Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 48.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 13:24

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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6
7 )))
8
9 = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10
11 La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12
13 Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
14
15 La relocalisation peut être effectuée :​
16
17 * Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 * Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 ** une recherche​
20 ** un panier​
21 ** un emplacement​
22 * Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 * Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
24
25 == Caractéristiques principales ==
26
27 * Action simple et rapide​
28 * Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 * Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 * Ne crée pas de document logistique​
31 * Historisation automatique de chaque modification​
32
33 == Avantages​ ==
34
35 * Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 * Historique consultable à tout moment​
37 * Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 * Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
39
40 >(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
41 >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42 >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43 >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44 >(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45 >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46 >(% class="small" %)Ajout rétrospectif
47
48 >(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
49 >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
50 >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
51 >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
52
53 (% class="box successmessage" %)
54 (((
55 Bonnes pratiques :
56
57 * L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58 * **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 * **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
60 )))
61
62 = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
63
64 Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
65
66 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
67 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
68
69 Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
70
71 == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
72
73 Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
74
75 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 **Critère​**
77 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
78 **Relocalisation​**
79 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
80 **Évènement (mouvement en régie)​**
81 )))
82 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 Objectif principal​
84 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
86 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
87 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
88 )))
89 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 Niveau de gestion​
91 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 Simple, opérationnel (changement de place)​
93 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
95 )))
96 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 Niveau de détail​
98 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
100 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
101 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
102 )))
103 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 Planification​
105 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 Non (action immédiate)​
107 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
108 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
109 )))
110 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 Suivi de l’historique​
112 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 Historique des emplacements (table des récolements)​
114 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
115 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
116 )))
117 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 Impact sur l’emplacement du bien​
119 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
121 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
123 )))
124 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 Utilisé pour​
126 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
128 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
130 )))
131 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 Personnes concernées​
133 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 Gestionnaires de collection, régisseurs​
135 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
137 )))
138 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 Partage d’information​
140 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
142 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
144 )))
145
146 == Exemples d'usages ==
147
148 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
149
150 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 **Situation​**
152 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
153 **Relocalisation​**
154 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
155 **Évènement + Mouvement​**
156 )))
157 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 Déplacement ponctuel sans formalité​
159 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
161 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 ❌ Trop lourd, non adapté​
163 )))
164 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 Correction d’emplacement​
166 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
168 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 ❌​
170 )))
171 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
173 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 ✅ (sans historisation complexe)​
175 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 ❌​
177 )))
178 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
180 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
182 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
184 )))
185 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
187 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 ❌ Non conforme pour traçabilité​
189 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
191 )))
192 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 Expositions permanentes​
194 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
196 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
198 )))
199 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
201 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
203 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
205 )))
206 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 Traitement de conservation / restauration / analyse​
208 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
210 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
212 )))
213 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
215 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
217 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
219 )))
220 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 Chantier des collections / Post-récolement​
222 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
224 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
226 )))
227 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 Transfert entre sites / entre réserves​
229 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 ❌ Risque de perte de traçabilité​
231 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
232 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
233 )))
234
235 = Re-localiser des biens, leurs colis et leurs matériels =
236
237 (% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
238
239 Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la cohérence logistique et documentaire entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.​
240
241 La fonctionnalité de relocalisation groupée permet ainsi de :​
242
243 * Gagner du temps en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ;​
244 * Préserver la cohérence des localisations entre les entités liées ;​
245 * Limiter les erreurs de traçabilité ou les oublis de mise à jour ;​
246 * Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation entre le bien et ses éléments connexes.​
247
248 Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition.
249
250 == Re-localiser un bien ==
251
252 (% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
253
254
255 == Re-localiser des biens en lot ==
256
257 === Depuis une recherche ===
258
259 === Depuis un panier ===
260
261 === Depuis un emplacement ===
262
263 == Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
264
265 (% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
266
267 Toutes les relocalisations de biens effectuées dans Flora sont regroupées dans une table dédiée.
268
269 Pour y accéder :
270
271 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
272 1. Dans le menu **Re-localiser**, cliquez sur **Hist.relocalisation**.
273 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple ou experte).
274
275 [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Re-localiser **~> **Hist. Relocalisation**//>>image:1754479122519-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276
277
278 = Re-localiser des colis =
279
280 (% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
281
282 == Re-localiser un colis depuis sa notice ==
283
284 == Re-localiser des colis en lot ==
285
286 = Re-localiser des matériels =
287
288 (% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
289
290 == Re-localiser un matériel depuis sa notice ==
291
292 == Re-localiser des matériels en lot ==
293
294
295 (((
296
297
298
299
300 )))
301 )))|(% style="width:300px" %)(((
302 (% class="box" %)
303 (((
304 **Sommaire**
305
306
307
308 )))
309
310 (% class="box" %)
311 (((
312 **Aller plus loin **
313
314 * [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
315 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
316 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
317
318 * [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
319 )))
320
321 (% class="box" %)
322 (((
323 **Icônes principales**
324
325 * [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser
326
327 * [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence 
328
329 * [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire
330 )))
331 )))
332
333
334
335
336
337
338
339
340 == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
341
342 Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
343
344 Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
345
346 Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
347
348 [[image:1722429463460-776.png]]
349
350 La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
351
352 [[image:1722429610220-518.png]]
353
354 Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
355
356 Cliquer sur suivant.
357
358 [[image:1722429707035-848.png]]
359
360 Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
361
362 * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
363 * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
364
365 Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
366
367 [[image:1722430014066-512.png]]
368
369 Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
370
371 Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
372
373 [[image:1722430110755-684.png]]
374
375 L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
376
377
378 (% class="box infomessage" %)
379 (((
380 Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
381
382 * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
383 * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
384
385 Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
386 )))
387
388 [[image:1722430794731-330.png]]
389
390 Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
391
392
393 = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
394
395
396 Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
397
398 * Relocalisation sur les biens
399 * Relocalisation via les paniers
400 * Relocalisation via les emplacements
401
402 Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
403
404 == Relocaliser des biens ==
405
406 Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
407
408 [[image:1748252901225-736.png]]
409
410 [[image:1748252928447-170.png]]
411
412 == Relocaliser via les paniers ==
413
414 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
415
416 L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
417
418 [[image:1748252775480-656.png]]
419
420 == Relocaliser via la gestion des emplacements ==
421
422 Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
423
424 Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
425
426 [[image:1748253080318-157.png]]
427
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430