Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 27.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:34

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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6
7 )))
8
9 = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10
11 La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12
13 >(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
14 >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
15 >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
16 >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
17 >(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
18 >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
19 >(% class="small" %)Ajout rétrospectif
20
21 >(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
22 >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
23 >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
24 >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
25
26 (% class="box successmessage" %)
27 (((
28 Bonnes pratiques :
29
30 * **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
31 * **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
32 )))
33
34 = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
35
36 Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
37
38 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
39 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
40
41 Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
42
43 == Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
44
45 === Quand l’utiliser ? ===
46
47 Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
48
49 Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
50
51 * Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
52 * **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
53 * **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
54 * **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
55
56 == Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
57
58 === Quand l’utiliser ? ===
59
60 Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
61
62 Il s’impose dans les cas suivants :
63
64 * **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
65 * Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
66 * Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
67 * Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
68
69 == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
70
71 Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
72
73 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
74 **Critère​**
75 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 **Relocalisation​**
77 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
78 **Évènement (mouvement en régie)​**
79 )))
80 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 Objectif principal​
82 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
84 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
86 )))
87 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 Niveau de gestion​
89 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 Simple, opérationnel (changement de place)​
91 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
93 )))
94 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 Niveau de détail​
96 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
98 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
100 )))
101 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 Planification​
103 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 Non (action immédiate)​
105 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
107 )))
108 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 Suivi de l’historique​
110 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 Historique des emplacements (table des récolements)​
112 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
114 )))
115 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 Impact sur l’emplacement du bien​
117 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
119 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
121 )))
122 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 Utilisé pour​
124 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
126 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
128 )))
129 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 Personnes concernées​
131 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 Gestionnaires de collection, régisseurs​
133 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
135 )))
136 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 Partage d’information​
138 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
140 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
142 )))
143
144 == Exemples de cas d'usages ==
145
146 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
147
148 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
149 **Situation​**
150 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 **Relocalisation​**
152 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
153 **Évènement + Mouvement​**
154 )))
155 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 Déplacement ponctuel sans formalité​
157 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
159 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 ❌ Trop lourd, non adapté​
161 )))
162 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 Correction d’emplacement​
164 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
166 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 ❌​
168 )))
169 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
171 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 ✅ (sans historisation complexe)​
173 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 ❌​
175 )))
176 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
178 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
180 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
182 )))
183 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
185 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 ❌ Non conforme pour traçabilité​
187 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
189 )))
190 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 Expositions permanentes​
192 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
194 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
196 )))
197 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
199 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
201 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
203 )))
204 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 Traitement de conservation / restauration / analyse​
206 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
208 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
210 )))
211 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
213 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
215 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
217 )))
218 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 Chantier des collections / Post-récolement​
220 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
222 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
224 )))
225 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 Transfert entre sites / entre réserves​
227 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 ❌ Risque de perte de traçabilité​
229 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
231 )))
232
233 = Re localiser des biens =
234
235 = Relocaliser des colis =
236
237 = Relocaliser des matériels =
238
239
240 (((
241
242
243
244
245 )))
246 )))|(% style="width:300px" %)(((
247 (% class="box" %)
248 (((
249 **Sommaire**
250
251
252 )))
253
254 (% class="box" %)
255 (((
256 **Aller plus loin **
257
258 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
259 )))
260
261 (% class="box" %)
262 (((
263 **Icônes principales**
264
265
266 )))
267 )))
268
269
270
271
272
273
274
275 = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
276
277 Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
278
279 Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
280
281 [[image:1722417575911-284.png]]
282
283 [[image:1722418241660-648.png]]
284
285 Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
286
287 L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
288
289 [[image:1722418460530-128.png]]
290
291 == Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
292
293 Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
294
295 Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
296
297 [[image:1722418365150-666.png]]
298
299 == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
300
301 Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
302
303 Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
304
305 Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
306
307 [[image:1722429463460-776.png]]
308
309 La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
310
311 [[image:1722429610220-518.png]]
312
313 Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
314
315 Cliquer sur suivant.
316
317 [[image:1722429707035-848.png]]
318
319 Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
320
321 * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
322 * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
323
324 Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
325
326 [[image:1722430014066-512.png]]
327
328 Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
329
330 Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
331
332 [[image:1722430110755-684.png]]
333
334 L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
335
336
337 (% class="box infomessage" %)
338 (((
339 Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
340
341 * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
342 * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
343
344 Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
345 )))
346
347 [[image:1722430794731-330.png]]
348
349 Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
350
351
352 = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
353
354
355 Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
356
357 * Relocalisation sur les biens
358 * Relocalisation via les paniers
359 * Relocalisation via les emplacements
360
361 Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
362
363 == Relocaliser des biens ==
364
365 Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
366
367 [[image:1748252901225-736.png]]
368
369 [[image:1748252928447-170.png]]
370
371 == Relocaliser via les paniers ==
372
373 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
374
375 L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
376
377 [[image:1748252775480-656.png]]
378
379 == Relocaliser via la gestion des emplacements ==
380
381 Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
382
383 Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
384
385 [[image:1748253080318-157.png]]
386
387 == Historique des relocalisations ==
388
389 Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
390
391 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]