà récolés lors du premier récolement (n°1) et pour lesquels un marquage a été identifié comme suite à donner.

Méthode :

1. Ouvrir l’espace de travail Récoler.
2. Sélectionner la table Historique des biens récolés.
3. Passer en recherche experte.
4. Appliquer les critères :

• Numéro de récolement = 1
• Suites à donner contient = à marquer

5. Lancer la recherche pour afficher la liste des biens concernés.

Vérifier le type de documentation photographique

Objectif : Différencier les objets photographiés en argentique et en numérique afin de préparer des actions de numérisation ou de suivi documentaire.

Cette recherche nécessite de croiser plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) via la recherche par liens. 

Méthode : 

1. Ouvrir la table Biens puis passer en recherche par liens.
2. Lier les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).
3. Filtrer par type de support : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE.
4. Lancer la recherche pour obtenir la liste des notices correspondantes.

Gérer le post-récolement

Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires permettent d’assurer la continuité de la gestion des collections et de traiter les suites nécessaires.

Ces actions peuvent inclure :

• le signalement des biens manquants aux autorités compétentes,
• la planification des traitements identifiés pendant le récolement,
• la mise à jour des notices pour clôturer le suivi.

Signaler les biens manquants sur POP/Joconde

Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent déclarer sur la plateforme POP (ex-Joconde) les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.

La passerelle d’export POP/Joconde intégrée à Flora Musées permet de :

• Générer un fichier d’export conforme aux normes du ministère,
• Déposer ce fichier sur la plateforme POP,
• Assurer la traçabilité réglementaire du signalement.

Organiser les traitements post-récolement

Les constats effectués pendant le récolement peuvent nécessiter des interventions spécifiques : reprise de marquage, prises de vue, restaurations, inventaires complémentaires…

Pour planifier et suivre ces actions dans Flora, créez un événement interne adapté au type d’intervention.

Clôturer les suites à donner

Une fois les actions correctives réalisées, il est important de mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées.

Sur une notice individuelle

1. Ouvrez la notice de récolement.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Mettez à jour le champ État d’avancement avec Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Par lot de fiches

1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées dans l'Historique des biens récolés. 
2. Sélectionnez les notices à modifier.
3. Cliquez sur Modifier le lot de fiches.
4. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ État d’avancement et renseignez la nouvelle valeur.
5. Lancez le traitement.