Code source wiki de Gérer les relocalisations
Version 37.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:54
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures ** | ||
| 2 | |||
| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| 6 | |||
| 7 | ))) | ||
| 8 | |||
| 9 | = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? = | ||
| 10 | |||
| 11 | La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. | ||
| 12 | |||
| 13 | Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique. | ||
| 14 | |||
| 15 | La relocalisation peut être effectuée : | ||
| 16 | |||
| 17 | * Pour un bien unique, directement depuis sa notice | ||
| 18 | * Pour plusieurs biens en même temps, via : | ||
| 19 | ** une recherche | ||
| 20 | ** un panier | ||
| 21 | ** un emplacement | ||
| 22 | * Avec ou sans les colis et matériels associés | ||
| 23 | * Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné ») | ||
| 24 | |||
| 25 | == Caractéristiques principales == | ||
| 26 | |||
| 27 | * Action simple et rapide | ||
| 28 | * Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie | ||
| 29 | * Ne nécessite ni événement, ni planification | ||
| 30 | * Ne crée pas de document logistique | ||
| 31 | * Historisation automatique de chaque modification | ||
| 32 | |||
| 33 | == Avantages == | ||
| 34 | |||
| 35 | * Traitement rapide, sans surcharge administrative | ||
| 36 | * Historique consultable à tout moment | ||
| 37 | * Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives | ||
| 38 | * Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés | ||
| 39 | |||
| 40 | >(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :** | ||
| 41 | >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles | ||
| 42 | >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants | ||
| 43 | >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe) | ||
| 44 | >(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète) | ||
| 45 | >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier) | ||
| 46 | >(% class="small" %)Ajout rétrospectif | ||
| 47 | |||
| 48 | >(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :** | ||
| 49 | >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète. | ||
| 50 | >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice | ||
| 51 | >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps. | ||
| 52 | |||
| 53 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 54 | ((( | ||
| 55 | Bonnes pratiques : | ||
| 56 | |||
| 57 | * L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements. | ||
| 58 | * **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique | ||
| 59 | * **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence | ||
| 60 | ))) | ||
| 61 | |||
| 62 | = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? = | ||
| 63 | |||
| 64 | Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens : | ||
| 65 | |||
| 66 | * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot, | ||
| 67 | * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie. | ||
| 68 | |||
| 69 | Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**. | ||
| 70 | |||
| 71 | == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison == | ||
| 72 | |||
| 73 | Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien. | ||
| 74 | |||
| 75 | |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 76 | **Critère** | ||
| 77 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 78 | **Relocalisation** | ||
| 79 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 80 | **Évènement (mouvement en régie)** | ||
| 81 | ))) | ||
| 82 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 83 | Objectif principal | ||
| 84 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 85 | Modifier et historiser la localisation physique d’un bien | ||
| 86 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 87 | Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier | ||
| 88 | ))) | ||
| 89 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 90 | Niveau de gestion | ||
| 91 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 92 | Simple, opérationnel (changement de place) | ||
| 93 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 94 | Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation) | ||
| 95 | ))) | ||
| 96 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 97 | Niveau de détail | ||
| 98 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 99 | Basique (qui, quand, où, commentaire) | ||
| 100 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 101 | Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc. | ||
| 102 | ))) | ||
| 103 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 104 | Planification | ||
| 105 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 106 | Non (action immédiate) | ||
| 107 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 108 | Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires | ||
| 109 | ))) | ||
| 110 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 111 | Suivi de l’historique | ||
| 112 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 113 | Historique des emplacements (table des récolements) | ||
| 114 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 115 | Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.) | ||
| 116 | ))) | ||
| 117 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 118 | Impact sur l’emplacement du bien | ||
| 119 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 120 | Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré | ||
| 121 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 122 | Seule la localisation temporaire est mise à jour | ||
| 123 | ))) | ||
| 124 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 125 | Utilisé pour | ||
| 126 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 127 | Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation... | ||
| 128 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 129 | Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés | ||
| 130 | ))) | ||
| 131 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 132 | Personnes concernées | ||
| 133 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 134 | Gestionnaires de collection, régisseurs | ||
| 135 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 136 | Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo | ||
| 137 | ))) | ||
| 138 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 139 | Partage d’information | ||
| 140 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 141 | Limité, peu visible dans les interfaces projets | ||
| 142 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 143 | Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation | ||
| 144 | ))) | ||
| 145 | |||
| 146 | == Exemples d'usages == | ||
| 147 | |||
| 148 | Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés. | ||
| 149 | |||
| 150 | |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 151 | **Situation** | ||
| 152 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 153 | **Relocalisation** | ||
| 154 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 155 | **Évènement + Mouvement** | ||
| 156 | ))) | ||
| 157 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 158 | Déplacement ponctuel sans formalité | ||
| 159 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 160 | ✅ Adaptée, simple, immédiate | ||
| 161 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 162 | ❌ Trop lourd, non adapté | ||
| 163 | ))) | ||
| 164 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 165 | Correction d’emplacement | ||
| 166 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 167 | ✅ Recommandée pour gestion quotidienne | ||
| 168 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 169 | ❌ | ||
| 170 | ))) | ||
| 171 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 172 | Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi | ||
| 173 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 174 | ✅ (sans historisation complexe) | ||
| 175 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 176 | ❌ | ||
| 177 | ))) | ||
| 178 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 179 | Suivi structuré et documenté d’un déplacement | ||
| 180 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 181 | ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée | ||
| 182 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 183 | ✅ Suivi via évènement + bordereaux | ||
| 184 | ))) | ||
| 185 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 186 | Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire | ||
| 187 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 188 | ❌ Non conforme pour traçabilité | ||
| 189 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 190 | ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes | ||
| 191 | ))) | ||
| 192 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 193 | Expositions permanentes | ||
| 194 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 195 | ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé) | ||
| 196 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 197 | ✅ Si présence de logistique ou multiples objets | ||
| 198 | ))) | ||
| 199 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 200 | Projet structuré impliquant plusieurs acteurs | ||
| 201 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 202 | ❌ Non adapté à la gestion collaborative | ||
| 203 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 204 | ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement | ||
| 205 | ))) | ||
| 206 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 207 | Traitement de conservation / restauration / analyse | ||
| 208 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 209 | ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique | ||
| 210 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 211 | ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements | ||
| 212 | ))) | ||
| 213 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 214 | Mise à disposition sur place (consultation interne) | ||
| 215 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 216 | ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique | ||
| 217 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 218 | ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés | ||
| 219 | ))) | ||
| 220 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 221 | Chantier des collections / Post-récolement | ||
| 222 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 223 | ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations | ||
| 224 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 225 | ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies | ||
| 226 | ))) | ||
| 227 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 228 | Transfert entre sites / entre réserves | ||
| 229 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 230 | ❌ Risque de perte de traçabilité | ||
| 231 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 232 | ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique | ||
| 233 | ))) | ||
| 234 | |||
| 235 | = Re localiser des biens = | ||
| 236 | |||
| 237 | = Relocaliser des colis = | ||
| 238 | |||
| 239 | = Relocaliser des matériels = | ||
| 240 | |||
| 241 | |||
| 242 | ((( | ||
| 243 | |||
| 244 | |||
| 245 | |||
| 246 | |||
| 247 | ))) | ||
| 248 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 249 | (% class="box" %) | ||
| 250 | ((( | ||
| 251 | **Sommaire** | ||
| 252 | |||
| 253 | |||
| 254 | |||
| 255 | ))) | ||
| 256 | |||
| 257 | (% class="box" %) | ||
| 258 | ((( | ||
| 259 | **Aller plus loin ** | ||
| 260 | |||
| 261 | * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]] | ||
| 262 | ))) | ||
| 263 | |||
| 264 | (% class="box" %) | ||
| 265 | ((( | ||
| 266 | **Icônes principales** | ||
| 267 | |||
| 268 | |||
| 269 | ))) | ||
| 270 | ))) | ||
| 271 | |||
| 272 | |||
| 273 | |||
| 274 | |||
| 275 | |||
| 276 | |||
| 277 | |||
| 278 | = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien = | ||
| 279 | |||
| 280 | Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements. | ||
| 281 | |||
| 282 | Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien : | ||
| 283 | |||
| 284 | [[image:1722417575911-284.png]] | ||
| 285 | |||
| 286 | [[image:1722418241660-648.png]] | ||
| 287 | |||
| 288 | Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]]) | ||
| 289 | |||
| 290 | L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien : | ||
| 291 | |||
| 292 | [[image:1722418460530-128.png]] | ||
| 293 | |||
| 294 | |||
| 295 | |||
| 296 | |||
| 297 | |||
| 298 | == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés == | ||
| 299 | |||
| 300 | Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés. | ||
| 301 | |||
| 302 | Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés. | ||
| 303 | |||
| 304 | Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation : | ||
| 305 | |||
| 306 | [[image:1722429463460-776.png]] | ||
| 307 | |||
| 308 | La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser. | ||
| 309 | |||
| 310 | [[image:1722429610220-518.png]] | ||
| 311 | |||
| 312 | Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait. | ||
| 313 | |||
| 314 | Cliquer sur suivant. | ||
| 315 | |||
| 316 | [[image:1722429707035-848.png]] | ||
| 317 | |||
| 318 | Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de : | ||
| 319 | |||
| 320 | * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]] | ||
| 321 | * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]] | ||
| 322 | |||
| 323 | Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant. | ||
| 324 | |||
| 325 | [[image:1722430014066-512.png]] | ||
| 326 | |||
| 327 | Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés. | ||
| 328 | |||
| 329 | Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation. | ||
| 330 | |||
| 331 | [[image:1722430110755-684.png]] | ||
| 332 | |||
| 333 | L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit : | ||
| 334 | |||
| 335 | |||
| 336 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 337 | ((( | ||
| 338 | Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : | ||
| 339 | |||
| 340 | * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]] | ||
| 341 | * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]] | ||
| 342 | |||
| 343 | Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice. | ||
| 344 | ))) | ||
| 345 | |||
| 346 | [[image:1722430794731-330.png]] | ||
| 347 | |||
| 348 | Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation. | ||
| 349 | |||
| 350 | |||
| 351 | = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer = | ||
| 352 | |||
| 353 | |||
| 354 | Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora : | ||
| 355 | |||
| 356 | * Relocalisation sur les biens | ||
| 357 | * Relocalisation via les paniers | ||
| 358 | * Relocalisation via les emplacements | ||
| 359 | |||
| 360 | Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation. | ||
| 361 | |||
| 362 | == Relocaliser des biens == | ||
| 363 | |||
| 364 | Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche. | ||
| 365 | |||
| 366 | [[image:1748252901225-736.png]] | ||
| 367 | |||
| 368 | [[image:1748252928447-170.png]] | ||
| 369 | |||
| 370 | == Relocaliser via les paniers == | ||
| 371 | |||
| 372 | Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer. | ||
| 373 | |||
| 374 | L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser. | ||
| 375 | |||
| 376 | [[image:1748252775480-656.png]] | ||
| 377 | |||
| 378 | == Relocaliser via la gestion des emplacements == | ||
| 379 | |||
| 380 | Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.). | ||
| 381 | |||
| 382 | Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus. | ||
| 383 | |||
| 384 | [[image:1748253080318-157.png]] | ||
| 385 | |||
| 386 | == Historique des relocalisations == | ||
| 387 | |||
| 388 | Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens. | ||
| 389 | |||
| 390 | [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]] |