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Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 40.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 13:03
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6
7 )))
8
9 = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10
11 La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12
13 Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
14
15 La relocalisation peut être effectuée :​
16
17 * Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 * Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 ** une recherche​
20 ** un panier​
21 ** un emplacement​
22 * Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 * Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
24
25 == Caractéristiques principales ==
26
27 * Action simple et rapide​
28 * Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 * Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 * Ne crée pas de document logistique​
31 * Historisation automatique de chaque modification​
32
33 == Avantages​ ==
34
35 * Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 * Historique consultable à tout moment​
37 * Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 * Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
39
40 >(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
41 >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42 >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43 >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44 >(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45 >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46 >(% class="small" %)Ajout rétrospectif
47
48 >(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
49 >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
50 >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
51 >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
52
53 (% class="box successmessage" %)
54 (((
55 Bonnes pratiques :
56
57 * L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58 * **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 * **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
60 )))
61
62 = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
63
64 Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
65
66 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
67 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
68
69 Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
70
71 == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
72
73 Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
74
75 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 **Critère​**
77 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
78 **Relocalisation​**
79 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
80 **Évènement (mouvement en régie)​**
81 )))
82 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 Objectif principal​
84 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
86 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
87 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
88 )))
89 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 Niveau de gestion​
91 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 Simple, opérationnel (changement de place)​
93 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
95 )))
96 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 Niveau de détail​
98 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
100 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
101 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
102 )))
103 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 Planification​
105 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 Non (action immédiate)​
107 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
108 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
109 )))
110 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 Suivi de l’historique​
112 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 Historique des emplacements (table des récolements)​
114 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
115 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
116 )))
117 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 Impact sur l’emplacement du bien​
119 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
121 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
123 )))
124 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 Utilisé pour​
126 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
128 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
130 )))
131 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 Personnes concernées​
133 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 Gestionnaires de collection, régisseurs​
135 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
137 )))
138 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 Partage d’information​
140 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
142 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
144 )))
145
146 == Exemples d'usages ==
147
148 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
149
150 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 **Situation​**
152 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
153 **Relocalisation​**
154 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
155 **Évènement + Mouvement​**
156 )))
157 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 Déplacement ponctuel sans formalité​
159 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
161 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 ❌ Trop lourd, non adapté​
163 )))
164 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 Correction d’emplacement​
166 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
168 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 ❌​
170 )))
171 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
173 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 ✅ (sans historisation complexe)​
175 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 ❌​
177 )))
178 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
180 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
182 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
184 )))
185 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
187 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 ❌ Non conforme pour traçabilité​
189 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
191 )))
192 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 Expositions permanentes​
194 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
196 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
198 )))
199 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
201 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
203 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
205 )))
206 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 Traitement de conservation / restauration / analyse​
208 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
210 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
212 )))
213 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
215 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
217 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
219 )))
220 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 Chantier des collections / Post-récolement​
222 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
224 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
226 )))
227 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 Transfert entre sites / entre réserves​
229 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 ❌ Risque de perte de traçabilité​
231 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
232 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
233 )))
234
235 = Re localiser des biens =
236
237 == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés depuis sa notice ==
238
239 (% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
240
241 == Relocaliser un bien en lot ==
242
243 === Depuis une recherche ===
244
245 === Depuis un panier ===
246
247 === Depuis un emplacement ===
248
249 == Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
250
251 = Relocaliser des colis =
252
253 (% class="small mark" %)**Version 4.5.49**
254
255 == Relocaliser un colis depuis sa notice ==
256
257 == Relocaliser des colis en lot ==
258
259 = Relocaliser des matériels =
260
261 (% class="mark small" %)Version 4.5.49
262
263 == Relocalisation un matériel depuis sa notice ==
264
265 == Relocaliser des matériels en lot ==
266
267
268 (((
269
270
271
272
273 )))
274 )))|(% style="width:300px" %)(((
275 (% class="box" %)
276 (((
277 **Sommaire**
278
279
280
281 )))
282
283 (% class="box" %)
284 (((
285 **Aller plus loin **
286
287 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
288 * Utiliser les paniers
289 )))
290
291 (% class="box" %)
292 (((
293 **Icônes principales**
294
295
296 )))
297 )))
298
299
300
301
302
303
304
305 = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
306
307 Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
308
309 Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
310
311 [[image:1722417575911-284.png]]
312
313 [[image:1722418241660-648.png]]
314
315 Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
316
317 L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
318
319 [[image:1722418460530-128.png]]
320
321
322
323 == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
324
325 Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
326
327 Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
328
329 Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
330
331 [[image:1722429463460-776.png]]
332
333 La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
334
335 [[image:1722429610220-518.png]]
336
337 Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
338
339 Cliquer sur suivant.
340
341 [[image:1722429707035-848.png]]
342
343 Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
344
345 * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
346 * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
347
348 Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
349
350 [[image:1722430014066-512.png]]
351
352 Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
353
354 Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
355
356 [[image:1722430110755-684.png]]
357
358 L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
359
360
361 (% class="box infomessage" %)
362 (((
363 Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
364
365 * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
366 * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
367
368 Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
369 )))
370
371 [[image:1722430794731-330.png]]
372
373 Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
374
375
376 = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
377
378
379 Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
380
381 * Relocalisation sur les biens
382 * Relocalisation via les paniers
383 * Relocalisation via les emplacements
384
385 Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
386
387 == Relocaliser des biens ==
388
389 Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
390
391 [[image:1748252901225-736.png]]
392
393 [[image:1748252928447-170.png]]
394
395 == Relocaliser via les paniers ==
396
397 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
398
399 L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
400
401 [[image:1748252775480-656.png]]
402
403 == Relocaliser via la gestion des emplacements ==
404
405 Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
406
407 Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
408
409 [[image:1748253080318-157.png]]
410
411 == Historique des relocalisations ==
412
413 Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
414
415 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]