Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 33.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:49

version	line-number	content
9.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
4.1	2
10.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
	6
	7	)))
2.1	8
19.1	9	= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
18.1	10
31.1	11	La relocalisation permet de mettre à jour l’emplacement physique d’un bien dans Flora, tout en enregistrant automatiquement un historique des localisations successives.
18.1	12
31.1	13	Elle est conçue pour gérer des déplacements immédiats, ponctuels, internes, sans tiers impliqués ni formalisation logistique.
	14
28.1	15	La relocalisation peut être effectuée :
	16
	17	* Pour un bien unique, directement depuis sa notice
	18	* Pour plusieurs biens en même temps, via :
	19	** une recherche
	20	** un panier
	21	** un emplacement
	22	* Avec ou sans les colis et matériels associés
	23	* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
	24
33.1	25	== Caractéristiques principales ==
30.1	26
	27	* Action simple et rapide
	28	* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie
	29	* Ne nécessite ni événement, ni planification
	30	* Ne crée pas de document logistique
	31	* Historisation automatique de chaque modification
	32
33.1	33	== Avantages ==
30.1	34
	35	* Traitement rapide, sans surcharge administrative
	36	* Historique consultable à tout moment
	37	* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives
	38	* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
	39
33.1	40	>(% class="small" %)Exemples d'usages courants :
23.1	41	>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles
	42	>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants
	43	>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)
	44	>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)
	45	>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)
	46	>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
18.1	47
33.1	48	>(% class="small" %)Exemples d'usages spécifiques :
22.1	49	>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.
	50	>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice
	51	>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.
18.1	52
26.1	53	(% class="box successmessage" %)
	54	(((
	55	Bonnes pratiques :
27.1	56
29.1	57	* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
27.1	58	* Ne jamais modifier directement les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique
	59	* Ne pas relocaliser une notice parent seule si elle contient des notices enfants : utiliser le menu Gérer / Relocaliser pour garantir la cohérence
26.1	60	)))
21.1	61
13.1	62	= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
11.1	63
13.1	64	Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
11.1	65
13.1	66	* La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
	67	* L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.
12.1	68
16.1	69	Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.
12.1	70
17.1	71	== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
13.1	72
16.1	73	Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
	74
14.1	75	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	76	Critère
	77	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	78	Relocalisation
	79	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	80	Évènement (mouvement en régie)
	81	)))
13.1	82	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	83	Objectif principal
13.1	84	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	85	Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
13.1	86	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	87	Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
13.1	88	)))
	89	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
14.1	90	Niveau de gestion
	91	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	92	Simple, opérationnel (changement de place)
	93	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	94	Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
	95	)))
	96	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	97	Niveau de détail
	98	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	99	Basique (qui, quand, où, commentaire)
	100	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	101	Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
	102	)))
	103	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	104	Planification
	105	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	106	Non (action immédiate)
	107	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	108	Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
	109	)))
	110	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	111	Suivi de l’historique
	112	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	113	Historique des emplacements (table des récolements)
	114	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	115	Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
	116	)))
	117	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	118	Impact sur l’emplacement du bien
	119	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	120	Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
	121	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	122	Seule la localisation temporaire est mise à jour
	123	)))
	124	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	125	Utilisé pour
	126	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	127	Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
	128	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	129	Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
	130	)))
	131	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	132	Personnes concernées
	133	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	134	Gestionnaires de collection, régisseurs
	135	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	136	Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
	137	)))
	138	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	139	Partage d’information
	140	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	141	Limité, peu visible dans les interfaces projets
	142	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	143	Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
	144	)))
	145
16.1	146	== Exemples de cas d'usages ==
14.1	147
	148	Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
	149
	150	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	151	Situation
	152	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	153	Relocalisation
	154	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	155	Évènement + Mouvement
	156	)))
	157	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
13.1	158	Déplacement ponctuel sans formalité
	159	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	160	✅ Adaptée, simple, immédiate
	161	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	162	❌ Trop lourd, non adapté
	163	)))
	164	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	165	Correction d’emplacement
	166	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	167	✅ Recommandée pour gestion quotidienne
	168	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	169	❌
	170	)))
	171	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	172	Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
	173	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	174	✅ (sans historisation complexe)
	175	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	176	❌
	177	)))
	178	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	179	Suivi structuré et documenté d’un déplacement
	180	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	181	❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
	182	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	183	✅ Suivi via évènement + bordereaux
	184	)))
	185	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	186	Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
	187	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	188	❌ Non conforme pour traçabilité
	189	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	190	✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
	191	)))
	192	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	193	Expositions permanentes
	194	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	195	⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
	196	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	197	✅ Si présence de logistique ou multiples objets
	198	)))
	199	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	200	Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
	201	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	202	❌ Non adapté à la gestion collaborative
	203	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	204	✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
	205	)))
	206	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	207	Traitement de conservation / restauration / analyse
	208	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	209	❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
	210	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	211	✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
	212	)))
	213	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	214	Mise à disposition sur place (consultation interne)
	215	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	216	✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
	217	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	218	✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
	219	)))
	220	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	221	Chantier des collections / Post-récolement
	222	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	223	❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
	224	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	225	✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
	226	)))
	227	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	228	Transfert entre sites / entre réserves
	229	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	230	❌ Risque de perte de traçabilité
	231	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	232	✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
	233	)))
	234
	235	= Re localiser des biens =
	236
	237	= Relocaliser des colis =
	238
12.1	239	= Relocaliser des matériels =
	240
	241
10.1	242	(((
11.1	243
9.1	244
	245
10.1	246
	247	)))
	248	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	249	(% class="box" %)
	250	(((
	251	Sommaire
11.1	252
	253
10.1	254	)))
9.1	255
10.1	256	(% class="box" %)
	257	(((
	258	Aller plus loin
11.1	259
	260	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
10.1	261	)))
9.1	262
10.1	263	(% class="box" %)
	264	(((
	265	Icônes principales
11.1	266
	267
10.1	268	)))
	269	)))
9.1	270
10.1	271
	272
	273
	274
	275
	276
5.1	277	= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
	278
2.1	279	Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
	280
	281	Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
	282
	283	[[image:1722417575911-284.png]]
	284
	285	[[image:1722418241660-648.png]]
	286
	287	Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
	288
	289	L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
	290
	291	[[image:1722418460530-128.png]]
	292
	293	== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
	294
	295	Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
	296
	297	Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
	298
	299	[[image:1722418365150-666.png]]
	300
	301	== Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
	302
	303	Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
	304
	305	Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
	306
	307	Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
	308
	309	[[image:1722429463460-776.png]]
	310
	311	La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
	312
	313	[[image:1722429610220-518.png]]
	314
	315	Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
	316
	317	Cliquer sur suivant.
	318
	319	[[image:1722429707035-848.png]]
	320
	321	Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
	322
	323	* Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
	324	* Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
	325
	326	Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
	327
	328	[[image:1722430014066-512.png]]
	329
	330	Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
	331
	332	Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
	333
	334	[[image:1722430110755-684.png]]
	335
	336	L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
	337
	338
3.1	339	(% class="box infomessage" %)
2.1	340	(((
4.1	341	Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes :
2.1	342
3.1	343	* indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
	344	* indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé [[image:1722430550854-967.png]]
	345
	346	Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.
2.1	347	)))
	348
	349	[[image:1722430794731-330.png]]
	350
	351	Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
	352
	353
7.1	354	= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
2.1	355
6.1	356
	357	Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
	358
	359	* Relocalisation sur les biens
	360	* Relocalisation via les paniers
	361	* Relocalisation via les emplacements
	362
	363	Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
	364
7.1	365	== Relocaliser des biens ==
6.1	366
	367	Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
	368
	369	[[image:1748252901225-736.png]]
	370
	371	[[image:1748252928447-170.png]]
	372
7.1	373	== Relocaliser via les paniers ==
6.1	374
	375	Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
	376
	377	L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
	378
	379	[[image:1748252775480-656.png]]
	380
7.1	381	== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
6.1	382
	383	Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
	384
	385	Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
	386
	387	[[image:1748253080318-157.png]]
	388
7.1	389	== Historique des relocalisations ==
6.1	390
	391	Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
	392
	393	[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1\|\|alt="image-20241018161857-19.png"]]

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