Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 26.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:34

Afficher les derniers auteurs
1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6
7 )))
8
9 = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10
11 La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12
13 >(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
14 >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
15 >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
16 >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
17 >(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
18 >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
19 >(% class="small" %)Ajout rétrospectif
20
21 >(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
22 >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
23 >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
24 >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
25
26 (% class="box successmessage" %)
27 (((
28 Bonnes pratiques :
29 )))
30
31
32 = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
33
34 Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
35
36 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
37 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
38
39 Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
40
41 == Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
42
43 === Quand l’utiliser ? ===
44
45 Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
46
47 Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
48
49 * Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
50 * **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
51 * **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
52 * **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
53
54 == Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
55
56 === Quand l’utiliser ? ===
57
58 Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
59
60 Il s’impose dans les cas suivants :
61
62 * **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
63 * Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
64 * Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
65 * Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
66
67 == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
68
69 Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
70
71 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
72 **Critère​**
73 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
74 **Relocalisation​**
75 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 **Évènement (mouvement en régie)​**
77 )))
78 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
79 Objectif principal​
80 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
81 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
82 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
84 )))
85 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
86 Niveau de gestion​
87 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
88 Simple, opérationnel (changement de place)​
89 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
91 )))
92 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 Niveau de détail​
94 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
96 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
98 )))
99 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 Planification​
101 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 Non (action immédiate)​
103 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
105 )))
106 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 Suivi de l’historique​
108 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 Historique des emplacements (table des récolements)​
110 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
112 )))
113 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 Impact sur l’emplacement du bien​
115 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
117 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
119 )))
120 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 Utilisé pour​
122 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
124 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
126 )))
127 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 Personnes concernées​
129 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 Gestionnaires de collection, régisseurs​
131 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
133 )))
134 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 Partage d’information​
136 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
138 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
140 )))
141
142 == Exemples de cas d'usages ==
143
144 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
145
146 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
147 **Situation​**
148 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
149 **Relocalisation​**
150 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 **Évènement + Mouvement​**
152 )))
153 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 Déplacement ponctuel sans formalité​
155 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
157 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 ❌ Trop lourd, non adapté​
159 )))
160 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 Correction d’emplacement​
162 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
164 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 ❌​
166 )))
167 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
169 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 ✅ (sans historisation complexe)​
171 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 ❌​
173 )))
174 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
176 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
178 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
180 )))
181 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
183 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 ❌ Non conforme pour traçabilité​
185 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
187 )))
188 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 Expositions permanentes​
190 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
192 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
194 )))
195 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
197 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
199 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
201 )))
202 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 Traitement de conservation / restauration / analyse​
204 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
206 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
208 )))
209 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
211 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
213 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
215 )))
216 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 Chantier des collections / Post-récolement​
218 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
220 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
222 )))
223 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 Transfert entre sites / entre réserves​
225 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 ❌ Risque de perte de traçabilité​
227 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
229 )))
230
231 = Re localiser des biens =
232
233 = Relocaliser des colis =
234
235 = Relocaliser des matériels =
236
237
238 (((
239
240
241
242
243 )))
244 )))|(% style="width:300px" %)(((
245 (% class="box" %)
246 (((
247 **Sommaire**
248
249
250 )))
251
252 (% class="box" %)
253 (((
254 **Aller plus loin **
255
256 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
257 )))
258
259 (% class="box" %)
260 (((
261 **Icônes principales**
262
263
264 )))
265 )))
266
267
268
269
270
271
272
273 = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
274
275 Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
276
277 Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
278
279 [[image:1722417575911-284.png]]
280
281 [[image:1722418241660-648.png]]
282
283 Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
284
285 L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
286
287 [[image:1722418460530-128.png]]
288
289 == Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
290
291 Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
292
293 Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
294
295 [[image:1722418365150-666.png]]
296
297 == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
298
299 Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
300
301 Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
302
303 Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
304
305 [[image:1722429463460-776.png]]
306
307 La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
308
309 [[image:1722429610220-518.png]]
310
311 Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
312
313 Cliquer sur suivant.
314
315 [[image:1722429707035-848.png]]
316
317 Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
318
319 * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
320 * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
321
322 Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
323
324 [[image:1722430014066-512.png]]
325
326 Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
327
328 Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
329
330 [[image:1722430110755-684.png]]
331
332 L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
333
334
335 (% class="box infomessage" %)
336 (((
337 Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
338
339 * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
340 * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
341
342 Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
343 )))
344
345 [[image:1722430794731-330.png]]
346
347 Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
348
349
350 = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
351
352
353 Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
354
355 * Relocalisation sur les biens
356 * Relocalisation via les paniers
357 * Relocalisation via les emplacements
358
359 Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
360
361 == Relocaliser des biens ==
362
363 Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
364
365 [[image:1748252901225-736.png]]
366
367 [[image:1748252928447-170.png]]
368
369 == Relocaliser via les paniers ==
370
371 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
372
373 L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
374
375 [[image:1748252775480-656.png]]
376
377 == Relocaliser via la gestion des emplacements ==
378
379 Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
380
381 Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
382
383 [[image:1748253080318-157.png]]
384
385 == Historique des relocalisations ==
386
387 Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
388
389 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]