Code source wiki de Gérer les relocalisations
Version 92.1 par Doriane Bautista le 2025/08/25 10:41
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.49 et ultérieures ** | ||
| 2 | |||
| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| 6 | Les relocalisations permettent de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien, d’un colis ou d’un matériel **dans Flora, tout en assurant la traçabilité des déplacements internes non planifiés. | ||
| 7 | |||
| 8 | Dans Flora, il est possible de relocaliser : | ||
| 9 | |||
| 10 | * un bien, seul ou avec ses éléments associés (colis, matériels), | ||
| 11 | * un colis indépendamment d’un bien, | ||
| 12 | * un matériel scénographique indépendamment d’un bien. | ||
| 13 | |||
| 14 | Elles peuvent être **réalisées de** **manière individuelle** depuis la notice concernée,** ou** **en lot** à partir d’une recherche, d’un panier ou d’un emplacement. | ||
| 15 | ))) | ||
| 16 | |||
| 17 | = À quoi servent les relocalisations dans Flora ? = | ||
| 18 | |||
| 19 | La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. | ||
| 20 | |||
| 21 | Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique. | ||
| 22 | |||
| 23 | La relocalisation peut être effectuée : | ||
| 24 | |||
| 25 | * Pour un bien unique, directement depuis sa notice | ||
| 26 | * Pour plusieurs biens en même temps, via : | ||
| 27 | ** une recherche | ||
| 28 | ** un panier | ||
| 29 | ** un emplacement | ||
| 30 | * Avec ou sans les colis et matériels associés | ||
| 31 | * Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné ») | ||
| 32 | |||
| 33 | == Caractéristiques principales == | ||
| 34 | |||
| 35 | * Action simple et rapide | ||
| 36 | * Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie | ||
| 37 | * Ne nécessite ni événement, ni planification | ||
| 38 | * Ne crée pas de document logistique | ||
| 39 | * Historisation automatique de chaque modification | ||
| 40 | |||
| 41 | == Avantages == | ||
| 42 | |||
| 43 | * Traitement rapide, sans surcharge administrative | ||
| 44 | * Historique consultable à tout moment | ||
| 45 | * Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives | ||
| 46 | * Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés | ||
| 47 | |||
| 48 | >(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :** | ||
| 49 | >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles | ||
| 50 | >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants | ||
| 51 | >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe) | ||
| 52 | >(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète) | ||
| 53 | >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier) | ||
| 54 | >(% class="small" %)Ajout rétrospectif | ||
| 55 | |||
| 56 | >(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :** | ||
| 57 | >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète. | ||
| 58 | >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice | ||
| 59 | >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps. | ||
| 60 | |||
| 61 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 62 | ((( | ||
| 63 | Bonnes pratiques : | ||
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| 65 | * L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements. | ||
| 66 | * **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique | ||
| 67 | * **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence | ||
| 68 | ))) | ||
| 69 | |||
| 70 | = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? = | ||
| 71 | |||
| 72 | Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens : | ||
| 73 | |||
| 74 | * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot, | ||
| 75 | * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie. | ||
| 76 | |||
| 77 | Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**. | ||
| 78 | |||
| 79 | == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison == | ||
| 80 | |||
| 81 | Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien. | ||
| 82 | |||
| 83 | |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 84 | **Critère** | ||
| 85 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 86 | **Relocalisation** | ||
| 87 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 88 | **Évènement (mouvement en régie)** | ||
| 89 | ))) | ||
| 90 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 91 | Objectif principal | ||
| 92 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 93 | Modifier et historiser la localisation physique d’un bien | ||
| 94 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 95 | Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier | ||
| 96 | ))) | ||
| 97 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 98 | Niveau de gestion | ||
| 99 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 100 | Simple, opérationnel (changement de place) | ||
| 101 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 102 | Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation) | ||
| 103 | ))) | ||
| 104 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 105 | Niveau de détail | ||
| 106 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 107 | Basique (qui, quand, où, commentaire) | ||
| 108 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 109 | Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc. | ||
| 110 | ))) | ||
| 111 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 112 | Planification | ||
| 113 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 114 | Non (action immédiate) | ||
| 115 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 116 | Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires | ||
| 117 | ))) | ||
| 118 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 119 | Suivi de l’historique | ||
| 120 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 121 | Historique des emplacements (table des récolements) | ||
| 122 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 123 | Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.) | ||
| 124 | ))) | ||
| 125 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 126 | Impact sur l’emplacement du bien | ||
| 127 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 128 | Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré | ||
| 129 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 130 | Seule la localisation temporaire est mise à jour | ||
| 131 | ))) | ||
| 132 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 133 | Utilisé pour | ||
| 134 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 135 | Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation... | ||
| 136 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 137 | Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés | ||
| 138 | ))) | ||
| 139 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 140 | Personnes concernées | ||
| 141 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 142 | Gestionnaires de collection, régisseurs | ||
| 143 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 144 | Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo | ||
| 145 | ))) | ||
| 146 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 147 | Partage d’information | ||
| 148 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 149 | Limité, peu visible dans les interfaces projets | ||
| 150 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 151 | Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation | ||
| 152 | ))) | ||
| 153 | |||
| 154 | == Exemples d'usages == | ||
| 155 | |||
| 156 | Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés. | ||
| 157 | |||
| 158 | |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 159 | **Situation** | ||
| 160 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 161 | **Relocalisation** | ||
| 162 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 163 | **Évènement + Mouvement** | ||
| 164 | ))) | ||
| 165 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 166 | Déplacement ponctuel sans formalité | ||
| 167 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 168 | ✅ Adaptée, simple, immédiate | ||
| 169 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 170 | ❌ Trop lourd, non adapté | ||
| 171 | ))) | ||
| 172 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 173 | Correction d’emplacement | ||
| 174 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 175 | ✅ Recommandée pour gestion quotidienne | ||
| 176 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 177 | ❌ | ||
| 178 | ))) | ||
| 179 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 180 | Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi | ||
| 181 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 182 | ✅ (sans historisation complexe) | ||
| 183 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 184 | ❌ | ||
| 185 | ))) | ||
| 186 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 187 | Suivi structuré et documenté d’un déplacement | ||
| 188 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 189 | ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée | ||
| 190 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 191 | ✅ Suivi via évènement + bordereaux | ||
| 192 | ))) | ||
| 193 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 194 | Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire | ||
| 195 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 196 | ❌ Non conforme pour traçabilité | ||
| 197 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 198 | ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes | ||
| 199 | ))) | ||
| 200 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 201 | Expositions permanentes | ||
| 202 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 203 | ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé) | ||
| 204 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 205 | ✅ Si présence de logistique ou multiples objets | ||
| 206 | ))) | ||
| 207 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 208 | Projet structuré impliquant plusieurs acteurs | ||
| 209 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 210 | ❌ Non adapté à la gestion collaborative | ||
| 211 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 212 | ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement | ||
| 213 | ))) | ||
| 214 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 215 | Traitement de conservation / restauration / analyse | ||
| 216 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 217 | ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique | ||
| 218 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 219 | ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements | ||
| 220 | ))) | ||
| 221 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 222 | Mise à disposition sur place (consultation interne) | ||
| 223 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 224 | ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique | ||
| 225 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 226 | ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés | ||
| 227 | ))) | ||
| 228 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 229 | Chantier des collections / Post-récolement | ||
| 230 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 231 | ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations | ||
| 232 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 233 | ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies | ||
| 234 | ))) | ||
| 235 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 236 | Transfert entre sites / entre réserves | ||
| 237 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 238 | ❌ Risque de perte de traçabilité | ||
| 239 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 240 | ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique | ||
| 241 | ))) | ||
| 242 | |||
| 243 | ((( | ||
| 244 | |||
| 245 | ))) | ||
| 246 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 247 | (% class="box" %) | ||
| 248 | ((( | ||
| 249 | **Sommaire** | ||
| 250 | |||
| 251 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| 252 | ))) | ||
| 253 | |||
| 254 | (% class="box" %) | ||
| 255 | ((( | ||
| 256 | **Aller plus loin ** | ||
| 257 | |||
| 258 | * [[Relocaliser des biens >>doc:.Relocaliser des bien.WebHome]] | ||
| 259 | * [[Relocaliser des colis >>doc:.Gérer les relocalisation.WebHome]] | ||
| 260 | * [[Relocaliser des matériels >>doc:.Relocaliser des matériels.WebHome]] | ||
| 261 | |||
| 262 | * [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]] | ||
| 263 | ))) | ||
| 264 | |||
| 265 | (% class="box" %) | ||
| 266 | ((( | ||
| 267 | **Icônes principales** | ||
| 268 | |||
| 269 | * [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser | ||
| 270 | |||
| 271 | * [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence | ||
| 272 | |||
| 273 | * [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire | ||
| 274 | ))) | ||
| 275 | ))) | ||
| 276 | |||
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