Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 53.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 14:13

version	line-number	content
9.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
4.1	2
10.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
	6
	7	)))
2.1	8
19.1	9	= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
18.1	10
31.1	11	La relocalisation permet de mettre à jour l’emplacement physique d’un bien dans Flora, tout en enregistrant automatiquement un historique des localisations successives.
18.1	12
31.1	13	Elle est conçue pour gérer des déplacements immédiats, ponctuels, internes, sans tiers impliqués ni formalisation logistique.
	14
28.1	15	La relocalisation peut être effectuée :
	16
	17	* Pour un bien unique, directement depuis sa notice
	18	* Pour plusieurs biens en même temps, via :
	19	** une recherche
	20	** un panier
	21	** un emplacement
	22	* Avec ou sans les colis et matériels associés
	23	* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
	24
33.1	25	== Caractéristiques principales ==
30.1	26
	27	* Action simple et rapide
	28	* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie
	29	* Ne nécessite ni événement, ni planification
	30	* Ne crée pas de document logistique
	31	* Historisation automatique de chaque modification
	32
33.1	33	== Avantages ==
30.1	34
	35	* Traitement rapide, sans surcharge administrative
	36	* Historique consultable à tout moment
	37	* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives
	38	* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
	39
33.1	40	>(% class="small" %)Exemples d'usages courants :
23.1	41	>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles
	42	>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants
	43	>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)
	44	>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)
	45	>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)
	46	>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
18.1	47
33.1	48	>(% class="small" %)Exemples d'usages spécifiques :
22.1	49	>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.
	50	>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice
	51	>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.
18.1	52
26.1	53	(% class="box successmessage" %)
	54	(((
	55	Bonnes pratiques :
27.1	56
29.1	57	* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
27.1	58	* Ne jamais modifier directement les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique
	59	* Ne pas relocaliser une notice parent seule si elle contient des notices enfants : utiliser le menu Gérer / Relocaliser pour garantir la cohérence
26.1	60	)))
21.1	61
13.1	62	= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
11.1	63
13.1	64	Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
11.1	65
13.1	66	* La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
	67	* L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.
12.1	68
16.1	69	Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.
12.1	70
17.1	71	== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
13.1	72
16.1	73	Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
	74
14.1	75	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	76	Critère
	77	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	78	Relocalisation
	79	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	80	Évènement (mouvement en régie)
	81	)))
13.1	82	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	83	Objectif principal
13.1	84	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	85	Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
13.1	86	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	87	Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
13.1	88	)))
	89	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	90	Niveau de gestion
	91	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	92	Simple, opérationnel (changement de place)
	93	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	94	Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
	95	)))
	96	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	97	Niveau de détail
	98	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	99	Basique (qui, quand, où, commentaire)
	100	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	101	Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
	102	)))
	103	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	104	Planification
	105	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	106	Non (action immédiate)
	107	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	108	Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
	109	)))
	110	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	111	Suivi de l’historique
	112	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	113	Historique des emplacements (table des récolements)
	114	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	115	Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
	116	)))
	117	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	118	Impact sur l’emplacement du bien
	119	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	120	Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
	121	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	122	Seule la localisation temporaire est mise à jour
	123	)))
	124	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	125	Utilisé pour
	126	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	127	Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
	128	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	129	Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
	130	)))
	131	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	132	Personnes concernées
	133	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	134	Gestionnaires de collection, régisseurs
	135	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	136	Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
	137	)))
	138	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	139	Partage d’information
	140	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	141	Limité, peu visible dans les interfaces projets
	142	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	143	Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
	144	)))
	145
34.1	146	== Exemples d'usages ==
14.1	147
	148	Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
	149
	150	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	151	Situation
	152	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	153	Relocalisation
	154	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	155	Évènement + Mouvement
	156	)))
	157	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
13.1	158	Déplacement ponctuel sans formalité
	159	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	160	✅ Adaptée, simple, immédiate
	161	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	162	❌ Trop lourd, non adapté
	163	)))
	164	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	165	Correction d’emplacement
	166	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	167	✅ Recommandée pour gestion quotidienne
	168	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	169	❌
	170	)))
	171	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	172	Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
	173	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	174	✅ (sans historisation complexe)
	175	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	176	❌
	177	)))
	178	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	179	Suivi structuré et documenté d’un déplacement
	180	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	181	❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
	182	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	183	✅ Suivi via évènement + bordereaux
	184	)))
	185	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	186	Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
	187	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	188	❌ Non conforme pour traçabilité
	189	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	190	✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
	191	)))
	192	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	193	Expositions permanentes
	194	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	195	⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
	196	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	197	✅ Si présence de logistique ou multiples objets
	198	)))
	199	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	200	Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
	201	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	202	❌ Non adapté à la gestion collaborative
	203	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	204	✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
	205	)))
	206	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	207	Traitement de conservation / restauration / analyse
	208	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	209	❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
	210	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	211	✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
	212	)))
	213	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	214	Mise à disposition sur place (consultation interne)
	215	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	216	✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
	217	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	218	✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
	219	)))
	220	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	221	Chantier des collections / Post-récolement
	222	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	223	❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
	224	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	225	✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
	226	)))
	227	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	228	Transfert entre sites / entre réserves
	229	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	230	❌ Risque de perte de traçabilité
	231	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	232	✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
	233	)))
	234
49.1	235	= Re-localiser des biens, leurs colis et leurs matériels associés =
13.1	236
48.1	237	(% class="mark small" %)Version 4.5.49
38.1	238
49.1	239	Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la cohérence logistique et documentaire entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.
48.1	240
50.1	241	La fonctionnalité de relocalisation groupée permet ainsi de :
48.1	242
49.1	243	* Gagner du temps en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ;
	244	* Préserver la cohérence des localisations entre les entités liées ;
	245	* Limiter les erreurs de traçabilité ou les oublis de mise à jour ;
	246	* Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation entre le bien et ses éléments connexes.
48.1	247
	248	Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition.
	249
50.1	250	(% class="box infomessage" %)
	251	(((
	252	La relocalisation groupée est disponible lorsque vous relocalisez un ou plusieurs biens disposant de colis ou de matériels associés. Flora vous propose alors de déplacer simultanément les éléments liés.
	253	)))
48.1	254
51.1	255	== Re-localiser depuis la notice d'un bien ==
40.1	256
51.1	257	La relocalisation peut être effectuée directement depuis la notice d’un bien, pour corriger un emplacement ou enregistrer un déplacement ponctuel. Cette méthode rapide et historisée convient particulièrement aux mises à jour individuelles ne nécessitant pas de traitement logistique structuré.
38.1	258
51.1	259	=== Étapes à suivre ===
48.1	260
51.1	261	1. Cliquez sur l’icône Historiser/modifier l'emplacement dans la barre d’outils de la notice du bien à relocaliser.
	262	1. Dans la fenêtre de relocalisation, renseignez les nouvelles valeurs, puis cliquez sur le bouton Re-localiser.
	263	1. Un message vous informe que des éléments associés (colis ou matériels) ont été détectés. Cliquez sur Suivant pour continuer.
	264	1. Dans la liste affichée, sélectionnez les éléments à relocaliser :
	265	1*. Cochez les colis et matériels à déplacer avec le bien,
	266	1*. Décochez ceux à conserver à leur emplacement actuel.
	267	1. Cliquez à nouveau sur Suivant.
	268	1. Un écran de confirmation récapitule le nombre de biens, colis et matériels concernés.
	269	Vérifiez le contenu, puis cliquez sur Oui pour valider.
	270	1. (((
	271	Une fois la relocalisation effectuée, retournez sur la notice du bien.
	272	)))
	273
	274	[[//Bouton Historiser/modifier l'emplacement//>>image:1754480676825-601.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	275
	276
	277	[[//Renseignement du formulaire de relocalisation //>>image:1754480797559-844.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	278
	279
	280	[[//Message de détection des colis et matériels associés au bien//>>image:1754480824481-125.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	281
	282
	283	[[//Sélection des colis et matériels à relocaliser avec le bien//>>image:1754480863326-279.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	284
	285
	286	[[//Confirmation du traitement//>>image:1754480888203-584.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	287
	288
	289	[[//Retour à la notice de bien//>>image:1754480986685-297.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	290
	291
	292	=== Résultat attendu ===
	293
	294	* Le bien et les éléments cochés sont relocalisés simultanément.
	295	* L’historique de relocalisation est mis à jour automatiquement pour chaque entité.
	296	* Les éventuelles différences de localisation entre le bien et ses éléments sont signalées visuellement dans la notice :
	297	** // //[[image:1754478670451-230.png]]// Emplacement de référence différent//,
	298	** [[image:1754478731580-746.png]]// Localisation temporaire différente//.
	299
	300	[[//Localisation, colis et matériels mis à jour dans la notice du bien//>>image:1754481012299-429.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	301
	302
	303	== Re-localiser en lot ==
	304
	305	Flora permet également de relocaliser plusieurs biens en une seule opération, depuis l’espace de travail Gérer. Cette méthode est idéale pour les réorganisations à grande échelle, les corrections massives ou les déplacements internes sans logistique complexe, tout en assurant l’historisation de chaque bien.
	306
	307	[[//Espace de travail Gérer ~> Menu Re-localiser//>>image:1754481796588-178.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	308
39.1	309	=== Depuis une recherche ===
38.1	310
53.1	311	1. Depuis l’espace de travail Gérer, ouvrez le menu Re-localiser, puis cliquez sur Re-localiser des biens.
	312	1. Effectuez une recherche :
	313
	314	* La fenêtre de recherche s’affiche automatiquement.
	315	* Renseigner vos critères (ex. : numéro d'inventaire, type de bien, état...) puis cliquer sur Rechercher.
	316
	317	1. Sélectionnez les biens à relocaliser :
	318
	319	* Une fois la liste des résultats affichée, cocher les biens à relocaliser.
	320	* Vérifiez que la sélection est complète et cohérente.
	321
	322	1. Renseignez les nouvelles valeurs et cliquez sur Re-localiser.
	323	1. Suivez le même processus que pour une relocalisation individuelle :
	324
	325	* Si des colis ou matériels sont liés à l’un des biens sélectionnés, une étape vous proposera de les relocaliser également.
	326
	327	1. Validez la relocalisation :
	328
	329	* Un écran récapitulatif s’affiche.
	330	* Vérifiez le nombre de biens et d’éléments concernés, puis cliquez sur Oui pour confirmer.
	331
	332
	333
39.1	334	=== Depuis un panier ===
38.1	335
	336	=== Depuis un emplacement ===
	337
40.1	338	== Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
39.1	339
41.1	340	(% class="mark small" %)Version 4.5.57
	341
50.1	342	Toutes les relocalisations de biens effectuées dans Flora sont enregistrées dans un sous-menu dédié.
13.1	343
46.1	344	Pour y accéder :
	345
	346	1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
47.1	347	1. Dans le menu Re-localiser, cliquez sur Hist.relocalisation.
	348	1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple ou experte).
46.1	349
47.1	350	[[//Espace de travail Gérer ~> Menu Re-localiser ~> Hist. Relocalisation//>>image:1754479122519-267.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	351
	352
46.1	353	= Re-localiser des colis =
	354
41.1	355	(% class="mark small" %)Version 4.5.49
40.1	356
46.1	357	== Re-localiser un colis depuis sa notice ==
38.1	358
46.1	359	== Re-localiser des colis en lot ==
38.1	360
49.1	361
46.1	362	= Re-localiser des matériels =
12.1	363
41.1	364	(% class="mark small" %)Version 4.5.49
40.1	365
46.1	366	== Re-localiser un matériel depuis sa notice ==
12.1	367
46.1	368	== Re-localiser des matériels en lot ==
38.1	369
	370
10.1	371	(((
11.1	372
9.1	373
	374
10.1	375
	376	)))
	377	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	378	(% class="box" %)
	379	(((
	380	Sommaire
11.1	381
52.1	382	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
36.1	383
11.1	384
10.1	385	)))
9.1	386
10.1	387	(% class="box" %)
	388	(((
	389	Aller plus loin
11.1	390
45.1	391	* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
11.1	392	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
43.1	393	* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
53.1	394	* Rechercher dans Flora
42.1	395
	396	* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
10.1	397	)))
9.1	398
10.1	399	(% class="box" %)
	400	(((
	401	Icônes principales
11.1	402
45.1	403	* [[image:1754478640662-549.png\|\|height="33" width="34"]] Relocaliser
11.1	404
45.1	405	* [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence
	406
	407	* [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire
10.1	408	)))
	409	)))
9.1	410
10.1	411
	412
	413
	414
	415
	416
5.1	417
2.1	418
	419
7.1	420	= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
2.1	421
6.1	422
	423	Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
	424
	425	* Relocalisation sur les biens
	426	* Relocalisation via les paniers
	427	* Relocalisation via les emplacements
	428
	429	Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
	430
7.1	431	== Relocaliser des biens ==
6.1	432
	433	Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
	434
	435	[[image:1748252901225-736.png]]
	436
	437	[[image:1748252928447-170.png]]
	438
7.1	439	== Relocaliser via les paniers ==
6.1	440
	441	Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
	442
	443	L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
	444
	445	[[image:1748252775480-656.png]]
	446
7.1	447	== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
6.1	448
	449	Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
	450
	451	Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
	452
	453	[[image:1748253080318-157.png]]
	454
	455
48.1	456

Code source wiki de Gérer les relocalisations

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