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Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 38.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:57
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6
7 )))
8
9 = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10
11 La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12
13 Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
14
15 La relocalisation peut être effectuée :​
16
17 * Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 * Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 ** une recherche​
20 ** un panier​
21 ** un emplacement​
22 * Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 * Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
24
25 == Caractéristiques principales ==
26
27 * Action simple et rapide​
28 * Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 * Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 * Ne crée pas de document logistique​
31 * Historisation automatique de chaque modification​
32
33 == Avantages​ ==
34
35 * Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 * Historique consultable à tout moment​
37 * Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 * Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
39
40 >(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
41 >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42 >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43 >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44 >(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45 >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46 >(% class="small" %)Ajout rétrospectif
47
48 >(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
49 >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
50 >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
51 >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
52
53 (% class="box successmessage" %)
54 (((
55 Bonnes pratiques :
56
57 * L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58 * **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 * **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
60 )))
61
62 = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
63
64 Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
65
66 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
67 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
68
69 Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
70
71 == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
72
73 Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
74
75 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 **Critère​**
77 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
78 **Relocalisation​**
79 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
80 **Évènement (mouvement en régie)​**
81 )))
82 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 Objectif principal​
84 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
86 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
87 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
88 )))
89 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 Niveau de gestion​
91 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 Simple, opérationnel (changement de place)​
93 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
95 )))
96 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 Niveau de détail​
98 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
100 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
101 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
102 )))
103 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 Planification​
105 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 Non (action immédiate)​
107 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
108 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
109 )))
110 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 Suivi de l’historique​
112 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 Historique des emplacements (table des récolements)​
114 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
115 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
116 )))
117 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 Impact sur l’emplacement du bien​
119 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
121 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
123 )))
124 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 Utilisé pour​
126 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
128 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
130 )))
131 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 Personnes concernées​
133 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 Gestionnaires de collection, régisseurs​
135 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
137 )))
138 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 Partage d’information​
140 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
142 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
144 )))
145
146 == Exemples d'usages ==
147
148 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
149
150 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 **Situation​**
152 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
153 **Relocalisation​**
154 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
155 **Évènement + Mouvement​**
156 )))
157 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 Déplacement ponctuel sans formalité​
159 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
161 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 ❌ Trop lourd, non adapté​
163 )))
164 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 Correction d’emplacement​
166 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
168 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 ❌​
170 )))
171 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
173 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 ✅ (sans historisation complexe)​
175 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 ❌​
177 )))
178 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
180 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
182 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
184 )))
185 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
187 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 ❌ Non conforme pour traçabilité​
189 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
191 )))
192 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 Expositions permanentes​
194 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
196 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
198 )))
199 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
201 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
203 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
205 )))
206 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 Traitement de conservation / restauration / analyse​
208 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
210 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
212 )))
213 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
215 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
217 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
219 )))
220 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 Chantier des collections / Post-récolement​
222 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
224 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
226 )))
227 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 Transfert entre sites / entre réserves​
229 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 ❌ Risque de perte de traçabilité​
231 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
232 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
233 )))
234
235 = Re localiser des biens =
236
237 == Relocaliser un bien, ses colis, ses matériels associés depuis sa notice ==
238
239 == Relocaliser un bien en lot ==
240
241 === Depuis une recherche ===
242
243 === Depuis un panier ===
244
245 === Depuis un emplacement ===
246
247 = Relocaliser des colis =
248
249 == Relocaliser un colis depuis sa notice ==
250
251 == Relocaliser des colis en lot ==
252
253 = Relocaliser des matériels =
254
255 == Relocalisation un matériel depuis sa notice ==
256
257 == Relocaliser des matériels en lot ==
258
259
260 (((
261
262
263
264
265 )))
266 )))|(% style="width:300px" %)(((
267 (% class="box" %)
268 (((
269 **Sommaire**
270
271
272
273 )))
274
275 (% class="box" %)
276 (((
277 **Aller plus loin **
278
279 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
280 )))
281
282 (% class="box" %)
283 (((
284 **Icônes principales**
285
286
287 )))
288 )))
289
290
291
292
293
294
295
296 = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
297
298 Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
299
300 Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
301
302 [[image:1722417575911-284.png]]
303
304 [[image:1722418241660-648.png]]
305
306 Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
307
308 L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
309
310 [[image:1722418460530-128.png]]
311
312
313
314 == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
315
316 Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
317
318 Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
319
320 Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
321
322 [[image:1722429463460-776.png]]
323
324 La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
325
326 [[image:1722429610220-518.png]]
327
328 Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
329
330 Cliquer sur suivant.
331
332 [[image:1722429707035-848.png]]
333
334 Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
335
336 * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
337 * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
338
339 Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
340
341 [[image:1722430014066-512.png]]
342
343 Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
344
345 Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
346
347 [[image:1722430110755-684.png]]
348
349 L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
350
351
352 (% class="box infomessage" %)
353 (((
354 Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
355
356 * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
357 * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
358
359 Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
360 )))
361
362 [[image:1722430794731-330.png]]
363
364 Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
365
366
367 = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
368
369
370 Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
371
372 * Relocalisation sur les biens
373 * Relocalisation via les paniers
374 * Relocalisation via les emplacements
375
376 Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
377
378 == Relocaliser des biens ==
379
380 Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
381
382 [[image:1748252901225-736.png]]
383
384 [[image:1748252928447-170.png]]
385
386 == Relocaliser via les paniers ==
387
388 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
389
390 L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
391
392 [[image:1748252775480-656.png]]
393
394 == Relocaliser via la gestion des emplacements ==
395
396 Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
397
398 Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
399
400 [[image:1748253080318-157.png]]
401
402 == Historique des relocalisations ==
403
404 Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
405
406 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]