Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 50.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 13:31

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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6
7 )))
8
9 = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10
11 La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12
13 Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
14
15 La relocalisation peut être effectuée :​
16
17 * Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 * Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 ** une recherche​
20 ** un panier​
21 ** un emplacement​
22 * Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 * Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
24
25 == Caractéristiques principales ==
26
27 * Action simple et rapide​
28 * Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 * Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 * Ne crée pas de document logistique​
31 * Historisation automatique de chaque modification​
32
33 == Avantages​ ==
34
35 * Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 * Historique consultable à tout moment​
37 * Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 * Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
39
40 >(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
41 >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42 >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43 >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44 >(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45 >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46 >(% class="small" %)Ajout rétrospectif
47
48 >(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
49 >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
50 >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
51 >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
52
53 (% class="box successmessage" %)
54 (((
55 Bonnes pratiques :
56
57 * L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58 * **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 * **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
60 )))
61
62 = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
63
64 Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
65
66 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
67 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
68
69 Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
70
71 == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
72
73 Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
74
75 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 **Critère​**
77 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
78 **Relocalisation​**
79 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
80 **Évènement (mouvement en régie)​**
81 )))
82 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 Objectif principal​
84 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
86 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
87 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
88 )))
89 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 Niveau de gestion​
91 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 Simple, opérationnel (changement de place)​
93 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
95 )))
96 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 Niveau de détail​
98 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
100 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
101 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
102 )))
103 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 Planification​
105 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 Non (action immédiate)​
107 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
108 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
109 )))
110 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 Suivi de l’historique​
112 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 Historique des emplacements (table des récolements)​
114 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
115 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
116 )))
117 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 Impact sur l’emplacement du bien​
119 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
121 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
123 )))
124 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 Utilisé pour​
126 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
128 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
130 )))
131 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 Personnes concernées​
133 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 Gestionnaires de collection, régisseurs​
135 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
137 )))
138 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 Partage d’information​
140 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
142 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
144 )))
145
146 == Exemples d'usages ==
147
148 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
149
150 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 **Situation​**
152 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
153 **Relocalisation​**
154 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
155 **Évènement + Mouvement​**
156 )))
157 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 Déplacement ponctuel sans formalité​
159 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
161 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 ❌ Trop lourd, non adapté​
163 )))
164 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 Correction d’emplacement​
166 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
168 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 ❌​
170 )))
171 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
173 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 ✅ (sans historisation complexe)​
175 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 ❌​
177 )))
178 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
180 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
182 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
184 )))
185 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
187 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 ❌ Non conforme pour traçabilité​
189 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
191 )))
192 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 Expositions permanentes​
194 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
196 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
198 )))
199 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
201 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
203 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
205 )))
206 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 Traitement de conservation / restauration / analyse​
208 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
210 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
212 )))
213 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
215 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
217 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
219 )))
220 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 Chantier des collections / Post-récolement​
222 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
224 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
226 )))
227 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 Transfert entre sites / entre réserves​
229 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 ❌ Risque de perte de traçabilité​
231 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
232 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
233 )))
234
235 = Re-localiser des biens, leurs colis et leurs matériels associés =
236
237 (% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
238
239 Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la **cohérence logistique et documentaire** entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.​
240
241 La fonctionnalité de **relocalisation groupée** permet ainsi de :​
242
243 * **Gagner du temps **en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ;​
244 * **Préserver la cohérence des localisations** entre les entités liées ;​
245 * **Limiter les erreurs de traçabilité** ou les oublis de mise à jour ;​
246 * **Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation** entre le bien et ses éléments connexes.​
247
248 Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition.
249
250 (% class="box infomessage" %)
251 (((
252 La relocalisation groupée est disponible **lorsque vous relocalisez un ou plusieurs biens** disposant de colis ou de matériels associés. Flora vous propose alors de déplacer simultanément les éléments liés.
253 )))
254
255 == Re-localiser un bien depuis sa notice ==
256
257
258 == Re-localiser des biens en lot ==
259
260 === Depuis une recherche ===
261
262 === Depuis un panier ===
263
264 === Depuis un emplacement ===
265
266 == Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
267
268 (% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
269
270 Toutes les relocalisations de biens effectuées dans Flora sont enregistrées dans un sous-menu dédié.
271
272 Pour y accéder :
273
274 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
275 1. Dans le menu **Re-localiser**, cliquez sur **Hist.relocalisation**.
276 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple ou experte).
277
278 [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Re-localiser **~> **Hist. Relocalisation**//>>image:1754479122519-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279
280
281 = Re-localiser des colis =
282
283 (% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
284
285 == Re-localiser un colis depuis sa notice ==
286
287 == Re-localiser des colis en lot ==
288
289
290 = Re-localiser des matériels =
291
292 (% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
293
294 == Re-localiser un matériel depuis sa notice ==
295
296 == Re-localiser des matériels en lot ==
297
298
299 (((
300
301
302
303
304 )))
305 )))|(% style="width:300px" %)(((
306 (% class="box" %)
307 (((
308 **Sommaire**
309
310
311
312 )))
313
314 (% class="box" %)
315 (((
316 **Aller plus loin **
317
318 * [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
319 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
320 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
321
322 * [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
323 )))
324
325 (% class="box" %)
326 (((
327 **Icônes principales**
328
329 * [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser
330
331 * [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence 
332
333 * [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire
334 )))
335 )))
336
337
338
339
340
341
342
343
344 == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
345
346 Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
347
348 Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
349
350 Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
351
352 [[image:1722429463460-776.png]]
353
354 La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
355
356 [[image:1722429610220-518.png]]
357
358 Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
359
360 Cliquer sur suivant.
361
362 [[image:1722429707035-848.png]]
363
364 Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
365
366 * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
367 * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
368
369 Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
370
371 [[image:1722430014066-512.png]]
372
373 Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
374
375 Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
376
377 [[image:1722430110755-684.png]]
378
379 L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
380
381
382 (% class="box infomessage" %)
383 (((
384 Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
385
386 * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
387 * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
388
389 Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
390 )))
391
392 [[image:1722430794731-330.png]]
393
394 Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
395
396
397 = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
398
399
400 Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
401
402 * Relocalisation sur les biens
403 * Relocalisation via les paniers
404 * Relocalisation via les emplacements
405
406 Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
407
408 == Relocaliser des biens ==
409
410 Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
411
412 [[image:1748252901225-736.png]]
413
414 [[image:1748252928447-170.png]]
415
416 == Relocaliser via les paniers ==
417
418 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
419
420 L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
421
422 [[image:1748252775480-656.png]]
423
424 == Relocaliser via la gestion des emplacements ==
425
426 Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
427
428 Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
429
430 [[image:1748253080318-157.png]]
431
432
433