Relocaliser des biens, leurs colis et leurs matériels associés

Modifié par Doriane Bautista le 2025/08/25 15:05

Version 4.5.49 et ultérieures

Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la cohérence logistique et documentaire entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.

La fonctionnalité de relocalisation groupée permet ainsi de :

Gagner du temps en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ;
Préserver la cohérence des localisations entre les entités liées ;
Limiter les erreurs de traçabilité ou les oublis de mise à jour ;
Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation entre le bien et ses éléments connexes.

Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition.

Bonnes pratiques :

L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
Ne jamais modifier directement les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique
Ne pas relocaliser une notice parent seule si elle contient des notices enfants : utiliser le menu Gérer / Relocaliser pour garantir la cohérence

Re-localiser depuis la notice d'un bien

La relocalisation peut être effectuée directement depuis la notice d’un bien, pour corriger un emplacement ou enregistrer un déplacement ponctuel. Cette méthode rapide et historisée convient particulièrement aux mises à jour individuelles ne nécessitant pas de traitement logistique structuré.

Étapes à suivre

Cliquez sur l’icône Historiser/modifier l'emplacement dans la barre d’outils de la notice du bien à relocaliser.
Dans la fenêtre de relocalisation, renseignez les nouvelles valeurs, puis cliquez sur le bouton Re-localiser.
Un message vous informe que des éléments associés (colis ou matériels) ont été détectés. Cliquez sur Suivant pour continuer.
Dans la liste affichée, sélectionnez les éléments à relocaliser :
- Cochez les colis et matériels à déplacer avec le bien,
- Décochez ceux à conserver à leur emplacement actuel.
Cliquez à nouveau sur Suivant.
Un écran de confirmation récapitule le nombre de biens, colis et matériels concernés.
Vérifiez le contenu, puis cliquez sur Oui pour valider.
Une fois la relocalisation effectuée, retournez sur la notice du bien.

*Bouton Historiser/modifier l'emplacement*

*Renseignement du formulaire de relocalisation*

*Détection des colis et des matériels associés au bien*

*Sélection des colis et des matériels à relocaliser avec le bien*

Résultat attendu

Le bien et les éléments cochés sont relocalisés simultanément.
L’historique de relocalisation est mis à jour automatiquement pour chaque entité.
Les éventuelles différences de localisation entre le bien et ses éléments sont signalées visuellement dans la notice :
- Emplacement de référence différent,
- Localisation temporaire différente.

*Localisation, colis et matériels mis à jour dans la notice du bien*

Re-localiser en lot

Flora permet également de relocaliser plusieurs biens en une seule opération, depuis l’espace de travail Gérer. Cette méthode est idéale pour les réorganisations à grande échelle, les corrections massives ou les déplacements internes sans logistique complexe, tout en assurant l’historisation de chaque bien.

Espace de travail **Gérer** > Menu **Re-localiser**

Depuis une recherche

Accéder au module
- Depuis l’espace de travail Gérer, ouvrez le menu Re-localiser,
- Cliquez sur Des biens.
Effectuer une recherche
- La fenêtre de recherche s’affiche automatiquement.
- Renseignez vos critères (ex. : numéro d'inventaire, type de bien, état...).
- Cliquez sur Rechercher.
Sélectionner les biens à relocaliser
- Une fois la liste des résultats affichée, cochez les biens à relocaliser.
- Vérifiez que la sélection est complète et cohérente.
Renseignez les nouvelles valeurs et cliquez sur Re-localiser
Gérer les éléments associés (colis et matériels)
- Si des colis ou matériels sont liés à un ou plusieurs biens sélectionnés, une étape vous proposera de les relocaliser également
- Sélectionnez les éléments à relocaliser avec les biens, puis cliquez sur Suivant.
Valider la relocalisation
- Un écran récapitulatif s’affiche.
- Vérifiez le nombre de biens et d’éléments concernés.
- Cliquez sur Oui pour confirmer.

*Sélection des biens à relocaliser et renseignement du formulaire de relocalisation*

*Détection des colis et des matériels associés aux bien*s

*Sélection des colis et des matériels à relocaliser avec les bien*s

*Localisations, colis et matériels mis à jour dans les notices de biens*

Depuis un panier

Avant de lancer une relocalisation depuis un panier, il est nécessaire de créer un panier et d’y ajouter les biens à relocaliser.

Accéder au module
- Depuis l’espace de travail Gérer, ouvrez le menu Re-localiser.
- Cliquez sur Paniers.
Accéder à un panier
- La liste des paniers disponibles s’affiche.
- Sélectionnez le panier contenant les biens à relocaliser pour y accéder
Lancer la relocalisation
- Cliquez sur l’action Re-localiser l'intégralité du panier.
- Sélectionner les biens à relocaliser. Si le panier contient plusieurs pages de résultats, veillez à sélectionner les biens sur toutes les pages avant de lancer l’action.
- Renseignez les nouvelles valeurs puis cliquez sur Re-localiser.
Gérer les éléments associés (colis et matériels)
- Si certains biens sélectionnés possèdent des colis ou matériels liés, une étape vous proposera de les inclure dans la relocalisation.
- Sélectionnez les éléments à relocaliser avec les biens, puis cliquez sur Suivant.
Valider la relocalisation
- Un écran de confirmation récapitule le nombre de biens, colis et matériels concernés.
- Vérifiez les informations, puis cliquez sur Oui pour confirmer.

*Localisations et matériels mis à jour dans les notices de biens*

Depuis un emplacement

Accéder au module
- Depuis l’espace de travail Gérer, ouvrez le menu Re-localiser.
- Cliquez sur Gérer les emplacements.
- La table d’autorité Emplacement s’ouvre.
Sélectionner un emplacement source
- Recherchez l’emplacement dont les biens doivent être déplacés.
- Cliquez sur la ligne de l’emplacement souhaité.
Choisir le type de relocalisation
- Deux options s’affichent :
  • Relocaliser les biens liés à ce niveau uniquement,
  • Relocaliser les biens liés à ce niveau et ses sous-niveaux.
- Cliquez sur Re-localiser dans la barre d’outils.
Valider la sélection des biens
- Une liste des biens concernés s’affiche.
- Cochez les biens à relocaliser.
- Vérifiez la cohérence de la sélection.
Renseignez les nouvelles valeurs et cliquez sur Re-localiser
Gérer les éléments associés (colis et matériels)
- Si certains biens sélectionnés sont liés à des colis ou matériels, une étape vous proposera de les relocaliser également.
- Sélectionnez les éléments à inclure, puis cliquez sur Suivant.
Valider la relocalisation
- Un écran récapitulatif affiche le nombre de biens, colis et matériels concernés.
- Cliquez sur Oui pour confirmer l’opération.

Comment remplir le formulaire de relocalisation ?

Ce formulaire permet de définir les nouvelles valeurs qui seront appliquées à tous les biens sélectionnés.
Les champs suivants sont disponibles :

Tous les champs renseignés dans ce formulaire seront appliqués à l’ensemble des biens sélectionnés. Veillez à leur cohérence avant validation.

Champ	Description
Nouvel emplacement de référence	Permet de modifier l'emplacement permanent du bien (lieu de conservation pérenne lorsqu'il n'est pas manipulé, prêté ou en dépôt).
Nouvelle localisation temporaire	Permet de modifier l'endroit où se trouve physiquement le bien à un instant donné, de manière temporaire.
Nouvel utilisateur (facultatif)	Nouvelle personne (physique ou morale) auprès de qui le bien est déposé.
Nouvelle fonction (facultatif)	Nouvelle fonction de la personne (physique ou morale).
Commentaire (facultatif)	Zone libre pour justifier ou contextualiser la relocalisation.
Relocalisé le	Date d’exécution de la relocalisation. Renseignée automatiquement, mais peut être modifiée si besoin.
Relocalisé par	Nom de l’utilisateur ayant effectué l’action. Renseigné automatiquement, modifiable si besoin.

Un objet initialement présenté dans le bureau de l’adjoint au maire est déplacé dans le bureau du maire.

*Relocaliser un objet déposé dans le bureau du maire*

Cas particulier : Relocaliser un bien à une date antérieure

La relocalisation antidatée permet d’enregistrer dans Flora un changement d’emplacement survenu dans le passé, même lointain.

Elle est particulièrement utile dans le cadre :

d’un retard de saisie (déplacement récent non enregistré à temps),
d’une reconstruction d’historique à partir d’archives ou de dossiers d’œuvres, dans le cadre d’un travail de reprise, d’informatisation ou d’inventaire rétrospectif.

Étapes à suivre

Ouvrez le formulaire de relocalisation (depuis une notice, une recherche, un panier ou un emplacement).
Complétez les champs habituels (emplacement de référence, localisation temporaire, etc.).
Dans le champ Relocalisé le, saisissez la date réelle du déplacement, même si elle est antérieure de plusieurs mois ou années.
Validez la relocalisation.
Consultez l’historique : la relocalisation est automatiquement archivée dans l'historique des localisations de la notice du bien.